高校档案管理创新探索.docVIP

高校档案管理创新探索 　　【摘 要】本文通过对高校档案管理现状的分析，对高校档案管理工作进行了创新性的探索，使高校的档案管理工作在新形势下充分利用自身的资源优势，为学校和社会提供信息服务。 　　【关键词】高校；档案管理；信息服务；动态化管理 　　0 引言 　　随着计算机技术和网络技术的发展和日益普及，现代社会已逐步进入信息化的社会，尤其是在高校中，信息化已经渗透到了学校中的各项工作中，在这个大的背景下，高校的档案管理工作如何适应信息化的要求，这就需要对高校档案管理工作进行创新性的改变，转变档案管理工作的传统理念，把档案作为一种信息资源去为学校的教学、科研等工作服务，使传统的档案管理理念由管理为主变革为以提供信息服务为主。 　　1 高校档案管理工作的现状及分析 　　1.1 档案管理理念保守落后 　　对档案管理都是“以藏为主，重藏轻用”。在档案使用方面大多都是“束之高阁，被动服务”。造成这种现状的原因一方面和传统的档案管理制度有关，另一方面也和长期不被重视，投入严重不足，专业人才缺乏有关。 　　1.2 管理方式单一 　　当前的档案管理方式主要都是针对纸制类档案、声像档案、电子档案三者并重的归档整理，大多采取手工操作管理；档案的查找、检索、借阅等基本还是人工操作方式。整个管理工作的效率较低，无法适应大批量文件查阅和异地查询的要求。 　　1.3 孤立、静态的档案内容 　　每个档案资料的归档分类由于延续的是传统的归档整理的方法，每个档案大多都是孤立的，即使有联系也只是有限的纵向联系。而实际上很多档案之间不但有纵向的关系，也有横向的关系，但在现有的档案管理中很难体现出来这些关联关系。 　　1.4 缺乏共享机制 　　在国内都会有几所或更多相同类型的高校，高校间设置相同专业的很多。每年各高校都会有很多的科研项目和课题研究，由于高校档案管理基本上都是自我封闭的，这就导致很多的科研项目或课题被不同的高校重复投入，这是对人、财、物的极大浪费。 　　1.5 档案呈现方式单一 　　现在大多数档案仍然是以纸质方式呈现的。虽然档案电子化、数字化的概念已经提出了，但对于档案电子化、数字化如何去做存在着不同的理解，再加上这项工作本身前期需要投入大量的人力和财力，使这项工作基本上仍停留在口头上，并没有实际操作。 　　1.6 缺乏专业的档案管理人才 　　档案管理工作是一个综合性很强的工作，对于档案管理部门，除了需要对档案管理相关的法律法规和工作流程熟悉的人员以外，还需要有了解计算机、网络、数据库、多媒体和信息等技术的人员。而实际情况却是档案管理部门就连专业的档案管理人员都很少，更惶论其他专业技术人员了。 　　2 高校档案管理工作创新性的探索 　　“以铜为镜，可以正衣冠；以古为镜，可以知兴替；以人为镜，可以明得失”，一个完善的档案管理就是一面镜子，通过档案我们可以了解一所学校校园文化的传承历程，一所学校在成长过程中的跌宕起伏，也可以了解学校在教学、科研、学生管理等方面的得失。要做成一个完善的档案管理系统，就需要打破现有的档案管理理念，引入现代化的管理方法和管理工具，使档案管理的信息化建设合理布局，为高校的信息化建设做好信息服务工作。 　　高校档案管理工作创新性的核心是档案管理的信息化建设。档案信息化建设的基础是档案的电子化和数字化。档案管理信息化建设不是简单将档案数字化就可以，而是需要对数字化后的档案进行综合分析利用，让这些档案连起来、动起来，让档案管理由被动服务转为主动服务。具体可以从如下几个方面进行创新性的变革： 　　1）档案管理理念的变革。档案从其概念上讲就是保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。但从信息学的角度去看，这些原始的记录却包含了大量的信息。这就需要对档案管理的理念转变为信息管理，将每一份档案作为一条或多条信息去对待，从信息管理的角度去建设档案管理系统。 　　2）建立档案信息资源库。高校的档案部门最大的优势就是收藏了大量的原始档案，这些原始档案就是一个巨大的信息资源库。通过对档案信息的优化组合的处理，提取档案中有价值的信息建立信息库，在信息库的基础上进一步开发利用，就可以为学校的教学、科研、学生管理等日常工作提供信息服务的支持。在建立信息库的同时，需要考虑信息库的资源共享问题。可以先在同类高校间建立纵向联系，实现信息的共享，然后可以与本地的图书、科技情报中心、数据中心或相关企业建立横向的信息共享。通过建立纵向和横向的信息共享机制，使高校的档案管理在服务高校本身的同时也服务了社会，这也与国家的信息化建设的要求相符合的。 　　3）引入新的管理方式。在人工管理基础上，引入计算机和网络技术，提高工作效率。对所有的档案信息和用户进行分级设置，然后根据用户级别开放相应的等级的档案信息。对档案信息