森格锐档案管理系统单机版操作手册.doc

森格锐档案管理软件 （版本号：V 操作手册 沈阳森格锐软件有限公司 目 录 第1章 软件介绍 5 1.1 软件特色 5 1.2 软件构成 6 1.3 运行环境 6 1.4 软件组成 6 第2章 系统安装 7 2.1 系统安装 7 2.2 系统登录 7 2.3 界面导航 8 第3章 文件管理 9 3.1 收文管理 10 3.2 发文管理 24 第4章 档案管理 25 4.1 文书档案 27 4.1.1 “新”方法归档 28 4.1.2 “旧”方法归档 34 4.2 会计档案 36 4.3 基建档案 36 4.4 设备仪器档案 37 4.5 声像档案 38 4.5.1 照片档案 38 4.5.2 录音带类 39 4.5.3 录像带类 39 4.5.4 光盘、磁盘类 39 4.6 实物档案 39 4.7 业务档案 40 第5章 资料管理 40 5.1 文件资料 41 5.2 科技资料 41 5.3 会计资料 41 5.4 图书资料 41 5.5 其它资料 41 第6章 系统管理 42 6.1 修改密码 42 6.2 分类模板管理 42 6.3 文档分类管理 46 6.3.1 分类导航概述 46 6.3.2 分类导航功能描述 50 6.3.3 编辑字段描述 51 6.4 数据字典管理 54 第7章 数据备份与恢复 56 第8章 报表制作 57 8.1 规则表格制作 58 8.2 非规则表格制作 65 第9章 其它重要操作 67 9.1 批量修改 67 软件介绍 软件特色 森格锐档案管理软件（以下简称“档案管理软件”）兼顾不同省、市档案工作和 能实现上级单位升级达标要求，实现馆室档案一体化，而且在单位内部管理中做到文档一体化集中管理和分部门协同管理。 软件构成 森格锐档案管理软件由安装光盘、手册、加密锁组成，另附电子手册。 运行环境 森格锐档案管理软件单机版1G或以上，中英文Windows(2003、xp、2000、win7、win8等)，数据库主要支持Sql2000、Sql2005、Sql2008、Sql2012等 软件组成 图 11 文档管理 主要分文件管理、档案管理、资料管理三个主要模块。文件管理主要管理单位的收文、发文和单位的日常文件；档案管理主要管理单位的所有已经归档案的档案；资料管理主要管理本单位的各类资料。 检索利用 检索利用由模糊查询、高级查询组成，满足不同方式的检索需求。 数据管理 主要用于馆室一体化的数据进馆要求，以及档案软件升级和更新换代数据迁移、数据备份等 系统管理 主要对本系统的相关维护，例如建立文档模板、文档分类等。 上述各系统和有关业务将在本操作手册的第4章开始进行详细描述。 系统安装 系统安装 直接双击运行安装光盘下的“森格锐档案管理系统V3.1”安装程序，按照提示下一步，直到结束。 系统登录 在电脑桌面双击档案管理，输入用户名和密码，默认用户名为admin， 图 21 主菜单 主界面最上端为主菜单区，主菜单文档管理、检索利用、数据管理、系统管理等。 子菜单 每个主菜单有多个子菜单，每一个子菜单分别对应业务或功能。 常用功能区 常用功能区列举了文件管理、档案管理、资料管理有关的常用功能，选择不同的业务类型，常用功能区的根据业务显示不同的按钮。 导航区 导航区以树状结构列举不同的业务类型和主要操作导航。 数据编辑区 数据编辑区，以窗口的形式，提供目录数据的新增、修改等。 文件预览区 文件预览区，提供了常用的检索功能，能方便查询出近期录入的数据。 电子文件管理区 电子文件管理区，提供了一步到位的新增、删除、查看功能。 常用多任务区 常用多任务区，提供了多任务操作，可以切换或关闭多个任务，使得当前任务为主要任务。 文件管理 文件管理文书文件为主，分收文管理和发文管理。 收文管理 收文管理，主要管理从外单位发来的文件，包括文件目录和电子文件的管理，其功能包括收文登记、编辑、修改、归档、电子文件添加、查看、删除等。 登 记 1、在主界面左侧的‘文件管理导航’窗口依次选择‘文书文件’文件夹、‘收文管理’，再用鼠标在工具栏区点击“新增”按钮（图3-1）； 图 31 2、录入收文信息： （1）在收文登记时，可能会一次性登记多份收文，如果一次性登记多份文件，请在录入界面中勾选“复制录入”，录入收文信息界面（见图3-2）； （2）录入内容主要有文件题名、文件编号、主题词、文件时间、密级、文件页数、文件份数、附件标题、收文流水号、收文时间、附注（见图3-2）。 （3）红色标注的为必须录入项，如果没有录入，则会用红色框闪烁提示。 （4）收文流水号格式输入错误会有提示，流水号正确输入方法：选择流水号格式，再在格式后面输入“-001”，例如：S2012-001 图 32 图 33 图 34 1、选中需要编辑的文