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论高职院校教学档案电子化过程的质量监控 　　［摘要］教学档案是高职院校档案资料最为重要的一部分，是评估高职院校办学水平的重要参考依据。电子化管理已成为高职院校管理教学档案的主要方式，教学档案电子化过程环节繁多，参与人员结构复杂，文章深入分析教学档案电子化过程存在的问题，并提出重视质监控强化档案电子化意识、建章立制增强档案法律意识、培训人员减少过程性失误、研发兼容性系统软件提高管理效率等四个加强高职院校教学档案电子化过程的质量监控手段。 　　［关键词］教学档案电子化过程性失误质量监控 　　［作者简介］易著梁（1968- ），男，广西桂林人，南宁职业技术学院信息工程学院，副教授，研究方向为计算机教育、软件工程、计算机网络、Linux技术。（广西南宁530008） 　　［课题项目］本文系2009年度新世纪广西高等教育教学改革工程“十一五”第五批立项项目“高等职业教育课程改革的质量标准与评价研究”的部分研究成果。（项目编号：2009A040） 　　［中图分类号］G712［文献标识码］A［文章编号］1004-3985（2014）15-0182-02 　　教学档案是高职院校档案资料最为重要的一部分，是评估高职院校办学水平的重要依据。随着计算机的普及，大部分高职院校已实现了教学管理的电子化，从教学计划的制订、教学计划的实施、教学过程监控到教学结果的评价，基本上都可以通过电子教学管理系统来完成相关的处理，教学档案电子化已是大势所趋。但由于教学档案电子化的过程中涉及的人员繁多、环节复杂，其质量监控问题常被忽视，电子教学档案质量整体不高，研究教学档案电子化过程的质量监控途径，对提高高职院校电子教学档案质量，强化教学管理有着非常重要的意义。 　　一、高职院校教学档案电子化的步骤及意义 　　（一）高职院校教学档案电子化的步骤 　　教学档案电子化是对数字化教学信息资源的一种全新使用和传播方式，即以计算机和通信技术作为物质基础，将教学档案数字化、系统化之后，利用计算机、网络进行信息处理和传播，体现了现代高技术的信息传播过程和高效率的信息利用结果。 　　1.数字化。高职教学档案包括教学计划、教学运行、教学质量与监控、教学建设与教学研究等教学管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，这些材料要成为电子教学档案，必然要经过数字化过程，即将教学档案以数字化的方式表现，并能够存在于磁盘等介质中，一般是磁盘防阵列或光盘库，方便用计算机读取。在庞大的教学档案数字化过程中，任何从事教学和管理的人员都会有机会以不同方式参与到这个教学档案数字化工作中，包括文字录入、图表扫描、声像录制等。 　　2.系统化。教学档案数字化存储在磁盘介质中只是完成电子档案的存储问题。若要方便日后查询和使用，就需要教学电子档案系统化。各高职院校都已经开发了各种形式的数字管理系统。教学档案的管理系统通常是利用计算机应用管理系统软件，通过计算机档案应用管理系统与光盘库的组合，可以实现电子教学档案的保管、存储、查询等功能，为教学改革实践和科研档案利用提供了一个广阔的平台。 　　3.网络化。高职院校教学档案管理电子化的目的是实现教学改革成果、教案、教材、优秀论文、实践实习、学籍、毕业生名册、学生就业情况等一系列教学信息资源的电子化管理。教学档案信息的网络化目的是实现教学信息资源共享，方便校内外档案利用者的使用。通常，高职教学档案涉密范围很小，教学信息资源的共享部分涉密可能性不大，因此，可以为广大师生和社会学习者提供一个良好的档案信息服务园地。教学档案网络化后，借助这一信息资源宝库，师生员工可以及时了解高校教学改革的最新成果和动态，形成一个紧密的教育教学信息网络体系。 　　（二）高职院校教学档案电子化的意义 　　1.提高教学档案的利用率。目前大部分高职院校基本完成了校园数字化工程，教学档案电子化是必经之路。利用校园计算机网络实现教学档案电子化管理，不仅可以让师生员工、合作企业行业的相关人员及时共享大量的教学改革与实践的成果与经验，提高教学与科研工作的效率，同时也可以通过网络系统面向社会提供相应的档案服务和教育资源。 　　2.促进教学管理，加强教学过程的监控。目前高职院校教学档案电子化方面已经取得比较大的进展，具体表现在普遍已经使用教学管理系统、学生网上评教系统、教师人事档案管理系统等电子化、网络化的信息管理手段进行教学管理。与此同时，高职院校的上级管理部门也往往通过对教学电子档案的监控与查阅，结合院校的办学实际来评估院校的实际办学水平。教育部2008年开始启用的《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》，要求所有独立设置的高职院校每学年须按要求填报数据，这些数据很大一部分其实就是教学档案内容，填报平台数据的过程也就是教学档案电子化的一个过程。从这个角度