行政前台工作职责070116.docVIP

行政前台工作职责 行政前台接待 接待来访者 接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。 接待咨询者 若有咨询者来访，应及时请业务部门的咨询顾问或行销客服部的人员来协助接待。 接听转接电话 前台是总机电话，一般电话打进后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接。 接听咨询电话 若在前台接到咨询电话，若对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至营销客服部。 接待推销人员 上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时，如午餐时间等再来。 频繁往来的相关人员的接待 快递 目前一直在联系的是“一统快递”，联系人：“张建飞” 联系电 话：010“一统快递”会在早11：00~11：30，下午17：00~17：30来我公司收取快递，公司业务同仁快递费由自己现付，分公司行政部门相关人员的快递费用月结，产品事业部、教练事业部、皮纹事业部等三个部门的费用也是月结，但是快递客户联由该部门相关人员自行保管，月初各自填写费用申请单，单独报账。分公司行政部门月初填写费用申请单，由上级主管即行政主管签字后交由财务至总公司申请费用，一周后到财务处领款并与快递公司结账。 物业公司 我公司的物业公司名称为银达物业管理公司，物业可提供的服务包括：室内的电源安全管理；锁具的维修；信件的代收；电费的收取（每月会先送一次电费账单，用电费账单填写费用申请单并由主管签字后交给财务，财务缴费后查收电费发票交给财务）； 电话安装 孙明负责安装公司内部的电话，改线、新电话的申请等，具体的程序行政主管会比较清楚，只需记录孙明电话即可，若产生费用，填写费用申请单给财务，向财务申请费用支付。孙明，联系电话： 送水公司 我们常联系的送水公司有一家“ ”一桶水10元，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每到月初时结账，填写费用申请单向财务申请费用支付即可。 预订机票 公司需外出人员的机票的预订的工作，常联系航空售票处为“”送票员小张，预订电话：010机票主要是廖总出差最多，要即时查询，最快的时间内确定，机票折扣浮动较大，错过很容易出高价票，一旦查好合适折扣，需准确出票，现在国内航班全部可以使用电子客票，只需让售票处确定好机票后把确认信息发到前台工作人员手机上，再由工作人员发至出差人员手机上以确认，外出人员即可带有效证件，去机票柜台直接办理登机手续。与售票处结款可以不用着急，收到电子客票报销联后填写费用申请单交与财务，并用申请下来的款项支付机票款即可。 行政前台与各部门的沟通 与财务部的沟涌 每月月底名片款，缴款事项 月底25日之前将本月内所有名片款上缴财务，同时附“名片制作明细表”一份，以备财务查阅。 每月月底公司用IC电话费，缴款事项 月底25日之前将本月内公司用IC卡电话款上缴财务，同时附“电话充值明细表”一张，以备财务查阅。 每日晚库房卖出产品，产品款缴款事项 每日晚17：00将当日产品款全部上缴财务，同时附当日缴款四联单为原始凭单，以备财务查阅。 4） 行政部产生的与前台有关的费用，填写费用申请单交由财务，核准给付。 5） 其它临时性需与财务部配合事宜。 与客服部的沟通 大会后常会协助到客服部做一些资料的采集录入等。 其它临时性需与客服部配合事宜 与人事部的沟通 公司有人员招聘时，协助人事部门给应聘人员打电话通知应聘的各项事宜。 其它临时性需与人事部配合事宜 与业务部的沟通 为业务同仁服务： 产品购买（参照第三条第1款） 宣传品领用(参照第三条第3款第4项) 电话卡充值（参照第五条第5款） 考勤卡领用（参照第五条第2款） 快递：定时通知业务同仁快递取件时间，配合业务同仁发送快递，快递费业务同仁自理。 其它。 与总公司其他部门的沟通 总公司相关人员 需与总公司协调的事宜，由主管交办前台后，与总公司联系得到总公司的协助处理。 产品事业部 临时性需与产品事业部配合事宜 皮纹事业部 临时性需与皮纹事业部配合事宜 教练事业部 临时性需与产品事业部配合事宜 行政前台库房管理 库房管理准则 时效性：当日的产品出入库做到有记录 购买产品时间为每日AM：09：00~11：30 准确性：因为本公司库管的特殊性，库房不但有产品管理，还有产品销售，所以库房管理人员应准