行政助理（前台文员） 职务说明书.docVIP

行政助理/高级行政助理（前台文员）职务说明书 一、岗位基本信息 编号：KJ-ZWSMS11 日期：2008-5-4 岗位名称 行政助理/高级行政助理（前台文员） 所属部门 定 无 职位联系 可直接升迁的职位：可相互转换的职位： 协调沟通 1、外部沟通、接待的有效性，妥善接待来访，准确转接来电； 内务管理 2、视情况保证传真收发的及时（紧急传真在3分钟内，普通传真在半小时内）； 3、会议室安排时效性，会议室的合理安排、使用、管理、布置、维修，公司会议的茶水供应； 4、保持办公区域整洁，负责午休期间灯光管理； 5、严格遵守岗位规章制度，不能出现泄密、假传指令等现象 办公用品管理 6、汇总办公用品申购计划表； 7、保证各小区办公用品及时到位； 8、办公用品费用报销； 固定资产管理 6、固定资产管理规范性，保证固定资产的完整； 工作台帐 7、建立相关工作台帐； 其他事宜 8、及时准确地完成上级交办地其他临时任务。 三、岗位权限 1 办公用品的申购权 2 各种会议地点的选择权 四、工作台帐明细表 1 传真接收登记台帐 2 传真发送登记台帐 3 会议室使用登记 4 办公用品领用台帐 5 设备借用登记表 6 固定资产台帐 五、工作流程明细表 1 前台接待工作流程 2 传真发放流程 六、工作交接内容 1 通讯录 2 工作流程明细表 3 工作台帐明细表 七、工作考核 考核指标 权重 礼貌、热情接待来访人员，确保办公区域秩序 10% 负责非工作时段的加班人员签到，保管会议室的钥匙并做使用登记，及时锁门，确保会议室及办公室的安全管理 10% 接听总机外线打入电话的查询并接转，确保主机不长时间占线 10% 负责公司外部来函、邮件、报纸等物品的转接及登记工作及报纸、信件、刊物的预订、派发 10% 将公司传真接收发送并登记；对外传真及时发送并登记核对 10% 负责公司图书管理、报刊订阅及宣传资料、主要活动的照片档案管理，建立公司文化所需要的文件系统 10% 对公司大事记、宣传册策划制作，保证完整及时性 10% 协助经理接待、安排领导各相关单位来访人员 10% 将报纸上地产、物业相关信息摘要剪裁并在信息栏上张贴后收集装订入册 10% 完成上级交给的其他任务，并能主动协助其他岗位完成有关工作 10% 礼貌、热情接待来访人员，确保办公区域秩序 10% 负责非工作时段的加班人员签到，保管会议室的钥匙并做使用登记，及时锁门，确保会议室及办公室的安全管理 10% 八、任职资格 项目 内容 性别 女 年龄 30岁以下 专业资格 秘书类资格证 教育背景 大专或以上学历 经验 工作细致和有条理化，语言表达能力强，有一年以上接待工作经验； 知识结构 熟悉公文写作、文件的核实、资料及物品的管理； 能力 良好的沟通与协调能力、学习与创新能力、敏捷的反应能力、良好的心理承受能力； 品性素质 认真、细致，具有强烈的责任感及保密意识，富于团队精神； 其它 熟练操作各类办公软件及设备，中文打字速度60字/分钟以上；形象端庄、大方、热情； 北京珠江世纪物业管理有限公司 职务说明书