《采购战术与运营》第四章采购订单与采购合同管理.docVIP

第④章 采购订单与采购合同管理 引言 采购订单和采购合同的管理是采购管理中的重要内容，一般企业在确定了需要量和供应商之后，就会向供应商发出采购订单，作为日后双方签订合同的一个依据。采购合同是在双方协商取得一致的基础上所签订的一种经济合同。可以说采购订单和采购合同都是采购合同中的重要环节，这一环节的优劣将会直接影响到采购的作业流程是否顺利。 学习目标 ·掌握采购订单的管理 ·了解并掌握采购订单的主要项目 ·分析订单在执行过程中应如何进行跟踪 ·掌握采购合同的主要内容 ·系统掌握采购合同的签订和管理 4.1采购订单管理 采购订单的管理是企业根据市场部门的计划、企业的用料计划和实际能力，以及相关的因素，所制订的切实可行的采购订单计划，并下达至订单部门执行，在执行的过程中要注意：对订单进行跟踪，使企业能够从采购环境中购买到企业所需的产品，为生产部门和需求部门输送合格的原材料和配件。 4.1 1采购订单的制定 1．准备订单计划 (1)市场部门提交的要货计划。要想制订较为准确的订单计划，必须熟悉市场需求计划或销售计划。对市场需求进一步分解可以得到生产需求计划。企业的年度销售计划在上一个年末制订，并被送至各个相关部门，下发至销售部门、计划部门和 75 采购部门，用来指导全年的供应链运作。然后根据年度销售计划制订季度、月度的市场销售需求计划。 (2)生产部门提交的生产需求计划。生产需求对于采购来讲可以称作生产物料需求。生产物料需求的时间是根据生产计划确定的，为理解生产物料需求，采购计划人员除需要具备一般的工艺常识外，更要熟悉生产计划。生产物料需求计划( MRP)是订单计划的主要来源，所以应格外关注。MRP系统中，物料需求计划来源于主生产计划、独立需求的预测、物料清单文件( BOM)和库存文件。编制物料需求计划的主要步骤：①确定毛需求；②确定净需求；③计划订单下达日期和订单数量。 (3)准备供应商群体供应信息资料。准备供应商群体供应信息资料也就是准备订单环境资料。在订单物料的认证计划执行完毕后，就形成该项物料的采购环境（订单环境）。订单环境资料包括以下几个方面： 1)订单物料的供应商信息。 2)订单比例信息。对于有多家供应商的物料，认证人员需确定每个供应商应分摊的比例。 3)最小包装信息。 4)订单周期。它是指从下单到交货的时间间隔。 订单环境资料一般使用信息系统管理，必要时订单人员可以从中查询生产所需物料的采购环境。 (4)拟订订单计划说明书。拟订订单计划说明书也就是准备好订单计划所需要的资料，主要内容包括订单计划说明书（物料名称、需求数量、到货日期等），并附有市场需求计划、生产需求计划和订单环境资料等。 2．评估订单需求 评估订单需求是采购计划中非常重要的一个环节，只有准确地评估订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制订出好的订单计划。它主要包括以下3个方面的内容：分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求。 (1)分析市场需求。订单计划不仅要考虑生产计划，还要考虑市场需求，分析根据市场需求制订的要货计划可信度，仔细分析市场合同签订数量、合同剩余量的各项数据，研究其变化趋势，全面考虑要货汁划的规范性和严谨性。只有这样，才能对市场需求有一个全面的了解，才能制订出一个使企业远期发展与近期实际需求相结合的订单计划。 (2)分析生产需求。分析生产需求，首先要研究生产需求的生产过程，其次是分析需求量的要货时间。在进行生产需求分析中，对企业不同时期产生的不同生产需求进行分析是很有必要的。 (3)确定订单需求。根据对市场需求和对生产需求的分析结果，就可以确定订单需求。通常来讲，订单需求的内容是：通过订单操作手段，在未来指定的时间内，将指定数量的合格物料采购入库。 3．计算订单容量 计算订单容量是采购计划中的重要组成部分。只有准确地计算订单容量，才能对比需求和容量，经过综合平衡，最后制订出正确的订单计划。计算订单容量主要有以下几个方面的内容：分析项目物料供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量和确定剩余订单容量。 (1)分析项目物料供应资料。在采购过程中，大家都非常清楚地知道物料和项目都是整个采购工作的操作对象。对于采购工作来讲，在目前的采购环境中，所要采购物料的供应商信息是非常重要的一项信息资料。如果没有供应商供应物料，那么无论是生产需求还是紧急的市场需求，都无从谈起，可见，供应商的物料供应是满足生产需求和紧急市场需求的必要条件。从一个简单的例子来看，假如某企业想设计一家练歌房的隔音系统，隔音玻璃棉是完成该系统的关键材料，经过项目认证人员的考察，该种