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苏州信亨自动化科技有限公司采购管理业务流程 王格绚 xinhengwgx@126.com 采购工作/管理 采购工作主要是适时、适量、适质、适价为生产部门提供生产所需要的原材料。 采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。 采购管理 采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。 与供应商结算 计划需求 仓库部门 采购部门 供应商 财务部门 订单 管理 结算 管理 收货 管理 采购 计划 用款计划 确认 供应商 送货 下单 采购部门的主要工作 资源调查 价值分析（在采购需求的前提下，提出采用更为经济和标准的替代方案） 询价及洽谈 供应商认证（UL CE CCC等） 价格审批 下达采购单 采购单跟踪 验收入库 结清 规范化的采购业务 BOM计划 手工追加计划 认证供应商 供应商文档 预算/权限审查 请购单 采购单生成 合并处理 打印采购合同 跟踪采购单 接受采购单 检验/免检 退货处理 付款处理 供应商业绩评价 审批？ 其它采购单？ 常规采购 规范化的采购流程 始 终 定单/质量/价格 质量/交货期/价格 控制点 差 良 询 价 比价 本章关注 请购流程 采购核价流程 采购流程 采购变更流程 进货流程 退货流程 　1.计划采购时所遗漏的需求。 　　　　2.超耗用料的额外零星需求。 　　　　3.非正常需求的其它需求，如客户的额外 订单或代购品（计划外领料）。 　 一般请购作业的时机 请购流程 根据BOM需求 主管核准请购单 请购单 采购询价确认 总经理核准价格 下达采购单 书面核准或 计算机确认 1.请购明细表 2.下达采购订单表 请购流程 书面核准或计算机核准 采购核价流程 寻找合格供应商 询/核价单 核价单确认 建档供应商料件信息 核准 主管签字 采购单进度追踪 采购单 采购单确认 需求确认 主管核准 供应商料件交货排程表 采购需求 书面或计算机 1.现有库存可用量 2.料号库存状况表 采购流程 采购变更流程 采购变更单或取消单 采购单进度追踪 采购变更单 采购变更确认 变更 变更核准 采购单 统计仓库库存 统计供应商库存 进货记录 送货检验单 进货单确认 到货检验 对应采购单 品质检验（收获/退货） 采购单 入库 验退 验退件未退 明细表 发票与送货文件 进货流程 N Y N Y 检验报告及材质报告 退货流程 品质主管签字 采购进度追踪 退货单 退货单确认 品质核准 不良检验 退货单 供应商采购进货表 料件历史进货记录 供应商进货明细表 供应商进货汇总表 1.决定是否冲销已交货 2.是否要指定结案 Y 采购业务调查项（一） 二、采购订单 1、公司材料的采购周期一般为多长？是否要采购该批材料由谁来决定？采购信息来源于哪些途径？ 答：采购计划一般一周变动一次，由哪位采购执行是采购主管确定，目前采购信息来源于：百度，阿里巴巴，中国制造。 2、一种材料一般有多少家主供应商？是否针对不同供应商有分配采购额度？ 答：一种原材料原则上应该有2-3家合格的供应商，比价格，性能，质量分配采购额度 3、材料的采购下单的流程是怎样？ 答：首先需要采购申请单，根据申请数量按照整包装进行购买。 4、当出现采购变更时，一般经过什么步骤来通知供应商，是否有书面的通知？ 答：当采购变更时，1.第一时间书面通知供应商取消订单并统计供应商库存数量，2.统计仓库数量。3.和技术部确认是否可以消化库存后变更。 5、目前采购管理有无使用软件进行管理？是否应用电子商务向供应商下单？ 答：目前由于公司还没用到系统，全部由手工下单。 采购业务调查项（二） 一、供应商状况 1、供应商大致数量及分布区域如何？ 答：根据材质价格区域做分别，如：电子类深圳，铝件类：南通等。 2、公司对供应商是如何管理的？是否进行了编码管理？是否做了分类管理？ 答：供应商评鉴表，进行编码管理及才产品的分类管理。 3、公司目前收集的供应商的信息都有哪些？这些资料对公司别的部门是否是保密的？ 答：目前收集的供应商信息有：营业执照复印件，税务登记复印件，供应商组织机构代码，这些资料应该对技术部开放。 4、公司在批准新的供应商时一般考核哪些内容？价格、服务请求、质量、交货状况、技术水平？ 答：供应商资质，质量，技术水平，价格都在考核中。