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第 二 章 行政办公室操作实务 行政办公室是酒店的行政管理机构，其职责可概括为“三服务”和“四作用”，即为酒店领导服务、为各部门服务、为员工服务；起到上传下达、联系协调、沟通信息、参谋咨询的作用。 行政办公室由办公室、《海天报》编辑部、医疗中心和员工美发室组成。 行政办公室主要负责酒店与地方政府、新闻机构的对外联络；文件的领取、登记、送店领导传阅、发送；政务的协调、督办；酒店公章和介绍信的使用与管理；《海天报》的编辑、出版、内部发行；为客人和员工提供医疗服务；酒店的计划生育管理；员工美发室的管理。 部门组织机构图 行政办公室 行政办公室是酒店的行政管理中心，主要负责酒店与地方政府、新闻机构的对外联络；文件的领取、登记、送店领导传阅、发送；政务的协调、督办等工作。 一、岗位工作说明 行政办公室主任 【工作关系】 直接上级：董事长、总经理 直接下级：秘书、医疗中心主任、行政管理员、海天报主编 内部联系：酒店各部门 外部联系：中央、省、市各有关部门 【岗位描述 对办公室的工作负全责，确保董事长、总经理及各公司领导的指令畅通和办公室各项工作有条不紊地进行。 【工作内容 组织安排好董事会会议，根据董事长指令，督促董事会决议的实施。 做好上传下达，左右协调工作。及时向各部门传达领导的指示和要求，并抓好催办；同时向领导反映各部门的意见和建议，搞好信息反馈。 做好组织计划工作，综合情况，研究政策，积极提出改进工作的意见和建议，为领导提供决策依据，当好领导的参谋和助手。 根据领导的意图，组织安排好各种会议，并督导会议精神的贯彻、落实。 组织秘书草拟各类文稿，并负责文稿的审定。 主动与经营部门保持经常性联系，掌握经营情况，组织拟写《经营月报》，适时向公司董事会成员和各方股东通报情况。 根据酒店工作安排和领导的指示，负责组织对重点工作进行调查研究，并及时口头或书面向领导汇报。 负责办公室工作安排，制定、修订办公室的工作制度。负责所属人员的调配，对其进行思想教育，组织业务培训，抓好监督、检查、考核工作。 检查办公室人员考勤、工资、奖金、劳保福利用品的发放。 负责对外联系，处理好酒店与各级政府部门和社会各界的关系。 组织所属人员做好《海天报》编辑、行政管理和卫生防疫等工作。 完成领导交办的其它工作。 【任职资格】 性别：男女不限 学历：大专以上 工作经验： （1）具有五年以上行政管理工作经验； （2）具有较高的政治素养，有强烈的事业心和责任心； （3）熟悉酒店管理和接待服务工作； （4）掌握国家、地方的政策、法规； （5）具有较强的语言文字能力，可撰写公文和报告； （6）具有一定的组织协调和整体控制能力。 体能要求：身体健康，无传染性疾病 知识技能： （1）掌握酒店管理专业知识； （2）具有文秘学、社会学、管理学等方面的知识； （3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。 总经理秘书 【工作关系】 直接上级：行政办公室主任 内部联系：酒店各部门 外部联系：市各有关部门 【岗位描述 为总经理服务，按时完成领导交办的各项工作任务。 【工作内容 记录总经理的指示，打印、复印各种文件、资料和信函。 按总经理的意图撰写信函、电报、电话稿件，写好并核对无误后，交总经理签署、发出。 拆阅和处理总经理的文电、信函，并进行分类整理。 对总经理批阅后的内、外部文件及时上传下达，并定期归类整理、装订成册。 参加总经理办公会议和行政会议，做好会议记录并检查议定事项的贯彻、执行情况，及时了解和反馈信息。 及时承办各部门递交总经理批阅的请示、报告等，并按批示的意见及时处理。 加强与各部门的联系，掌握经营管理和服务情况，以便迅速答复总经理查询。 汇集各部门的营业报表以报总经理审阅。 经常向行政办公室主任汇报工作。 完成总经理、行政办公室主任临时交办的其它工作。 【任职资格】 性别：男女不限 学历：大专以上 工作经验： （1）具有一年以上酒店管理工作经验； （2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件； （3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系； （4）熟悉酒店各部门的业务活动情况，能准确反映情况； （5）有较强的判断、理解及表达能力； （6）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。 体能要求：身体健康，无传染性疾病 知识技能： （1）具有丰富的酒店业务知识和管理知识； （2）具有文秘学、社会学、管理学等知识； （3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准； （4）外语水平达到酒店标准A级。 秘书 【工作关系】 直接上级：行政办公室主任 内部联系：酒店