档案分类与整理解析.ppt

八、归档文件的编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成： 归档文件目录 归档文件目录封面 归档文件目录 归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。 如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。 归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。 归档文件目录 机构：办公室 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 00001 国家档案局 档办[2004]8号 国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知2 00002 浙江省档案局 浙档 [2004]56号 浙江省档案局关于转发[国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知 3 00003 杭州市人民政府 杭政[2004]12号 关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）8 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目 归档文件目录封面 归档文件目录 ? ? 全宗名称： 中 国 银 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 机 构：行长办公室 （问题） 九、归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。 装盒的要求： 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。 档案盒封面 （全宗名称） 档案盒盒脊 (馆) (室) 全宗号 年 度 保管期限 机构(问题) 起止件号 盒号 备 考 表 盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、 销毁等情况； 备注项内容。 整理人： 检查人： 年 月 日 十、排架 档案按分类方案 如年度——机构（问题）——保管期限 或年度——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一按保管期限分别排架。 （全宗名称） 公积金个人住房抵抻贷款 档号（合同编号） 借 款 人 身份证号 保管期限 序号 文 件 题 名 件数 备注 1 职工住房抵押借款申请审批书 2 公积金缴交证明 3 借款人身份证、户口簿复印件 4 自筹资金复印件 5 商品房购销合同 6 收入证明 7 公证书 8 公有住房买卖协议书 9 价格审批表 10 房屋转让合同 11 卖方三证复印件 12 其它 13 个贷档案卷内目录 档案 管理 一分公司：郭倩 档案整理工作 一、定义 档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。 档案整理方法： 以件为管理单位 二、一般程序 档案整理工作的流程，主要包括 区分全宗-全宗内档案分类-按件装订-件的排列与编号-编目-排架等步骤。 1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起 2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。 3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷