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高职院校档案信息化建设探究 　　【摘要】文章阐述了高职院校档案信息化建设的现状，并从档案工作本身、学院和社会发展角度分析了高职院校进行信息化建设的必要性，并指出高职院校在进行档案信息化建设过程中具体实施的对策。 中国论文网 /3/view-7212509.htm 　　【关键词】信息化;档案工作;对策 　　随着信息时代的到来，网络和计算机技术已经深入到社会生产、生活的每个领域，档案管理工作也顺应时代的发展而以新的信息技术来取代传统的管理方法和手段。高职院校档案信息化建设是以计算机信息技术建设为基础，以数字化纸质档案为重点，以为档案信息资源利用拓宽渠道为目标的一项重要工作。信息化建设能够使档案工作职能更好地实现带来便利，信息化水平是衡量学院档案工作现代化程度的重要标志，所以高职院校档案信息化建设的需求也就显得尤为迫切。 　　一、高职院校档案信息化管理现状 　　现阶段，高职院校档案管理过程中，虽然档案室已普遍配备了计算机，但数字化程度不高，一般只能对其标题、目录等基本信息进行数字化工作，档案利用无纸化、网络化程度不高，对于档案的具体内容，无法快速、准确查找，究其原因，有些高职院校对档案信息化建设的必要性认识不足，没有从根本上意识到档案资源只有进行有效的开发利用才是有价值的信息。 　　在面临学校扩招，在校人员数量急剧增多的情况下，一些学校在进行决策规划时，把校园硬件建设放在首位，面对档案载体种类的变化，档案信息资源急剧的增多，学校缺乏足够的重视，出现了经费短缺、制度落实不到位、管理人员没有经过专业的培训，不能满足档案信息化管理的需求等问题，致使档案信息化硬件、软件等基础性设施建设及档案信息化进程呈明显的滞后性。 　　二、高职院校档案信息化建设的必要性 　　（一）高职院校信息化建设是档案管理工作的需要。档案信息化建设的前提是档案数字化，档案信息管理数字化、网络化使高职院校档案管理工作变得更加便捷高效，数字化档案使传统的纸质档案转变为电子档案，通过计算机读取，不仅能减少原件的使用频率，有效地保护档案原件，还能够通过建立档案网站、档案管理系统与校园网、办公软件联接，改善档案利用方式的局限性，丰富利用形式，拓宽服务渠道提高检索利用效率，为学校教学、管理、科研提供方便快捷的查阅方式，档案信息化建设还能够使档案收集、整理更加方便。 　　（二）高职院校信息化建设是学院发展的需要。高职教育大幅度改革，办学规模的扩大，学生数量增加，教学任务加重，高职教育数据资源优化整合，虽然丰富了馆藏资源，但加大了档案管理的难度，迫使档案信息化建设成为高职高专院校适应高等教育改革与发展的必然趋势，档案信息化管理突出的易存性和检索利用的便捷性，能够使电子档案更好地服务于科研、教学，促进高教工作的开展，更在一定程度上解决了档案馆藏量急剧增加所带来的管理上的难题，更好地适应高等教育改革与发展。 　　（三）高职院校信息化建设是社会发展的需要。随着社会的发展、计算机电子技术的普及应用，使传统的档案管理模式暴露出不适应信息时代发展的新问题，而运用计算机网络技术进行现代化管理，使档案信息资源的收集、整理、利用变得更加方便、快捷，数字化档案信息资源能够让用户不受时间、空间的限制，在网络上根据自身权限查阅档案资源，更好地为用户服务。 　　因此，信息时代的高速发展，需要与之相适应的信息数据资源的支持，高职院校综合档案室的馆藏档案作为社会信息资源重要组成部分，应在传统的档案收集、保存、利用服务功能基础上，建立网站、数据库平台实现资源共享，加快信息化基础设施建设，不断提高档案保存功能和利用效率，适应当今社会发展的需要。 　　三、高职院校档案信息化建设实施对策 　　（一）转变传统观念，提高认识水平。高职院校应转变传统的观念，重视学校的档案信息化建设工作，将档案工作信息化建设纳入总的信息一体化建设的规划之中，与学校的各项工作协调发展，把各种文件归档收集、整理工作列入学校的岗位责任制之中，纳入到教学、科研和各项管理人员的职责范围之中。加强宣传力度，让广大教职工能够进一步认识到档案工作的意义和作用，积极支持档案部门做好信息化建设工作。 　　档案信息化建设是转变传统观念的一项创新性档案工作，档案管理员要不拘泥于传统的手工管理模式，主动转变管理观念，将档案信息化系统应用起来，所以，要求高职院校要加强学校档案数字化人才培养，根据学校和个人实际情况，采取不同的学习、 培训模式，通过岗位培训、继续教育、专题研讨等多种方式提高信息化管理知识，培养一批档案信息化建设及应用人才，发挥档案信息化在管理中的纽带作用，加快档案信息化建设的步伐。 　　（二）增加经费投入，加快基础建设。高职院校应该增加对档案信息化建设的经济投入，尤其是信息化建设所必要的硬件的投入，而引入一个符合高职院校实际的档案