浅谈电子财务数据档案的管理与保存.pdfVIP

浅谈电子财务数据档案的管理与保存 李小娟 (咸阳陶瓷研究设计院，陕西咸阳 712000 ) 摘要随着会计电算化的普及和应用，形成了越来越多的电子财务数据档案。针对电子财 务数据档案的管理与保存不同于传统的财务档案，阐述对电子财务数据档案的日常管理与保存。 关键词电子财务数据;管理;保存 -、电子财务数据挡嚣的特点 资料。但因其涉及范围广，且分析结果一经得出，可以直 电子财务数据档案是指在会计电算化的应用中形成 接打印、复制或传出，所以存在财务数据泄露的潜在风 的存储于硬盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账 险。因此，在进行相关财务数据分析时，应在专用机器上 薄等财务数据资料和系统运行中使用的各种应用软件程 操作，避免存在风险，给企业造成损失。 序。另外，企业日常财务工作中形成的相关数据分析资 电子财务数据档案的应用应当划分权限，对电子财 料、审计所形成的相关财务决算数据也属于电子财务数据 务数据档案按内容规定不同的使用权限。普通财务数据可 档案。作为会计电算化的产物 电子财务数据档案， 较大范围使用，涉及企业核心财务数据的，仅允许一定级 拥有许多新的特点。→是电子财务数据档案的存储介质具 别的人员使用。对于设计的程序文件、数据结构文件等， 有多种形式，既可以存储于可读写的介质中，又可以存储 则只授权给企业负责人和程序开发人员使用。通过这样的 于不可读写的介质中，还可以打印输出存储于纸质介质 设置，保证电子财务数据档案的安全性，减少人为修改数 中。二是电子财务数据档案容量大、体积小、占用存储空 据的可能性。另外，要对电子财务数据资料加入防改写措 间小，但易于被修改、复制，便于携带和传递。三是电子 施，使用者只能查阅所需信息，而不能对其做出任何修 财务数据档案不具备传统会计档案的直观可视性，电子财 改。 务数据档案大多不能直接视、读，必须在特定的计算机硬 (三)财务电子档案的查阅 件与软件系统环境中才可视。四是电子财务数据档案的内 企业应当建立完善的财务电子档案的查阅制度。查 容广泛，不仅包括会计电算化中形成的相关数据资料，还 阅电子财务数据档案时，按照档案管理的有关规定，根据 查阅内容，按照规定的权限授权申批， ;}].理借阅手续。对 包括相关系统应用软件程序。 所有使用电子财务数据档案的人员要进行登记，并将登记 二、电子财务数据挡囊的管理 (一)建立电子财务数据档案管理制度 表作为档案资料存档备查，以促使相关人员增强自我保护 目前