台塑集团管理制度信息管理讲述.ppt

台塑集团组织表 台塑石化公司组织图 管理制度程序开发质量控管事务流程 ERP连结OA系统自动稽核、催办流程 * * * * * * * * * * * * * * * 工程包商经由WEB进行工程请款作业，数据转入OA系统，由OA跟催监工复核 * * * 要做到付款的正确性是一个企业相当重要的问题，以台塑企业来说用了所谓的「四支钥匙」来达到付款的正确性并防止弊端的发生。 第一只金钥所指的是由采购部门输入订购单价。第二只金钥指的是由资材料库来输入收料的数量，而第三只金钥则是由检验部门来输入检验结果，最后的第四只金钥则是由会计部门来输入发票号码。 这四只金钥都看不到其它三者的数据，如此一来唯有资材料库所输入的数量乘上采购部门的订购单价等于会计部门的发票金额，再加上检验部门检验通过后，才可以进行付款。各司其职，可以减少弊端的发生。 * * * * * * * OK 建立管理推动部队: 专业幕僚强化管理机能 负责制度设计规划、执行推动与稽核 以勤劳朴实态度，追求管理合理化 永无休止的追求，达于至善之境地 致力于永续经营，是企业神圣职责 高阶主管强力支持与授权 * * * * * * * * * * * * * * 提案部门 提案部门 机能组 信息部 管理制度改善 意见反应单 确认需求及 合理性检讨 签呈报告 部门内便签 会议记录 主管 交办 交办案件 立案输入 交办单 案件 展延 程序员修改 程序 程序派送 申请 主管测试 及复核 核准 程序派送 机能组 交办案件 销案输入 交办案件 展延输入 Email 展延通知 Email 展延通知 Email 立案通知 主管 核签 主管 核签 案件验收销案 Y N Y N 符合 需求 Y N 制度 增修订 验收确认单 提案人 验收确认 专人验收 确认 * 输入改善提案内容 总管理处总经理室应于此日前覆文 追踪依据 * * 要求信息部应于此日前修改完成 * 意见单附件: 制度说明 * 意见单附件: 制度说明(续) * 意见单附件: 制度说明(续) * * * * 管理制度推动 上线步骤 * 管理制度推动上线步骤 颁布制度 发出公布函?制度纳入知识库管理 计算机作业操作讲解 到场说明、远距教学 总管理处总经理室 信息部应用处 各公司总经理室 订定办事细则 各公司实际执行人员 自主检查 总管理处总经理室 各公司总经理室 外部稽核 * 运用OA系统 加强制度落实 * 自主检查、外部稽核 落实管理制度之问题点 异常窗体未印 印出后未处理 未依制度规 定流程处理 处理时效逾期 外部稽核仅能抽查 无法达到全面性 由ERP自转OA系统直接EMAIL给相关人员 OA系统依设定之核签流程与时效管制严密控管是否依规定办理，否则由系统自动催办、稽核 问题点 传统检核方式 ＯＡ控管 * 范例: 受订差异反应单 * v 经办查明原由并拟定因应对策 签名后呈核 主管批示结案 主管交办 * 人工核签作业说明 主管自行记录跟催 部门人员打印『异常反应单』 主管批示结案 人工方式进行案件归档 经办查明原由并拟定因应对策 送交主管分析 主管交办 呈核 忘了印 经办不处理 主管忘了跟催 忘了送 交主管 寄送过程 文件遗失 归档后遗失 忘了交办 * 电子核签作业说明 E-mail 主管批示结案 主动提示追踪 ERP 系统产生之『异常反应单』自转OA系统邮寄给主管 归档计算机化 计算机自动提示主管逾期未完之案件进行追踪 主动跟催 计算机跟催经办人员逾期未完之案件尽速处理 主管交办 呈核 经办查明原由并拟定因应对策 无纸化 信息传递安全 、迅速、环保 计算机自动 管制进度 稽核跟催 * 「受订差异反应单」主管批示画面 * 「受订差异反应单」营业员提报后主管核签画面 * 范例: 请假单 填单后即自动依制度规 定之核签流程处理 * * * * 范例: 出勤时间检查清单 填单后即自动依制度规 定之核签流程处理 * * * 总经理室 经理室 主管 经办 OA 总管理处 总经理室 ERP 信息部 拟定处 理对策 撷取异常 案件资料 发送 Email 设定异常管制基准 人事 营业 生管 资材 财务 工程 保养 环安卫 协助追查原因 或修改管制 基准 计算机依制度规定之条件搜集异常案件 异常案 件资料 公司 核决 销案 协助 处理 上一阶主管 上二阶主管 自转交办单 逾期提示第三次起 逾期提示第三次 协助 处理 自转交办单 逾期提示第五次 协助 处理 自转交办单给 机能组组长 逾期提示第七次 * 案件时效管制 每二天再提示一次 累计第三次 提示 『上二级主管』 提示频率 提示对象 逾期类别 第三个工作日 提示 『目前处理者』及 『上一级主管』 分文延迟 交办延迟 核签延迟 销案延迟 收文日期3/1 3/2 分文延迟3/