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如何提高高校院系办公室管理水平 　　摘要：本文以为在新形势下，高校院系办公室要提高管理水平就必须从四个方面入手：明确职能，准确定位；健全制度，规范工作；办文办事，提高能力；办公信息化，高效管理。 　　关键词：高校院系 办公室 管理水平 　　 　　随着经济的发展，社会的进步，我国高等教育事业进入了一个前所未有的发展时期，高校的整体发展以院系为基础，院系的发展离不开院系办公室的周到服务和协调管理。这对提高院系办公室的管理水平提出了新的要求。高等学校的院系办公室是在院长和分党委(党总支)的领导下，为全院教学、科研提供服务的行政办事机构，是联系学校的纽带，起着沟通上下、协调左右的中枢作用。它对上是接受落实机构，对下是布置、督促机构，对内是管理服务机构，对外是接待联络机构。在当前高等教育快速发展、高校教育改革不断深化的形势下，要求院系办公室的管理工作必须适应发展的新形势，服务上台阶，管理上水平，更好地发挥其在院系工作中的纽带和中枢作用，真正起到参谋、沟通、协调和服务的作用。因此，要做好院系办公室工作，必须从以下四个方面入手。 　　 　　一、明确职能。准确定位 　　 　　在高等学校中，院系办公室在履行教学、科研和后勤三大职能中起着重要的作用。因此正确认识院系办公室的地位和作用，对高校完善管理环节，更好地履行社会职能具有积极意义。现实中，部分高校在实际工作中存在着一种轻视院系办公室工作的观念，认为办公室仅仅是跑腿打杂的事务性工作，无足轻重，无关紧要，而办公室工作人员往往也因缺乏压力，形成得过且过、被动应付的心态，导致办公室职能不同程度地被削弱。 　　学校对院系办公室的定位必须有一个清醒的认识。办公室人员是院系党政领导的参谋和助手，是参与院务、管好事务、搞好服务的重要力量。办公室人员的素质和水平直接影响着院系工作的效率，关系着院系与学校部门的沟通和协调。要提高院系在教学、科研、服务社会等方面的综合实力，就必须加强院系办公室建设，切实提高院系办公室的管理服务水平。院系办公室的定位，从学校层面看，是高校管理的一个重要环节，既是学校部署的有关行政工作承接者、落实者，又是联系有关业务部门的桥梁纽带，通过院系办公室的的工作，推进学校各项行政工作的实施。因此，从学校大局看，院系办公室是推进学校行政工作的重要环节，必须将院系办公室建设纳入学校工作的重要议事日程，并切实采取有效措施，加大投入，加强对办公室干部的培养和管理，提高学校的整体管理水平。从院系工作层面看，院系办公室在日常工作中，主要有以下几种职能：第一，管理职能。这是办公室的主要职能，其管理工作主要是日常事务管理、教学管理、学生管理、文件档案管理、财务管理及房屋设备管理，等等。第二，助手职能。院系领导大部分是教学科研和行政双肩挑，又多是学科带头人，因此精力有限，院系领导进行的行政管理主要是通过办公室的管理职能来体现的。第三。信息沟通和反馈职能。由于办公室是沟通上下联系左右的枢纽，大量的信息交汇在办公室，因此信息沟通和反馈就成了院系办公室工作的一项基本职能。第四，服务职能。管理就是服务。院系办公室的特点决定了其服务必须是全方位的、多层次的、综合性的，既要为领导提供决策服务，又要为教师提供教学、科研服务，同时还要为学生提供学习、生活服务。职责明确，才能定位准确，定位准确，才能在工作上不缺位，不越位，才能提高工作的积极性和主动性。 　　 　　二、健全制度，规范工作 　　 　　院系办公室工作纷繁复杂，千头万绪，俗话说：“没有规矩，不成方圆。”如果没有一个长期的、稳定的、公平的力量来制约，全院师生员工便无章可依，无所适从，同时也会导致院系领导一事一议，院系政策朝令夕改，这将会导致全院系处于一种松散状态，失去应有的凝聚力。要避免上述现象的产生，最有效的办法就是实行制度化的管理。制度化管理其实质就是依法治校。实现制度化管理，有利于大家有章可循，人人按章办事，既规范了办公人员的行为，又提高了办公效率，而且减少了内耗，凸显了公平，同时又最大程度地避免了领导按照自己的主观意志来决策，确保领导管理行为的权威性。 　　办公室要根据相关政策规定，结合本院系的特点，建立一整套科学的内部管理制度，以此来规范院系的工作，引导全院系师生员工的行为。院系主要的规章制度应该涵盖教职工聘任与考核、专业技术职称评聘、科研项目管理、财务管理、办公室岗位职责、教职工福利制度、实验室及设备管理、会议室管理、办公用房管理、水电使用管理等，并在此基础上严格执行规章制度，加强督查，建立规范的运行机制，做到工作规范化、执行制度化。 　　 　　三、办文办事。提高能力 　　 　　办文、办会、办事是对办公室的主要职责的概括，院系办公室作为学校的一个基层综合管理部门，要进一步围绕学校的办学目标提高管理水平，首要的切入点是做到公