充分发挥二级学院研究生秘书的作用.docVIP

充分发挥二级学院研究生秘书的作用 　　摘要：研究生秘书是学校基层管理人员，是研究生培养过程中的先锋，是学位与研究生教育工作的前哨，研究生秘书的业务素质、管理水平、人文修养和工作热情将直接影响到研究生的培养质量。文章根据当前研究生管理工作的现状，详细分析了研究生秘书在研究生全程管理中的重要性，并就如何发挥二级学院研究生秘书的作用作了较为深入的探讨。 　　关键词：二级学院；研究生秘书；研究生教育；高校 　　中图分类号：G645 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）49-0025-02 　　随着我国高等教育事业的迅猛发展，研究生教育规模也有了快速的增长。为了更合理配置和优化教育资源，许多高校将研究生的管理职能与工作重点转移到二级学院，实施了校院二级管理模式，这样就形成了学校—学院、学校—学院—学科、学校—学院—学科—导师等多种管理机制，以及学术型、专业性等多元化培养类型。无论是哪种管理机制，学院都是研究生教育管理的主要负责人，而担负着研究生过程管理的实际执行者就是研究生秘书，研究生秘书是二级学院研究生教育管理工作的基础执行者和组织者，要全程参与研究生招生（招生宣传、招生目录制作、入学统考、复试的组织、录取工作等）、研究生培养（学籍管理、教学管理、培养环节管理、论文管理等）、研究生学位授予（学位论文评阅、学位论文答辩、学位授予、学位信息上报等）以及学科建设等近百余项工作，如果学科专业分的过细，研究生秘书的工作量就会随之增多，难度增大，无形之中，就会对研究生秘书有更高的要求。 　　一、新形势下研究生秘书工作的重要性 　　高校推行研究生教育二级管理以后，研究生部（院）也把相应的研究生的具体管理工作下放到二级学院，各学院在教育部与高校总的战略性目标管理和总体规划下，对研究生实施过程管理与全面管理。新形势下研究生教育在发展过程中总会出现新情况、新问题，研究生管理的工作强度和难度也远远超出了以前，研究生秘书是高校实施研究生二级管理的重要力量，在研究生全程管理过程中，起着不可替代的作用。在研究生部（院）和学院主管院长的领导下，运用各种管理手段，组织和协调学院在研究生教育过程中的种种工作，是研究生管理的一项重要环节，研究生秘书作为协调学校或研究生部（院）、科技处、档案馆、学院、学科、研究生和导师的桥梁，是研究生培养过程中的先锋，是学位与研究生教育工作的前哨，研究生秘书的业务素质、管理水平、人文修养和工作热情将直接影响到研究生的培养质量。研究生的培养方式与本科生、专科生是不同的，在从招生录取到学位授予的整个过程，管理中的具体工作基本上是由研究生秘书组织完成的，同时研究生秘书还要及时处理一些突发事件，这就需要全面提高研究生秘书的整体业务水平和管理能力。目前研究生教育已经向纵深发展，这更亟待需要对研究生秘书的培养，更何况很多高校的研究生秘书都是身兼多职呢。 　　二、如何才能更好发挥研究生秘书的作用 　　研究生秘书要想适应新形势下的研究生教育管理工作，必须要明确自己的职责，要具备一定的技能，还要不断的增强敬业意识、服务意识、创新意识，不断的学习，提升自身的业务水平和综合素质。 　　1.工作职责。除了协助学院作好上述研究生教育全程管理的常规工作，还要及时作好与研究生工作相关的资料归档与管理工作。 　　2.素质要求。①要具备爱岗敬业精神。这是作好任何一项工作的前提和基本保证。研究生秘书的日程工作范围广而杂，责任重大，不容忽视，否则将会直接影响到本学院甚至学校研究生的教育管理工作。这就要求研究生秘书要有高度的自豪感和自信心；爱岗敬业、态度谦和；任劳任怨、不计名利；摆正姿态、认清工作的重要性，积极主动地为师生服务。②全心全意的服务意识。研究生秘书作为办公室工作人员要有大公无私，积极主动服务的意识形态，也应该明确辅助地位，服从调配和指挥。研究生秘书不止要服务于主管院长和研究生部（院），还要为导师的教学科研服务、研究生的生活学习服务。③较好的协调沟通能力。研究生秘书面对的是主管院长、教师和研究生，在工作中经常需要传达文件精神、交涉事宜、反馈信息、汇报工作、所以要有较好的表达能力，同时，研究生秘书也要与研究生部（院）、科技处、档案馆、主管院长、导师、研究生等联系与沟通，协调各个方面的关系，确保研究生教育工作的顺利开展。④要有科学管理意识和统筹规划能力。研究生秘书要清楚研究生管理工作各个环节的工作流程，寻找其中的规律，科学地制定工作目标。如研究生开题报告与教学工作安排、研究生入学复试与答辩工作等，就需要研究生秘书统筹安排、合理优化本职工作与其他工作，做到井井有条、事半功倍。 　　3.充分发挥研究生秘书的作用。院级研究生管理人员是研究生全程管理的一线工作者，在工作中起着至关重要的作用。如何焕发起研究生秘书的工作热情，调动他们的积极性