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关于纸质档案和电子档案并存的思考 　　[摘要]所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案;而电子档案则是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质（如磁带、磁盘、光盘）上的档案。作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视，但有着悠久历史传统、且至今仍广泛流传着的纸质档案也始终是一个关注的焦点。纸质档案与电子档案共存于社会中有着各自不可替代的优点，为此，笔者谈以下几点看法。 中国论文网 /4/view-7127968.htm 　　[关键词]纸质档案;电子档案;思考 　　有人说，在“电子档案”兴起的今天，我们完全没有必要再去研究纸质档案，因为未来的档案世界，将会是电子档案的天下。那么，这究竟是不是档案发展潮流的必然趋势呢？对纸质档案的研究是否真的已完全失去了意义呢？为此，笔者谈以下几点看法。 　　 一、纸质档案与电子档案的区别 　　 所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案;而电子档案则是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质（如磁带、磁盘、光盘）上的档案。作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视，但有着悠久历史传统、且至今仍广泛流传着的纸质档案也始终是一个关注的焦点。纸质档案与电子档案共存于社会中有着各自不可替代的优点，二者之间就自然存在着区别： 　　 1.载体形式及体积上：电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了纸质档案仅仅是单一的纸张为载体的格局。相对于纸质档案而言，电子档案容量大、体积小、可以大大节省库房存储空间，这就解决了档案保存与存储空间的矛盾。 　　 2.信息的可控性和可变性。电子档案相对于纸质档案而言，可以直接由计算机进行处理，省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活，让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式;而纸质档案在这些方面不具备这些优点。 　　 3.信息的共享性和无原件概念。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保护的。存在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确定，这也是其作为凭证作用的根本原因所在;而电子档案不像纸质档案一样具有唯一性，其原始性就难以确认同时，电子档案的可共享性，使得档案可能供所有需要它的人共享，因而轻而易举地创造了“多人共用同一文件”的奇迹。这就打破了纸质档案利用排它性的局限，实现信息共享。 　　 4.电子档案相对于纸质档案有很好的复用性。对电子档案的重复利用不会在它身上留下老化的痕迹，一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或有多少次被打印在纸上，都不会使它的信息受到任何损失和破坏，正当的利用活动不会对电子档案的信息寿命产生一丝一毫的伤害;而纸质档案在重复利用上明显逊色于电子档案，且在利用过程中很容易受外界因素的影响而遭破损。 　　 5.在利用上，电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能。传统的纸质档案的利用，需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，这就免不了路途奔波和时间的浪费;而电子档案在现代信息传播技术条件下，利用极为方便。利用者不用到档案馆来，在任何地方一台联网的计算机上，都可以利用档案馆的开放档案。这样，提高了利用率，方便了利用者。 　　 总之，纸质档案与电子档案之间存在诸多的不同。纸质档案具有的特点是：稳定、永久、静态、不积极、固定的，而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的，纸质档案和电子档案各自的特点表露得淋漓尽致，其区别也就显而易见。 　　三、电子档案并不能完全取代纸质档案 　　 正因为电子档案有其它档案不具备的优点，从而在当今档案界中，出现了“电子档案热”的高潮，甚至产生了电子档案将完全取代纸质档案的论调，认为在“电子档案热”的今天，没有必要对纸质档案进行管理和研究。那么，在现实情况中是不是真的如此呢？笔者认为，至少中国目前，甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的。电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性。 　　 1.电子档案的依赖性与不可识别性。电子档案是伴随着电子计算机技术、光盘技术等高新技术而产生的，对电子档案的利用自然要求有一定的电子技术环境。电子文件相对于纸质文件而言，有信息与载体相分离，不能直接阅读的特点，必须依赖于技术设备（硬件和软件）才能识别和利用。 　　 2.载体不稳定且寿命短。电子档案相对于纸质档案而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年，载体脆弱且不稳定，这无疑与档案的作用产生矛盾。档案馆内许多长期保存的档案，需要30年或者50年后才能对外开放，有些绝密文件，