科学采购档案装具确保档案信息安全.pdfVIP

I警1酶擅攘攘暴自IJI髓I~量息~牵引 t 巳唐山师范学院中文系张小忠 摘 要档案装具是确保档案安全的生命线。科学采购档案装具，确立对档案装具有害因素的检测机制，是实现档案装具规范 化、标准化和系列化的重要途径。 关键词档案装具科学采购档案安全 尽管国家档案局办公室早在 1988 年6 月 15 日就已经发出了 失蓝图 1589 卷，底图 1370 卷，资料477 册及部分经营、基建和人事 档案。 [lJjt其是2{)()8 年的四川汶)118.0 级地震，致使汶川、北川、平 《关于国家档案局对档案装具定点生产的通知}，但是，由于种种原 因，档案装具的现状不是尽如人意档案库房与设备不符合规范要 武的档案局(馆)遭受毁灭性打击，对当地档案事业和经济建设造成 求是造成档案管理事故的一个不可忽视的重要原因。特别是一些基 重大损失。因此，档案装具应具备抗衡突发性地震的能力，尤其是极 层企事业单位、县、镇、区乡政府机关档案室，档案保管条件并不十 为重要的档案资料，除了异地备份，装具的坚固、抗震、抗挤压性能 应成为档案装具采购的核心要素。(2)防水。档案装具必须具备防水 分完善，保管条件甚是恶劣，有的档案库房设在地下室，湿度高，不 通风，造成档案损坏。从维护档案的设备上看，存在单一、老化的问 功能，在防潮、防霉和防水方面应未雨绸缪，精益求精。例如，北京 题。特别是乡镇区一级的档案室，库房没有安全措施，装具严重不 某厂由于暖气管道断裂，档案室又无人值班，暖气的水流入作为档 足，甚至许多基层单位的档案室也还是50 年代的装具水平，因保管 案库房的办公室楼地下室中，水深达1.2 米，至使该厂 10 个档案库 条件原因造成档案损毁的情况十分普遍。 [1镰此，科学采购档案装 房中的一万余卷(册峭案被淹。 (l]因此，除了档案库(室)的选址避开 具和确立档案装具有害因素的检测机制迫在肩睫。 沉陷区、疏远河流和湖泊之外，在档案装具的采购中，包括外装具密 -、档襄装具的科学采购 集架、内装具档案盒，以及档案袋本身，都应该具备较强的防潮、防 霉和防水功能，从而确保档案资料的安全。 (3)防火。档案装具应具 1.追求档案装具的整体性能。(1)抗震。在自然灾害中，地震具 备出色的防火功能。例如，河北某厂王某在档案室θ表做王的宿舍 有很强的破坏力。例如，上世纪90 年代初，甘肃天水由于山体滑 坡，造成了某国有大型企业多座建筑物被摧毁。在这次事故中，共损 和办公室)用电炉子烧开水。酒后的王某睡在办公桌上等水开，结果 报表等文件材料。 信息;同时建立相应的库房索引目录，表明各载体档案具体的保存 位置，由此可以较好地实现重大活动(事件)中多载体档案的分类管 3.建立专项档案整理、保存和利用的工作程序。由于重大活动 (事件)汇集了石同内容和载体的档案，为了真实反映活动的全过 理与成套利用。 4建立重大活动档案安全管理和系统利用检索平台。重大活动 程，充分展示活动取得的成效，应将各种档案有机地结合在一起，保 (事件)中形成了各种门类和载体的档案材料，由于门类和载体的不 持其内在的联系，便于系统利用。为此，按照分类整理、分库保管、建 立专项档案目录、集中统一利用的原则，进行管理和利用。具体讲， 同，对于其保存条件和整理方法的要求也不相同，为了最大程度地 档案材料收集完整后，档案部门根据各载体档案归档整理的标准和