《采购战术与运营》第三章采购申请与采购计划管理.docVIP

第3章 采购申请与采购计划管理 引言 在现实工作中，我们常常要制订各种各样的计划，计划的制订可以对我们的工作起到引导作用。制订采购计划的目的，就是要根据市场的需求、企业的生产能力和采购环境容量等制定采购清单和采购日程表。制订采购计划是进行采购管理工作的第一步，它包含两部分内容：一部分为采购计划的制订，另一部分则为采购订单计划的制订。只有这两部分做到充分的综合平衡，才能保证物料的正常供应，并同时降低库存及其成本，避免应急单的发生，降低风险采购率。 学习目标 ·掌握采购申请的基本知识 ·了解采购申请的程序 ·掌握如何进行采购需要量的确定 ·了解如何开展采购调查 ·掌握采购计划的编制和执行 3.1采购申请 在日常工作和生活中，一般是有了需求才会去采购，而对一个企业来说，要进行采购也应必须先有需求，要做到有的放矢，不能盲目采购，否则会造成企业成本的增加或者生产不能顺利进行。因此，企业要根据各部门的采购申请制订采购计划。可以说采购作业流程，依赖于采购申请办理相关的手续。 3 1 1采购申请概述 1．采购申请的含义 采购申请，叉称请购，主要是指由企业各需求部门向负责采购的部门，提出在未来一段时间内所需物品的种类以及数量等相关信息，并填制一定的表格交由采购部门。 2．采购申请的功能 (1)确定需求及内容。由使用部门提出采购申请，需求才会相当明确，需求内容也不会发生错误。 (2)确定成本归属。由采购申请人说明需求物料的用途及成本归属，将有助于正确地计算各部门的损益。同时，采购申请部门或使用部门的主管，也得以行使审批的权力。 (3)有利于管理。将采购申请单位与采购单位分离，有助于管理采购工作，避免弊端。 (4)节省费用。如果由指定的部门统一提出采购申请，可避免损失数量折扣的优惠待遇。同时，由于集中调配，可以降低物料库存水准，避免不必要的浪费，节省仓储费用。 3．采购申请的注意事项 (1)由适当的采购申请人来进行请购。只有使用部门或统筹管理部门最清楚生产所需的物料。由这些部门提出采购申请，最能正确表达各项需求的内容与附属条件。若由其他单位提出，则难免会发生需求物品和请购物品不符的失误。 (2)以书面的方式提出。物料的采购，有时会涉及相当复杂的内容，若仅仅以口头方式提出要求，不但容易发生沟通上的错误，而且将来在验收时如果与实际的需求有差异，则买卖双方也会因口说无凭而发生纠纷。所以，以采购申请单详细记载所需物料的名称、规格、料号、数量和需要日期等内容，可以使采购申请的需求更加明确与具体。 (3)确定需求的内容。在请购中应确实表明申请采购物料的各项具体内容，包括物料的成分、规格、形状、色泽、操作方式、维护等各种特性，以及劳务的服务速度、次数、地点和态度等。 (4)以规格表明需求水准。使用部门对品质的要求水准，如果可以用规格表明，则应以规格表明其品质。其品质主要包括厂牌或商标、形状或尺度、化学成分或物理特性、生产方式或制作方法、市场等级、标准规格、样品、蓝图或规范、性能或效果、用途等内容。 (5)预算的限制。需求的内容及水准，通常与采购申请人的预算有密切的关系。因此，在提出采购申请之前，必须先对支付能力与愿意接受价格的上下限加以计算，以免采购申请内容超出预算范围。 4．采购申请单 采购申请单是采购作业的起点，通常是指由使用部门、仓储部门、生产部门或扩建专案小组等签发的单据。其内容主要包括申请采购物料的名称、规格、料号、申请采购数量和需要日期等，并涵盖了请购、采购、验收3种签核流程。这种一单多功能的采购申请单，通称为“物料管制单”。 根据用途的不同，采购申请单（物料管制单）通常有数联并以颜色区分，以便于分发送。 由采购部门留存的称准购单（第一联），由财会部门留存的称验收单（第二联），由计算机心留存的称验收单副联（第三联），由申请采购部门留存的称采购通知单（第四联），由仓储部门留存的称验收单物料联（第五联），由申请采购单位在开出时留存的称采购申请单（第六联）。 申请采购单位在填写采购申请单，并经其主管批准之后，留存第六联，以备查询，同时将其余五联送至采购单位承办。当采购程序完成后（经过询价、报价、比价、议价、核准几个环节），采购部门留存第一联作为日后备查的依据，将第四联送交申请采购部门，其余三联全部送至仓储部门。在采购的物料送达并验收后，仓储部门将第二联送交财会部门作为付款凭单，第三联交计算机中心输入资料。 采购申请单格式如图3 -l所示。 45 采购申请单（物料管制单）适用于一般消耗性的物料采购申请或机器设备维修的申请；对于机器设备等固定资产的购置，因其采购价值较大