会议组织与服务 作者 韦志国 第二章 会中服务工作.pptVIP

实训练习 一、某企业办公室王秘书负责会议期间的值班工作，下午5点接到一个紧急电话。电话内容是：本单位的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内五人重伤，车损严重，不能开动，特请求单位急速处理。 秘书做好了电话记录，想到了四种处理办法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办；二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；三是自己立即到现场去做紧急处理；四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。 这几种方法中哪一种是最优化的选择？具体应怎么做？应注意哪些方面？ 二、某企业正在召开由各部门经理参加的内部会议，营销部经理在谈到本部门上半年的销售业绩时因为过于激动，他用力一挥手，不料刚续上茶水的茶杯被打翻了，开水全泼到了旁边生产部门经理的手上。假如你是在场的秘书，面对这一情况应如何处理这种突发事件？ 案例导入 某大学学生会邀请了一位著名作家举行了一场报告会。报告会现场座无虚席，就连通道和出入口都挤满了人。作家妙语连珠，现场的学生也听得津津有味。就在主持人宣布报告会结束后，大家依然热情不减，坐在前几排的同学一拥而上，将作家包围在了讲台中央，纷纷要求签名、合影。 活动组织者见状，派出了几名身材高大的保安人员冲进人群之中，连推带搡将学生挤到两侧去，把作家“解救”了出来。在混乱的拥挤中，讲台上摆放的白板被推倒了，钢铁支架正好砸到了一位女生的额头，一下子将她打晕了过去。有同学赶紧拨打了急救电话，将该名女生送到医院，幸好伤势不重，没有发生危险。 想一想 1.在本案例中，报告会结束环节，组织者为了“解救”作家而强行推搡围观的学生，这一做法是否妥当？为什么？ 2.从组织者角度来看，造成女生受伤的主要原因是什么？应如何避免此类事故？ 3.当具有明星身份的嘉宾参加会议时，在结束环节应注意哪些事项？ 会议闭幕服务 会议退场工作 会场清理工作 一、会议退场工作 会议结束时，一般先安排在主席台就坐的人员退场，或者主要领导、嘉宾等人员退场后，其他参会者再退场。在这个过程中，会场服务人员应协助组织不同身份的人员有序退场。对于首先退场的人员，应给予引导，将其引导至休息区或会场之外的乘车地点。在引导退场的过程中，应注意必要的礼仪规范，和入场引导礼仪基本相同。 待主要领导或嘉宾退场后，其他参会者可以依次退场。退场时，应按座位顺序有序地向最近的出口缓行或顺着人流行进。工作人员应及时提醒参会人员携带自己的随身物品，禁止将文件、纸张随手丢弃。还应保持会场内桌椅等设施的整齐，不得大幅度搬动座椅，不得随意移动会场内的设施与设备。 二、会场清理工作 会场清理工作基本要求 清理会场首先要做到文件和物品应收尽收。 清理会场应做到恢复如初。 清理会场还应做到不留死角。 会场清理工作的主要内容 文件清退工作 清点回收会务用品 清理会场设备 整理并移交会场 拆除主席台上的会议名称条幅和会议标志，拆除会场内悬挂的标语条幅。将会场内的桌椅归位并检查会场的各种设备。没有问题就可以和会场出借方办理移交手续。 实训练习 一、全班同学分组扮演出席会议的领导、参会人员和会场服务人员，模拟会议闭幕时退场的过程。要求退场完成后，进行评议，指出其中的不足并重新演练改正 二、××公司经理办公室秘书吴爱华在一次部门经理会结束后整理会议室时发现，会上所使用的投影机由于长时间开机出现了机身过热的现象。在这种情况下，吴爱华应怎样操作才不会损坏设备？ 案例导入 小华在毕业实习期间应聘到了某著名家电品牌某省分公司作秘书，她上班的第一天，正好赶上公司召开季度销售工作会议。经理对她说：“你来做会议记录吧，只管听和写就行了，这样你也能尽早了解一下公司的业务情况。没问题吧？”小华说：“没问题！我在学校的时候学习过怎样写会议记录。”于是经理给了她一个崭新的本子作为会议记录专用本。 会上，大家都踊跃发言，有几个人还因为分配的销售任务过大而差点发起火来。小华打开记录本第一页，不紧不慢地写着，以下就是她写的会议记录。 案例导入 会议记录（2011.4.3） 记录人：李小华 参加人：公司的人以及下面各地市的人 主持人：经理 经理：今天我们开这个会，主要就是给大家布置一下今年第二季度的销售任务，另外总结通报一下去年年底到今年第一季度的销售情况。 下面先说第一个内容， 今年开始的销售 完成的怎么样 有的不行 销售员工资和提成 很关键 第二项 …… 案例导入 胖子：销售员抱怨工资低，现在什么都涨，底薪不长，不好管，他们态度很差 另一个胖子：关键是大客户，公司支持不支持，都没办法，冬天空调不好卖 瘦美女：先说我们的情况，再说我们的想法。目标有点高了。 ………… 会议结束后，经理要求看一看小华写的会议记录，小华将本子递给他。经理看了两眼，不仅笑起来：“你就是这样做