公司借款报销制度程序.docx

借款和报销管理制度 1. 目的 为了科学管理公司的费用和支出、规范操作流程、防范业务风险，特制定此管理制度。 2. 适用范围 本制度适用于北京启迪思创科技有限公司全体员工。 3. 一般原则 3.1 遵循业务实质 所有原始凭证必须符合国家税务及财经法律制度的规定，并与业务实质一致。 3.2 付款方式的选择 3.2.1汇款 若需要打款至外单位账户或非本单位员工的个人账户，必须选择“汇款”，并完整准确地填写对方单位全称、其开户银行全称（精确到支行）、开户银行所在省市及开户行账号。 3.2.2支票 若需要给其他单位开具支票，必须选择“支票”，并填写对方单位全称。 3.2.3银行汇票 若需要给其他单位开具银行汇票，必须选择“银行汇票”，并填写对方单位全称、其开户银行全称（精确到支行）、开户银行所在省市及开户行账号。 3.3 付款时间的说明 每年1-5月和7-11月的1-25日以及6月和12月的1-20日为财务付款时间，其他时间为财务结账时间。财务结账期间所有款项不予支付。其中6月、12月财务停止收单时间为当月18日。 所有提交至财务的单据，若符合要求，在付款时间内的1周内予以付款。需要开具银行汇票的至少提前2个工作日将审批完成的单据及所需附件提交至财务。需开具银行承兑汇票的至少提前1周将审批完成的单据、合同和银行要求的其他资料提交至财务。 此处付款包含汇款、支票、银行汇票时间具体如下： 汇款、支票、银行汇票：出纳审批完成后的周三； 以上时间若与国家法定节假日相冲突，汇款、支票、银行汇票付款时间提前。 3.4 发票要求 3.4.1开具发票要求 发票抬头为公司全称“北京启迪思创科技有限公司”（其中：移动通讯费、网络通讯费发票抬头可为公司全称或员工姓名）。 发票内容根据实际业务内容开具。 发票上必须加盖发票专用章，且盖章单位与购票单位一致（可在当地税务局网站查询）。 发票金额大小写必须一致。 以上内容除发票上有特殊说明外，均不许手工涂改。 3.4.2粘贴发票要求 按发票类型分类粘贴，否则财务拒绝受理。 抵扣联不可以粘贴，不可折叠，随报销单交至财务。 粘贴要求整齐、牢固、美观。如上图，发票必须整齐地粘贴在整张A4纸上，发票不能超出纸张边缘，若超出，请折回。发票粘贴好后，沿左边缘粘贴在报销单后面，发票在报销单与粘贴纸中间。 若因粘贴不牢固而导致发票丢失，财务概不负责。 3.4.3发票时限要求 移动通讯费 当年的前三个季度移动通讯费须分别在当季度结束后1个月内报销完毕（例如第一季度移动通讯费必须在当年4月报销完毕）；10月和11月份移动通讯费在当年12月报销完毕；12月移动通讯费在次年1月报销完毕。超期不予付款。 除移动通讯费外的其他所有费用 必须在发票开出后2个月内（含2个月）报销完毕。当年发生的费用发票，要求当年报销完毕，其中12月发票必须在次年1月报销完毕。超出发票开具日期2个月至3个月（含3个月）提交报销单至财务的，扣除超期金额的10%后予以付款；超出发票开具日期3个月以上提交报销单至财务的，不予付款。例如员工A收到7月开出的发票，A必须当年在9月30日之前将其报销完毕，若A在当年10月份报销，则扣除10%后予以付款；若A在当年11月1日（含）之后报销，则不予付款。 *注2：销售项目费用和研发项目费用必须在项目结束当月报销完毕。 3.4.4 发票丢失处理原则 因普通发票丢失而使用发票复印件（加盖公章）报销的，对责任人按照发票面值的25%进行处罚，直接从报销款中扣除，或者扣发工资。 3.5借款管理规定 非正式编制员工，禁止借款。 前款不清，后款不借。 员工借款时，必须说明借款原因、归还时间和核销方式，出纳据此跟踪管理此笔借款； 借款员工需自借款付款之日起2个月内将其核销完毕。超出2个月尚未核销完毕，出纳有权选择用该借款员工的报销单核销借款；报销单仍不足以核销的，将从工薪中扣发余下金额，用以核销借款。 借款员工的直接上级承担其所属员工借款的管理和催还责任，若员工离职后（或未办理离职手续）仍有借款未核销的，由其直接上级负责归还或核销该笔借款。此处直接上级是指借款单据上注明的第一级审批人。 3.6关于问题单的处理 问题单即不符合要求、不能予以报销的单据。以下是问题单的分类及处理原则： 发票自身问题 包含内容：假发票、发票抬头有误、发票盖章不清晰、发票开具内容与业务实质不符、发票大小写金额不一致、发票金额与报销金额不符。 如发票自身有问题，出纳必须邮件告知经办人，经办人必须在系统自动退回前将相应单据处理完成并提交至财务。如单据超期被退回，经办人需取回纸质单据并重新提交。 发票粘贴问题 若发票粘贴不符合要求，出纳通知经办人。经办人必须将粘贴合格的发票重新提交至财务。 3.7各种费用开具发票的注意事项 办公费 费用内容 指因公购买办公用品所产生的费用，