会议组织与服务 作者 韦志国 第三章 会后收尾工作.pptVIP

五、会议纪要的印发 1.会议纪要的印发流程 2.会议纪要的分发 （1）确定印发范围。 （2）确认接收者。 （3）签发后印刷发放。 ? 实训练习 一、请为本系或本班最近召开的一次会议撰写会议纪要，并按照流程要求模拟印发过程。 二、扬波公司于2011年7月2日在公司二楼会议室，针对上半年公司的情况召开了各部分负责人会议。生产部、销售部、财会部、后勤部等主要部门负责人在会上发言，最后总经理肯定了成绩，指出了存在问题。请根据以上介绍，确定会议纪要印发的范围，列出接收人员和部门的清单。 案例导入 某汽车销售服务公司经常为旗下的各个销售门店举行促销宣传推介会。推介会的内容往往是介绍汽车的性能、价格、特点，并且还有抽奖、歌舞、竞猜、魔术等多种活动。以前在举行这类推介会的时候，现场的观众和准车主数量比较多，而且大家对活动都能自始至终持续观看。但是最近，再举行这类活动时，内容还是原来那些项目，可是观众人数显著变少了，而且现场成交的订单更是极具下滑，甚至连续几场出现“零成交”。面对这种局面，公司领导要求承办推介会的市场部找到原因并拿出解决方法。 市场部的工作人员开会讨论了其中的原因。有人认为：天气逐渐变冷，在室外举行这类活动自然不能吸引观众；有人认为：竞争对手在搞同类活动时力度更大，带走了一部分客户；有人认为：节目太陈旧，不能引起观众的兴趣，应创新节目形式；有人认为：所销售推介的汽车产品市场形象不好，对准车主的吸引力越来越低。这种会议开了几次，大家的分析似乎都有道理，但是推介会的效果依然不尽如人意。 想一想 1.本案例中，你是否赞同市场部人员所分析的那些原因？为什么？ 2.市场部人员开会讨论导致活动效果不佳的原因，这种方式能否找到真正的原因？为什么？ 会议总结与评估 会议评估与总结的目的 会议评估与总结的基本要求 进行评估的会议因素 会议评估与总结的常用方法 一、会议评估与总结的目的 对会议进行评估和总结是会后工作的重要内容。评估总结能够检查会议目标的落实情况，检查各个组织小组的分工执行情况，有助于积累经验，找到做好同类型会议组织与服务工作的经验。会议评估总结能够将员工自我总结和集体总结相结合，能够有效地总结经验、激励下属、提高工作水平。 二、会议评估与总结的基本要求 会议评估与总结要根据会议岗位责任制和会议工作任务书的内容，逐条对照检查；要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训，不断探索举办好会议的规律和方法；评估总结会议应有理有据，实事求是，要突出重点，有所侧重；评估总结会议应一分为二来对待，以激励监督为主，检查批评为辅。 三、进行评估的会议因素 对于一个会议而言，尤其是大型会议，纷繁复杂的各种因素都会影响会议开展的效果，这些因素有些事人为的，可控的，有些则是外界的，不可控的。进行会议评估总结，主要考虑的是人为的因素。 四、会议评估与总结的常用方法 1.编制会议情况调查问卷 2.编制评测表 3.撰写会务总结 实训练习 一、请分析所在班级的一次班级活动情况，指出影响活动效果的因素有哪些？列表进行分析。 二、请结合所在班级的一次班级活动情况，拟写一份组织者评测表，对活动组织者的工作表现进行评价。 三、针对一次班级活动撰写活动组织工作总结，指出其中的经验和不足。 四、请根据本节“案例导入”所提供的背景信息，拟订一份针对现场观众的推介会情况调查问卷。 ? 学习目标： ◆了解会后工作的主要内容 ◆掌握送别参会人员的方法与要求 ◆掌握会议费用的结算方法，能够开具规范的发票 ◆掌握会议文件的收集、整理与归档的方法与要求 ◆掌握会议决定事项传达的方式 ◆理解编发会议纪要的工作流程，掌握会议纪要的撰写要求 ◆掌握会议催办的方法和要求，能够选择适当的方式进行催办 ◆掌握会议评估的方法，能够进行会议评估 在线教务辅导网： 教材其余课件及动画素材请查阅在线教务辅导网 QQ:349134187 或者直接输入下面地址： 案例导入 某公司召开了为期两天的全国经销商会议。在开会之前，会务组逐一和计划到会的客商进行了联系，登记了他们对返程票的需求，详细记录的需要乘坐的车次、时间以及数量。由于参加会议的经销商人数比较多，所以会务组专门安排了3个人来负责返程票预定服务。 会议报到时，有客商就要求会务组发放返程票。但是由于报到的人数比较多，而且时间很集中，会务组工作人员忙不过来，于是就告诉大家等到会议结束后统一发放返程票，并且一再向客商保证票都订好了，不用担心。 案例导入 会议结束后，外省客商找到会务组要取回返程票。大多数客商都顺利拿到票启程了，但是距离很遥远的某省3名客商却被告知没有订到他们所需要乘坐的那趟火车。会议工作人员解释说：“去订的时候，那趟车已经没有票了，