秘书学第一版课件第二章 秘书职能范畴.ppt

第二章 秘书职能范畴 准确理解和把握秘书职能的三个方面， 重点掌握各项职能的内容和注意事项。 办公事务辅助在秘书职能活动中是大 量的、经常性的、基础性的，主要包括办 文、办会、办事，以及办公环境管理等。 办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运 行、整理及保管利用。自秘书性工作萌生开 始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工 作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。 秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草各种 表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文 字材料。 秘书在撰拟文稿的过程中应注意以下六个方 面： 要明确自己代笔者的地位； 要准确使用规范的文种； 要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义 的语言表达； 要反复进行认真修改； 要依据可靠； 要有精益求精认真负责的态度。 文书运行包括收文和发文两个程序化运行过 程。收文程序的主要环节有：签收→登记→分办 →传阅→拟办→批办→承办→催办→注办等。发 文程序的主要环节有：授意→拟稿→审核→签发 →复核→缮印→校对→用印→登记→封发等。 文书运行可根据机关规模、文件流量、沟通 往来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序 进行调整，增减其中的某些环节。 文书运行必须注重以下五个方面： 程序的有序衔接性； 领导与秘书的主辅协同性； 程序运作的规范性； 文书运行中智能辅助的渗透性； 文书运行的反馈性。 文书整理主要指将已经办理完毕的文书的 处理，主要包括文书立卷和案卷归档。 文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一 定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中 的联系、特征和一定的规律组成案卷。 文书立卷的原则：保持文书间的历史联系， 区别保存价值，便于保管和利用。 经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关 档案室集中保管，称为归档。 归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组 合成案卷后，（一般在）第二年的上半年向档案 部门移交。归档的质量要求是要维护文书材料的 齐全、完整；要按文书的内容上的联系合并整理、 立卷；要保持文书间的历史联系，区分保存价值， 分类整理、立卷，案卷要简明确切，便于保管和 利用。 秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便 在领导工作需要时提供给领导参考，并在自身开 展业务活动中查阅。 秘书文献资料工作中必须注重以下五个方面： 要注重针对性； 要注重前沿性； 要注重系统性； 要注重动态性； 要注重消化应用性。 秘书办会指的是协助领导者筹备会议、 操办会务、为会议有序进行和取得预期的 会议效果提供服务。秘书办会即会务工作 的内容十分纷繁，主要包括会前准备、会 间服务、会后事务及在会前、会间、会后 都有大量会议文字工作和文件材料处理事 务。 秘书会务工作的原则： 要强调与领导者主辅配合； 要强调周密安排，有序运作； 要强调热情服务，提高效率； 要强调涉密会议的安全、保密； 在操办会议事务中要注重发挥参谋建 议和拾遗补阙作用； 要注重规范性与灵活性的结合。 秘书筹备会议、操办会务和为会议服 务的工作十分繁重，归纳起来，主要有会 前筹备、会议接待、组织联络、会场管理、 会议文件工作、会议选举、会议保密、会 议后勤服务、会间事务、会后工作等。秘 书在会议活动全过程中尽职尽责地操办会 务和提供服务，对提高会议效率，优化会 议效果具有不可低估的积极作用。 秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行 的基础性工作。 会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、 议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领 导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组 织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的 与会者名单送发会议通知，准备会议文件，布置 会场，按会议讨论要求将与会者编组，制作会议 代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者 特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。 会议召开期间，必须办好以下工作： 会场签到，以便了解与会代表的人数； 会间调度，这是指对会议程序、内容、会场服务的 安排和调整； 会议记录，这是指会议情况的原始记录，它是贯彻 会议精神的依据，形成会议文件的基础； 会议简报，这是反映会议进程、动态，通报会议情 况的文书； 会议选举； 会议总结； 后勤保障。 会后工作主要包括