浅谈自助扫描与打印安全管理模式.pdfVIP

.d鸣之:2 .. 1管理与实践 Management Practice 溃i提交皑白回白描与 盯回§22筐盟i醺虱 。北京临近空间飞行器系统工程研究所陈超王静潘景璐康吴 涉密文件作为军工单位国家 秘密的重要载体，其流转使用关 系到国家安全和利益，纸质涉密 文件因业务需要往往通过扫描、 复印的形式实现数字化转化和流 转传递。 而军工单位的涉密文件 普遍具有数量多、密级高、流转 速度快等特点，随着科学技术的 20 忡一一一一-一…._....u_. 一……坷。 ‘ ……一一一一一一….... 一 进步和企业信息化水平的提高， 传统复印室式的文件流转模 式逐渐暴露出一些安全隐患，已 不能满足军工单位的发展需要。 传统管理模式的不足之处主要体 现在以下 3 个方面: 一是纸质涉密文件的复印和 扫描内容不便审计，存在降密输 航天工业管理 I 2016董事 第4期 A也-..::1:在 Management Practìce 筐理与实践 产生的纸质涉密文件的全生命周 期管理。 为实现涉密文件全过程管 理，实现扫描与复印操作的自助 化，同时考虑到复印操作的自助 服务模式实现难度较大，研究所 采用扫描与打印组合的方式代替 原有的复印模式，并与打印系统 集戚，利用二维码技术在涉密文 件的产生阶段对其进行标识，在 每个文件的流转和终结阶段利用 二维码进行流程管控，保证了涉 密文件的安全性。 用户扫描与打 印操作流程如图 2所示。 系统需要满足涉密信息系统 使用要求，实现以下功能性需求 与非功能性需求 : 一是实现涉密文件扫描与复 印的全自助化。 实现涉密文档基 于审批流程的安全管控与自主化 输出，结合现有系统使用二维码 结合现实需求有针对性地整合优 化当前管理系统的功能，最大限 度地确保国家秘密安全，成为各 军工单位亟待解决的管理难题。 -、系统的构建与实现 目前，北京临近空间飞行帮 系统工程研究所从实际情况出 发建设完成了一套统一的 自 助 扫描与打印管理系统(见阁 1 ). 从根本上改善了原有流程中存 在的不足之处，真正实现了事前 防范、事中控制、事后审计。 为 方便不同用户的使用需求，系统 采用 B/S 和 C/S 双重架构，配 套了扫描仪、刷卡器等设备进行 二维码的输出 。 除此之外，涉密 文件的销毁、归挡、外送以及工 卡的注册也都与原有打印系统进 行了集成，实现了对扫描与复印 出的风险。 按照目前的工作流程， 用户提交的复印与扫描作业仅靠 任务名称来进行标识，审批人无 法做到实时、准确的审批，这种 无法精确审查的方式显然已不能 满足当前的工作需要。 二是复印与扫描需设置专人 管理，效率较低。 目前涉密文件、 密码电报的复印、扫描工作仍采 用人工方式.存在较多的人为因 素，易产生账物不符的情况，不 仅费时费力，而且存在安全隐患。 三是复印产生的涉密文件可 追踪性差.存在安全风险。 按照 以前的管理模式，打印监控与审 计系统仅管控打印机产生的文 件 ， 无法对复印产生的涉密文件 进行精细的电子化管理，存在一 定的泄密隐患。 因此，如何针对涉密文件流 转的阶段特点进行优化管理，并 普 通 用 户 ~ fP泌川J?I ~ d 川 崎 ~ ptidill|l j1 ~ 服务 器 涉密网络 特 殊 用 户 客 户 端 如 巾 打 印 间 iUUt飞在 II~品íIi41tJ 11) 1 frt， )I}尚 íIi ì 1 在尸端i?t的仪-tT(IJfJL I 系统结构示意图 --一-一……一一------44 21 固1 20偷去军 · 第4期 I j抗灾工也管理 3罗况sι筐理与辍坝抖抖如实跚如如如陇扣Man胁阳 …a 申请人登陆系统.发起扫描打印申请 统应在自助的基础 上实现打印操作的 二、应用效果 申请人在刷卡器处刷卡.选择扫描选项 | 事先审计功能，即 将文件放入扫描仪进行扫描.完成扫描文件 杏 用户需先将文件扫 自助扫描与打印管理系统自 输入 描进入系统，经审 开发完成后向全所用户开放，根 批人确认用户扫描 据用户的反馈意见，该系统能够 审批人预览扫描内容 内容后方可进行自 较好地满足用户需求，真正实现 助打印输出，从源 了复印内容可审计、可追踪的要 头上杜绝传统模式 求。 系统灵活自主的服务方式很 申请人在刷卡器处选择审批后的作业 | 中审批流程与实际 好地贯彻了以人为本的思想 文挡不符的问题。 理念，同时也在很大程度上缓解 打印机输出作业.扫描打印流流程结束 | 五是日志记录 了档案业务人员的压力。 通过实 图2 扫描与打印操作流程图 与权限分配。 作 现与原有系统的集成，大大节约 为文档安全管控 了系统建设和人力成本， 使得管 对文件进行标识，以区分原件与 系统，应对用户登录系统及输出 理效率和信息化水