第三章第二节收发文处理.docVIP

第二节　收发文处理 一、文书的审核 （一）概念：对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。 （二）审核要求： （1）审核中发现问题逐一纠正； （2）一般性问题可以直接修改； （3）需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或承办部门共同协商。 （三）审核的工作程序： 1、明确审核范围 属于例行或事务性的文书就不必审核 确定是否需要行文 可行可不行的文一律不行 通过口头、面谈或电话能完成请示、答复事项，则不行文 与已经发出的文件内容重复的，不需行文 审核文书内容 审核文书内容与有关规定是否一致 政策界限是否清楚明确，有无笼统模糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处 提出的意见和办法是否可行 检查文字表达 检查文字是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑 文字有无错漏 标点符号是否正确 事实陈述是否清楚明白 理由的说明是否充分有力 结论的提出是否明确具体 检查文件体式 检查文字是否恰当 格式是否规范完备 标题是否反映内容 密级、处理时限定是否恰当 主送单位、抄送单位是否符合规定 检查文书在处理程序上是否妥善完备 检查发文的名义是否合适 是否须交一定会议讨论通过 文书涉及其他部门，是否已征得相关部门同意 注意事项 书写不工整或改动过多的文书，应重新誊录 审核中发现问题必须及时解决 相关链接 1、复审：即在正式印制之前，可以对文稿进行再次审核，以保证文件审核的质量。 2、复审重点： （1）检查文书的审核、签发手续是否完备 （2）附件材料是否齐全，附件的份数。页数是否符合正文要求，内容是否完整 （3）格式是否统一、规范 二、文书的拟办 （一）概念：对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。 （二）文书拟办的要求： 1、熟悉有关政策和规定 2、熟悉本单位各部门职责范围及业务情况 3、熟悉办文程序和有关规定 4、拟办意见要符合规定和实际情况 5、拟办意见力求准确、及时、简洁 ★★点评 拟办是秘书为领导批办文件所做的准备工作，包括： 在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人姓名和日期 查询并附录文件中涉及的有关指示和规定 查询以前处理同类事情的有关文件，使批办前后衔接具有连续性 对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别，为领导批办提供依据和参考 拟办的工作程序： 1、明确拟办范围 （1）需要传达、贯彻执行的文件 （2）报送来的重要请示或报告 （3）需本单位领导参考或知道的文件 2、阅读文书内容 认真研究文件的内容和发文单位的要求，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。 提出拟办意见 根据文件的内容要求，在“收文处理单”的拟办中简明扼要地写明文书处理方案和理由，并署上拟办人的姓名和拟办日期。 注意事项 拟办意见要明确具体 应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门 写清承办的时限和要求 写明发送范围和阅读范围 三、文书的承办 （一）概念：是按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情，具体处理文件的工作。 （二）意义： （1）是文件处理的关键环节 （2）是具体解决问题的阶段 （3）是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。 （三）承办要求： 1、认真领会拟办、批办意见 2、文书的承办要区分轻重缓急 3、来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考。 4、已承办和处理完毕的文书，及明清理，并将有关情况及时说明。 5、办理完毕的文书和待办的文书分别保存 ★★点评 承办是对需要办理的工作具体执行或解决的问题。进行承办要按政策规定和领导批办意见，在规定的时限内处理。属于需要两个以上部门联合承办的事项，主办部门要主动会同有关部门协商处理，协办部门要积极配合。 （四）承办工作程序： 1、了解文书内容 阅读文件，了解文件精神，明确需要办理的具体事项。 研究批办意见 看批办意见的内容，了解领导意图，明确领导对该文办理的基本想法和要求。 进行具体办理 遵循有关政策、规定，根据领导的意图、意见，结合本部门的情况，借鉴以前对相关问题处理的做法，贯彻落实文件精神。 注意事项 承办包括办理有关事宜和撰文答复 文书具有时效性，应在承办时限内完成文书办理 属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因及时退回。 注办文书。收文承办后，要在文件处理单上简要注明文书办理情况和结果。注明是否已经办复、复文字号、日期。通过电话或口头答复的，注明答复情况，签上承办人姓名。无需答复或传阅的文件，注明“已阅”，签注阅知的日期。 相关链接 批办：即领导对文书如何处理、办理原则、办理中应注意的问题所作的批示。 四、文书的催办 （一）概念：对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。 （二）催办的要求： 1、催办过程中发现问题及时汇报 2、要