关于quot;文书档案一体化quot;的若干认识.pdfVIP

专题论坛 2015年8月 关于文书档案一体化的若干认识 陈素华 （北方机电工业学校 河北张家口 075000） ： ，随着社会经济与科学技术的不断发展，文书档 摘 要 作为一项重要的信息资源，文书档案在人们的日常生活和工作中发挥着非常重要的作用 案的管理工作也正面临着一个全新的形势。文书档案一体化是其发展的主要趋势，本文将重点探讨文书档案一体化的基本特点、文书档案一体化过程 中存在的问题以及改善这些问题的相关措施。 ： 关键词 文书档案 一体化 重要性 措施 政府机关、团体以及各企事业单位在进行日常的行政管理事物的过 位的信息化文档资源的利用程度偏低，工作人员想要查找相关内容经常 程中，会将通用文件转化为档案形式，这一部分档案也就是“文书档案”， 会遇到各种问题，花费较多的时间和精力，这种“有档难用”的困境也为文 文书档案内容多样，包括命令、指示、信函、简报以及会议记录和计划总结 书档案一体化工作增加了一定的难度。 等。文书档案是各部门工作中的重要内容，对这项工作的发展规律进行经 此外，很多工作人员在收集通用文件的过程中由于缺乏必要的沟通 验总结具有非常重要的意义。 机制，经常出现对同一内容进行重复收集的现象，这不仅浪费了时间，也 一、文书档案一体化的基本内涵 为归档工作带来了不必要的麻烦，很多单位对于不同类型的文书档案的 简单来说，文书档案一体化是一个全面的、综合的文书档案管理的过 归类整理不够明确，虽然有时收集到的材料比较全面，但是类目不够清晰 程。在这一过程中，档案管理人员需要从文书管理和档案管理的全局出 对资源的查找和利用带来了极大的不便。 发，对文件的产生、文件办理再到档案的形成和归档这一系列的环节进行 三、提高文书档案一体化工作效率的相关方法 全面的管理。文书档案是工作单位档案体系中的一部分，为了保证这部分 为了提高文书档案一体化的工作进度，首先，相关单位一定要注意引 档案的完整性和实用价值，通用文件到文书档案的转换过程中，一定要保 进全新的技术与设备，推进文档一体化工作实现办公自动化的进程。通过 持数据的真实性和通畅性。 办公自动化技术，各类文件的归类和整理工作更加易于操作，工作人员可 文书档案一体化工作包括四个基本的工作环节，首先是文书档案实 以对有价值的文件进行及时保存和浏览。在利用办公一体化进行文件保 体生成的一体化，这是文书档案一体化的首要内容，是进行其它工作的基 存的环节中，工作人员可以按照时间顺序或是条目类别进行文件归纳，依 础。其次是文书档案管理工作的一体化，这项工作是文书档案一体化的重 照工作需求，将不同类型的文件归纳于不同的类别之下，这可以帮助相关 点工作内容，只有管理得当，才能保证资源被有效利用。之后是文书档案 单位建立完整的文档资源数据库，提高文档资源信息化的利用程度。 信息利用的一体化，在科学技术不断发展的新形势下，文档的利用方式也 推进文书档案一体化的工作进程，不仅需要技术和人才的支持，也需 在发生变化，文档资源利用的有效程度也在不断提高，文书档案信息利用 要完善的制度保障，文书档案一体化工作应该注重利用全新的管理理念 的一体化是文档一体化工作的核心内容。最后是文书档案整理规范的一 及管理方法。举例来说，目前部分地方行政单位已经将文档一体化管理工 体化，这项工作的主要目的是对文档一体化工作中存在的问题进行分析， 作纳入到了当地信息化建设工作的规划进程之中，在互联网的支持下，各 为之后的文档一体化工作积累经验并提供理论指导。 个部门和各个地区之间的文档资源的联系和交流逐渐加深，在政府部门 二、文书档案一体化的必要性及工作过程中需要注