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高校智慧校园建设电子文档管理模式分析 　　在高等教育快速发展的现阶段，智慧校园是高校校园建设的发展方向，与常规校园相比，在智慧校园的建设和管理过程中，每天都会产生海量的电子文件，对这些海量的电子文件科学、高效、安全地进行管理，对其管理模式进行科学分析，对加快智慧校园的建设和发展有重要的现实意义。 　　1 智慧校园建设背景（以浙江大学为例） 　　当前，在我国高等学校中，随着网络技术、信息化技术、通信技术的不断发展和进步，各种信息化应用在教学、科研、管理、后勤服务领域发挥着越来越大的作用，基本上解决了学校业务部门的管理工作，取得了令人瞩目的成果。然而，各地高校在信息化建设中取得巨大成功的同时，仍然存在一些普遍、共性的问题，其中最突出的有：网络基础设施的接入手段比较单一，安全保障体系不够完善，信息之间缺乏必要的关联，容易形成信息孤岛，数字资源建设投入较少，各信息系统缺乏统一的信息编码标准，信息化安全及保障机制不够健全，尤其是不同部门之间缺乏信息的共享与交流，自动化程度相当低。诸多问题，迫切要求基于先进技术的智慧校园管理系统的出现，智慧校园管理系统是建设智慧校园的前提和保障条件。 　　浙江大学从2010年开始动工，将正在建设中的紫金港校区西区作为建设智慧校园的试验田，计划在2015年前把该校区西区建设成为智慧校园。智慧校园的“智”是指学校的智商，强调智能化与自动化，“慧”是指人的情商，强调人的灵性与创造力。智慧校园的理念，就是充分利用现有的网络技术、信息化技术、通信技术、物联网技术，提高高等学校的管理水平、科研效率和能力，改善师生员工的教学科研条件，优化学习、生活条件，创造优美、和谐的校园环境，充分发挥高等学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新中的重要作用。智慧校园的建设目标，就是充分利用当今先进技术实现上述智慧校园的理念，创造优质、高效的教学、科研、管理、育人环境，绿色、生态、和谐的校园。 　　2 智慧校园建设的保障条件 　　2.1 人力投入。为保证智慧校园建设各项工作的顺利开展和实施，首先必须保证各类技术和管理人员的投入，把科学配置建设智慧校园的人力资源作为第一要务来抓，建立一支智慧校园建设的专业队伍，这支队伍中必须包含有各方面的专业技术人员和管理人员。 　　2.2 规章制度建设和长期规划。科学合理的校园规划，可以最大限度地保证校园节地、节水、节能，使人财物得到最优组合。对属于投资大、周期长、难度大、影响面广的复杂型系统工程的智慧校园的建设，更应有一个科学完善、周全的长期规划。 　　2.3 校园网络化建设。校园网络化建设是智慧校园建设的重中之重的内容。浙江大学在智慧校园的建设规划中，将校园网络化建设分成以下三大部分。即网络基础设施建设、云计算平台和物联感知系统。 　　3 智慧校园建设中的电子文档管理模式 　　3.1 部门产生文档在线编辑和公开发布。对各部门产生形成的电子文件进行在线编辑是电子文档管理工作的第一步。文档在线编辑管理，是近几年才出现的电子文档流转新技术，该新技术集网络共享、文档实时编辑和纠错、集成数据库技术的高效检索等功能为一体，它允许用户远程操作文档，能够实现文档从创建、修改、审批、存储、转发、查询到重复使用的处理过程，从而使办公系统实现真正意义上的网络化、自动化和无纸化。文档在线编辑管理系统的主要实现技术，包括基于WAMP/LAMP框架的系统访问模型和基于AJAX技术的文档对象模型，及其基于Office在线编辑技术，等等。经过在线编辑的电子文档，在符合相关规定的前提下就可以公开发布。 　　3.2 电子公文管理部门的在线归档。对经过在线编辑的电子文件进行在线归档是电子文档管理工作的第二步。智慧校园产生的电子文件根据其来源可分成两类，一类是OA系统内形成的电子文件，另一类是OA系统外形成的电子文件。对于OA系统内形成的电子文件，利用OA系统电子公文归档接口与网络版档案管理系统无缝链接和数据转换实现归档，无缝链接的实现主要是通过在线档案服务器中设定电子公文预处理临时库，将系统内的元数据按一定格式导入后，自动转换到档案管理系统数据库，然后将电子原文与目录数据进行关联挂接；对于OA系统外形成的电子文件，通过电子公文管理部门的专职或兼职档案员预先建立目录数据库，然后将电子全文与目录进行关联挂接，并且对电子目录与电子全文进行捆绑来实现在线归档。 　　3.3 档案人员在线审核和数据上传。对已在线归档的电子文档进行在线审核鉴定，是档案管理者的一项非常重要的工作，因为所有离线归档的电子文件都必须通过档案人员在线审核，经鉴定符合相关要求和标准后，才能离线归档。审核鉴定的方法，是在电子文件管理系统设计阶段，便开始保管期限表制定工作，由计算机进行自动审核鉴定或者通过人机对话的方式进行半自动化审核鉴定