新实用秘书综合实训 教学课件 郭梅 主编 项目5.pptVIP

在线教务辅导网： 教材其余课件及动画素材请查阅在线教务辅导网 QQ:349134187 或者直接输入下面地址： 实用秘书综合实训 模块二 训练办公室事务处理技能 电子制作：段玉佳 项目5 布置适宜的办公环境 项目5 布置适宜的办公环境 1．使学生熟悉办公室责任区的范围，具备分清个人工作区、公用工作区和上司的办公区域的基本技能 。 2．熟悉日常办公所需的办公室常用办公设备及办公家具的合理摆放位置。 。 实训目标 项目5 布置适宜的办公环境 1.熟悉请示与批复的基本写作方法。 2.熟悉行政公文版面制作的基本技能。 实训目标 项目5 布置适宜的办公环境 1.人员分组：每小组三人，共同讨论，互相协作，实训任务。 2.评分要求：每组确定一名组长。由实训指导教师根据任务评估表中“操作方案”和“工作总结”两部分的评分标准给每组人员打分；由组长根据任务评估表中“任务准备”部分的评分标准给每组人员打分；实训指导教师与组长评分合计为最后得分。 实训要求 项目5 布置适宜的办公环境 1．教室或实训室。 2．硬件准备：电脑，绘图工具软件， word软件，打印机，A4打印纸张。 实训准备 项目5 布置适宜的办公环境 1. 制作办公室环境布局平面图 2．撰写办公设备采买请示 3. 制作一份规范完整的行政公文—— 批复 参考答案 1 2 3 实训任务 项目5 布置适宜的办公环境任务一 制作办公室环境布局平面图 1．工作场所安全设施的配设 （1）办公楼内每层的公共部位可按照每100m2配置1具1A手提式灭火器的标准配设灭火器。通常情况下，在每层楼至少配置灭火器的数量为2具。 （2）在工作场所，灭火器应放在门边或通道处，灭火器前不要堆放物品。 （3）公共走道顶部和办公室顶部设置烟感器。 （4）楼梯、通道、安全出口等是火灾发生时最重要的逃生之路，应保证畅通无阻，切不可堆放杂物或设闸上锁，以便紧急时能安全迅速地通过。 知识要点 项目5 布置适宜的办公环境任务一 制作办公室环境布局平面图 2．秘书部门办公区域的安排 （1）为提高工作效率，需营造健康适宜的办公环境，办公区域以通风、采光好为宜。 （2）为更好地为领导服务，秘书办公区域与领导办公区域距离不宜太远。 （3）为方便来访者，接待秘书办公区域应靠近走道楼梯。 （4）接待区域应设置在办公室大门附近。 （5）文书档案岗位的办公区域应该单独设置，以安静保密为宜。 （6）秘书事务性岗位可以在统一区域办公。 知识要点 项目5 布置适宜的办公环境任务一 制作办公室环境布局平面图 3．秘书部门办公室内的责任区域一般包括 （1）个人工作区：一名秘书人员在办公室内的个人工作区为个人办公桌椅围绕的区域，包括电脑、电脑台、带有文件抽屉和文具抽屉的办公桌、办公座椅、文件分类架、电话、通知板。 （2）公用工作区：与同事共同使用的办公区域，包括传真机、复印机、公用茶水桌、公用文件柜、公用物品收纳柜（公用物品为公用电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等） （3）有你辅助的上司的办公区域：秘书主管人员拥有单独的办公室有利于保密和工作不受干扰。秘书的办公室应紧邻主管办公室，以一墙之隔为好。 （4）接待区：接待区除设置必要的桌椅、沙发、茶几之外，可以铺设地毯、放置盆景、在墙壁挂上格调高雅的油画或国画。 知识要点 项目5 布置适宜的办公环境任务一 制作办公室环境布局平面图 任务实施 工作目标 1．能明确工作场所安全设施的配设要求 2．要明确办公室布局的基本原则 实训时间 1学时 工作提示 1．在A4纸张上画出两间办公室的平面图，在上面标出楼层的走廊、楼梯、安全出口、消防设施（包括烟感器和灭火器）以及办公室门、窗、的位置 2．在平面图中标明主任、前台接待秘书、内勤档案秘书、外勤秘书的工作责任区域 提交文件 办公室环境布局平面图 工作心得（问题与收获） 完成时间 项目5 布置适宜的办公环境任务一 制作办公室环境布局平面图 参考答案 任务评估 评 估 项 目 标准分值 得 分 考 核 评 语 任务准备 30分 认真参与任务方案的实施和操作 10分 积极提出实施任务方案的合理化建议 10分 团队协作好，工作效率高 10分 操作方案 50分 能够准确标注工作场所中安全设施的位置 20分 能够准确标注主任、前台接待秘书、内勤档案秘书、外勤秘书的工作责任区域 20分 运用电脑绘图工具软件熟练 10分 工作总结 20分 失分原因分析准确 10分 失分知识点复习到位 10分 项目5 布置适宜的办公环境任务二 撰写办公设备采买请示 1．办公室环境管理的基本要求 1）整洁： ? 要求办公桌椅和柜橱等办公家具尽量采用同一尺寸、同一颜色（主管人员的桌椅可以特殊一些）