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常用公文写作 公文是用于单位与其他单位或个人沟通情况、协商解决问题的书面材料，公文都有一定的格式要求。 我司使用的公文种类主要有以下几种： （一）通知。适用于转批下级单位的公文，转发上级机关和不隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （二）请示。适用于上级机关请示指示、批准。 （三）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 （四）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （五）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （六）批复。适用于答复下级单位的请示事项。 （七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （八）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （九）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项 。 （十）计划。计划是对未来一定时期内全面工作或某项工作提出指标、要求及完成这些指标、要求而制定的措施、步骤、期限等的文书。 下面就详细介绍一下我们常用公文的写作方法。 通知 1、通知是上级对下级使用的公文，是下达上级单位指示，要求下级单位办理执行或需要周知的事项，转发上级、同级、下级或不相隶属机关的公文，颁发行政法规和规章或对下级单位工作进行指导，决定某个具体问题或召开某个会议所常用的公文形式。 如布置工作任务、人事任免、要求做什么事情等（公司关于月度品质工作要求的通知）；主管部门对业务单位的公文，如税务局通知执行新的报税时间、工商局的企业年检通知等；街道办也可通知管理处去开会。 管理处既不是业主的上级，又不是业主的主管部门，但管理处告知业主的一些事项也只能用通知的文体，如检修通知、活动通知、管理事项的变更（改变收集垃圾的时间等）。 注意：不能对上级和业务主管部门。 2、格式：标题由制发机关名称、事由、文种三要素组成，可以省略制发机关名称，如管理处用的通知：“关于××的通知”。开头即主送机关（指定此通知的承办、执行和应知晓的机关）；前言要写明制发通知的理由、目的、依据或情况；正文要写明通知事项，常分条写出，条目分明；结尾用习惯用语“特此通知”结尾，或事项结束自然结尾；署名和日期：正文右下方要签署发文单位名称和发文日期（正式公文要加盖公章）。 温馨提示（只能用在管理处对业主的提示） 改革开放以来所出现的新的公文，新的文体，内容与通知相近，通知是要做的和要知道的事，温馨提示是要别人注意的事，但表现的是一种服务意识，注意安全、注意宠物犬伤人、注意台风暴雨等。管理处是服务单位，因此，温馨提示有一定的内容可以使用，比通知的形式要好。 请示 请示是下级机关、单位向上级机关请求对自己所负责的或涉及到的某项工作或某个问题作出批示、答复、审核、批准时使用的一种文体。如分公司要增加2个人员编制，请示上级公司同意批准。使用请示要注意以下几点： 1、本单位职责权限范围内可以解决的、上级文件中已有明确规定的、目前上级无力解决的问题和事项不用请示，尽量做到一个事项一个请示。 2、当情况特殊，超出本单位职责权限范围和能力所限，非经上级机关指示、批准或给予支持而无法行事时才使用请示，且只能事前用请示。 3、不能越级和多头请示，要逐级请示，要向一个机关请示，受双重领导的可向一个机关主送，向另一个机关抄报，上级对下级的请示一定要及时批复意见，同意或不同意，或另外的处理意见。 4、平行单位不能用请示，可以用“函”的公文形式进行联系。 格式由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分构成。 （１）标题：以“三要素”为常见，也有用“二要素”的。 （２）主送机关：因请示属内部文件，所以主送机关一般用简称，书写的位置在标题下左侧顶格处。 （３）正文：请示的正文由请示的缘由（原因、依据）、请示的事项（说明事情经过、提出解决方案）、请示的结尾（期求谦和：当否，请指示。以上请示妥否，请批复。以上意见如无不妥，请予以审批）三部分组成。抬头：公司（不要加领导）（如请示管理员夏装用款） （４）发文机关和日期：如果发文机关出现在标题中，文末就只写日期即可；如果发文机关没有出现在标题中，那么文末则一定要落上发文机关，下面再写上发文日期。 对业主委员会的书面材料不能用请示。 四、报告 报告是下级单位向上级单位或个人向组织汇报工作、反映情况和问题、提出建议或意见、答复询问事项的常用公文，目的是向上级单位或组织报告有关工作情况和有关事项，使上级单位或组织了解某项工作情况或问题真相，以便上级单位或组织在决策和指挥工作时有据可依，一般不要求上级做出答复。 事前、事中、事后都可用报告形式。 2、上级对报告一般不批复。（需要上级提出意见的只能用请示） 3、例外情况：委托完成某一项工作，也可用工作报告，如审计