档案的检索解析.ppt

第九章 档案的检索 档案的检索 “检”字，“书署也”（《说文》），就是书的标签、题签，后又有察看、挑拣等意思；“索”字最早本义指大绳子或大链子，后又有搜寻、求取等义。 “检索”一词，顾名思义为标存、寻取，检查索取所需要的文字或资料。 定义：档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。 它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。 工作内容 档案信息存储，是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的全过程；档案信息查找，是指利用检索工具或档案数据库实际搜取所需档案的过程。存储是查找的前提，查找则是存储的目的。 档案信息存储工作的内容有： （1）著录标引。 （2）编制检索工具。 档案检索概述 一、档案检索工作的内容 档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。 （一）存储阶段的主要内容 1．著录标引。 2．组织检索工具。 （二）查找阶段的主要内容 1·确定查找内容。 2·查找操作。 二、检索在档案工作中的地位 档案的收集、整理、保管等环节，是变分散为集中、化零乱为系统，把档案妥善保管起来，以备长远查考利用。 但是，档案在档案馆（室）是根据档案的形成规律，按其基本的整理系统排放和保管的，而档案的利用者和查用的角度却是特定的，必须通过专门的检索工作，才能解决档案保管的一般体系和广泛的特定的查找利用之间的矛盾。 检索在档案工作中的地位 （一）检索是提供利用的先期工作 （二）检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 （三）检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节 检索是提供利用的先期工作 档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。 档案能否及时、准确地提供给利用者，充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工作。因此，有经验的档案工作者，在开展利用工作之前，总是花费大量时间和精力，准备好各种检索手段。 检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 每个档案馆（室）拥有丰富的藏量固然十分必要，而深入广泛地开发档案信息资源，是各项基础工作的继续和发展，是提高档案馆（室）工作水平、实现科学管理的重要手段。 检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节 档案检索也可列入利用工作的范畴。而大量地存储档案线索，有计划地建设检索体系，专门为查找档案材料提供手段，深入研究档案的内容，特别是编写大型的工具书，系统地评价档案材料等等，其具体的工作内容和独特的作用，是档案工作中任何一个业务环节不能包括和代替的。 三、档案检索效率 档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。 1、检全率：检索出的相关档案与全部有关档案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其公式： 检全率= x100% 2、漏检率：未检出的有关档案与全部有关档案之间的百分比。其公式： 漏检率= x100% 1、检准率：检出的有关档案与检出的全部档案之间的百分比。与之相对应的是误检率。其公式： 检准率= x100% 2、误检率：检出的不相关档案与检出的全部档案之间的百分比。其公式： 误检率= x100% 例 在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定，其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查全率和检准率。 结论 英国情报学家C·克勒维当（C.Cleverdon）根据1963 年美国情报专家对7 万篇文献的研究结果，得出了检全率和检准率这两个指标之间存在着互逆关系的结论。 也就是说，如果放宽检索以追求较高的检全率时，检准率就会下降；反之，若是限制检索范围以改善检准率时，检全率就会下降。 因此，档案馆（室）在设计档案检索系统和实施每一次检索时，应该从利用者的不同需要出发，确定适当的检全率、检准率指标。 档案检索语言 档案检索语言的含义和作用 在检索过程中，影响检索质量的因素很多，而检索语言出于举足轻重的地位。为了提高档案检索工作的质量，需要使用专门的检索语言。检索语言也称为标引语言、标识系统等，它是根据检索的需要而创制的一种专