浅谈电子文件的标准化工作.pdfVIP

浅 谈 电 子 文 件 的 标 准 化 工 作 中国航空工业第 609 研究所 王 瑜 内容摘要 本文分析了目前电子文件标准化工作的现状，强调了电子文件标 准化工作的重要性，指出建立完善的电子文件标准化体系，是开展电子档案管 理工作的重要前提，并从电子文件内容、形式的标准化、电子文件传输交流的 标准化以及电子文件管理制度的标准化等三个方面分别阐述了电子文件标准化 工作的具体内容。最后，从我所信息化建设的角度，强调了开展电子文件标准 化工作的紧迫性。 关键词 电子文件 标准化 由于办公自动化技术的发展和深化，特别是计算机和通信技术相结合形成 了信息技术产业，传统采用纸墨、照像等方式形成和传递的公文、图书、文献 资料、商业信息等都可以通过计算机来完成，由此产生了电子公文、电子图书、 电子图形图像、电子文献资料等电子文件。 目前，随着国家档案局和中航档案馆有关电子档案管理相关规定的颁布实 施，航空系统各单位都正在积极进行电子文件和电子档案的管理工作，而且各 单位都将电子文件和电子档案的管理作为其“十五”期间档案工作上水平、上 台阶的重点来抓，但在开展电子文件和电子档案的管理工作之前，必须做好本 单位电子文件的标准化工作。 一、电子文件标准化工作的重要性 电子文件与传统纸质等载体文件有着很大的区别，电子文件的记录形式是 数字化序列，任何电子文件，当使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料或 光盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备，它不能脱离这种生成环境和设 备而单独存在。人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行逆处 理还原、输出，才能识别它的信息内容。电子文件的长期保存，需要有较强的、 不断更新的技术和设备作保障。而电子文件的标准化工作则是实现这种保障的 重要前提。 1 电子文件是电子档案的前身，不同的电子文件的格式、载体对其保存环境 的要求是不一样的，其整理、检测方法也不一样，保存时间也不一致，其破损 后进行保护和修复的办法也各不一样。因此，不进行电子文件的标准化工作， 势必给电子档案的整理、保管带来极大的不便，也不利于电子档案信息的交流 与共享。 标准化是极为重要的基础工作，建立和熟悉电子文件的标准化体系，是保 证电子文件妥善归档的重要前提。 电子文件对计算机软硬件的依赖性决定了电子文件不能脱离它的生存环境 而单独存在，它的标准化工作能为电子档案的鉴定、保管、利用和保护等工作 提供便利，是开展电子档案管理工作的重要前提和基础。 二、电子文件标准化工作的现状 电子文件信息标准化是一个世界性的问题。到目前为止，世界上还没有任 何一个国家或组织提出了一个系统、明确的电子文件信息标准化方案。国际档 案理事会的电子文件委员会在 1996年曾拿出了一个《电子文件管理指南》的征 求意见稿，其中主要谈了一些法律、机构和技术趋向，对电子文件管理的技术、 方法、标准化等问题涉及不多，因此不具有操作性。 我国对电子文件标准化的研究还属起步阶段，有关电子文件形成管理的标 准也不多，1996 年国家档案局专门负责成立了电子归档研究领导小组，组织具 有科研能力并熟悉电子文件的专家和档案管理人员，开展电子文件归档、电子 档案管理方法及标准的研究、制定工作。作为成果之一的原国家科委“九五” 攻关项目《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，于 1999 年 2月通过 有关部门的正式审定，批准成为国家标准(GB/T17678-1999)。它是我国档案界 第一个关于电子文件归档及管理的标准。 其后，各行业、各单位根据 GB/T17678-1999《CAD 电子文件光盘存储、归 档与档案管理要求》及国家档案局《电子文件与电子档案管理规定》制定了与 本系统、本单位相适应的电子档案管理办法，但都只对电子文件的形成、积累、 鉴定、归档及电子档案的保管作指导性的规定，如《航空工业电子文件及电子 档案管理暂行办法》中第十一条也只规定“电子文件的格式、编号、编制、更