论基层烟草分公司内部档案管理工作的信息化建设.docVIP

论基层烟草分公司内部档案管理工作的信息化建设 　　摘要：最近几年是我国档案事业变化最大和变革最快的一段时期，档案管理人员综合素质有了明显的提升，但是档案的信息化管理滞后于技术的发展。本文分析了基层烟草分公司档案管理中存在的问题，并提出了有效地改进措施。 　　关键词：基层烟草分公司 档案管理 信息化建设 现状 对策 　　现代信息技术的发展随着计算机和网络技术的进步而发展，在信息化时代，传统的档案管理模式已经不再符合时代发展的需要，利用先进的计算机技术实现科学和高效的档案管理是当前的新要求，也是档案管理迈上一个新台阶的有利时机。在档案管理中运用计算机技术，是档案管理工作走向办公自动化的必由之路。而且，把计算机技术运用于档案管理中，是高科技对管理现代化的重要提升，它具有传统的手工管理方式所不具备的明显优势，比如，可以快速的进行信息检索，准确的查找需要的资料，可以存储海量的信息，使用周期较长，对信息的保密性好，管理的成本较低等，这些优势提高了档案管理的工作效率，将档案工作人员从传统的繁琐的手工作业中解放出来，提升了管理的水平，减少了人力、物力、财力在档案管理中的投入，改变了我国档案管理与发达国家之间的差距，使档案部门的管理走上科学化、现代化、精细化的管理道路。 　　1 基层烟草分公司档案管理的现状 　　1.1 档案材料不够精确 　　因为缺乏专业的档案管理人员，再加上部分人员工作态度主观随意，由于一些单位、人员的工作经常变动，导致基层烟草分公司档案的记录时常中断，缺乏统一性，有的甚至出现信息错误，档案的不完整性使档案管理没有权威。 　　1.2 档案管理的硬件落后 　　基层烟草分公司的档案室大多设备不到位，没有实行电子联网，依然用手工操作的方式进行档案检索和利用，多样化的档案信息无法实现网上共享。 　　1.3 档案管理人员的素质有待提高 　　档案管理是一项系统性工作，具有很强的政策性和规范性，需要管理人员具有一定的政治素养和专业技能。然而，一些基层烟草分公司档案管理人员缺乏专业的工作技能，没有接受过专业培训，有的兼任多份工作，没有时间和精力对档案进行规范化管理。 　　2 提高基层烟草分公司档案管理工作信息化建设的对策 　　2.1 应用计算机技术实现档案的现代化管理 　　以计算机为核心的现代化信息技术在当前世界范围内应用广泛，各个行业都以先进技术为依托，实现自身的不断发展。在社会主义市场经济的要求下，档案管理工作面临着很大的挑战，市场给档案管理带来的冲击，迫使档案管理的改革。档案的数量越来越多，如果缺乏有效的现代化管理，就无法满足人们对档案的需求。档案工作的管理只是一种方式，主要目的在于利用。当前，档案工作的社会化发展程度不断提高，改变传统的管理和服务方式才能满足社会的需求。档案管理的工作量加大，复杂性增加，资料的查找难度大，是当前档案管理人员面临的主要问题。所以，基层烟草分公司要实现档案的信息化管理，满足日益增加的业务需求，必须利用先进的计算机技术。这种管理方式在档案管理的使用上，具有明显的优势。 　　第一，计算机技术在档案管理工作中的应用日益广泛。其中主要的表现是档案检索的使用，即利用计算机海量存储的特点以及快速的计算，在计算机系统中输入档案的检索信息，可以进行快速和准确的检索，确保检索的优质高效。 　　第二，在计算机系统中建立的不仅有电子档案，还有传统的固态档案。这样成立了一个内容丰富的数字档案室，这种以技术为依托的档案室，为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。建立在互联网上的档案室类型的网站，满足了使用者对开放的先行文件和历史档案的快捷查找。 　　第三，档案载体不再是传统的纸质，而是电子档案，各级行政部门的办公，各种企业的管理和经营方式也随之改变，出现了电子政务、商务等新型的办公形式，信息的传递以电子为介质。在数字化时代，各种信息的书写、传递、储存、检索和利用主要利用计算机网络，由原来可以感知的信息固态形式变为抽象的电子形式，即电子档案的发展。电子档案的数量还在加剧，对电子档案要进行前期的控制、按时整理、高效管理和推广先进技术。档案的管理人员应该适应当前管理手段变革的要求，掌握与时代同步的计算机知识。首先，要转变以往传统的管理观念，树立全新的管理理念，在借鉴以往经验的基础上，融入现代化计算机技术，主动加入到档案管理变革之中，为档案事业的长远发展贡献应有的力量。其次，档案管理者要加强服务意识，改变工作方法，创造优质的服务环境，促进档案信息的优质高效使用。 　　2.2 把计算机信息处理与档案信息管理相结合 　　最近10年是我国档案事业变化最大和变革最快的一段时期，档案管理人员综合素质有了明显的提升，但是档案的信息化管理滞后于技术的发展。档案管理是一个复杂的系统性工作，除了对档案材料的保管，