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从教学评估谈高校档案优化管理摘要:文章阐述了高校档案管理工作在高校教学评估中的作用,指出从中暴露出的诸多问题,提出优化高校档案管理的措施。 关键词:高校档案管理教学评估 1990年10月原国家教委《普通高等学校教育评估暂行规定》出台后,教育部明确提出高等教育要从重视规模发展向更加重视高等教育质量的提高转变,并决定从2003年起,建立5年一轮的普通高校教学质量评估制度,旨在进一步提升我国高等教育的国际竞争力。从以往的评估工作实践来看,评估专家组主要通过系统查阅学校在各项工作中形成的原始档案资料来搜集学校教育的主要信息,了解各项工作的发展状况,藉此对学校办学水平和教育质员作出评价。因此,高校档案承担着重要的角色,对评估工作的顺利进行与评估成绩的认定起着重要作用。对此,优化高校档案管理水平,使之在往后的教学评估中发挥更好的作用,意义重大。 一、高校档案在教学评估中的作用分析 1.高校档案是教学评估的重要基础和客观依据 高校档案是广大教职员工在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表等载体文件,从高校档案的内容上看,它详细地记载了一所学校的历史全貌和发展过程,它是随着学校的建立而产生,随着学校的发展而逐渐积累的一种重要信息资源。从形式上看,它是教学文件有条件的转化物,详细地保留着形成者的亲笔手稿、领导签署、上级机关批示和起草个人的印证,以及当时形象的照片录像或原声声音,是形成者的原稿、原作、原声、原貌,是全校师生教学经验和学校发展的总结和智慧的结晶,是知识和信息资源的储存库,同时也是学校自我认识自我发展,自我提高的重要依据。接受教学评估的学校,无论评估指标体系、评估程序如何确定,其基本内容都离不开大量的原始档案材料。 2.高校档案是教学评估的重要凭证 为保证教学评估工作的客观真实,进行各项工作评估时必须充分依赖于档案,因此,完整、准确、系统地收集高校档案是搞好教育评估的基础。目前,随着高等教育事业的发展,各种相应的档案材料不断丰富,这些档案信息不仅反映了各种教育活动的真实过程,而且记录了高校工作中的经验教训和创新发展,全面体现了高校贯彻党的教育方针、深化教学改革、提高教学质量的过程,具有很强的凭证和参考作用。在教学评估中,不仅汇报材料和自评报告必须依据真实的档案材料,且还要将完整、规范的档案材料提供给评估专家组查阅。在专家组实地考察过程中,也会将档案材料和现场情况进行对照和验证。准确、完整的档案材料是高校教学工作水平评估中最有说服力的重要依据,如果没有这些档案材料,评估就会成为无源之水,无本之木。 二、高校档案工作在教学评估中凸显的主要问题 如上所述,准确、完整的档案资料直接影响到评估专家对学校教学工作水平的评价,影响到评估结果和学校的声誉,但在接受验收检查的过程中,高校档案工作也凸显出这样或那样的不足,主要表现在以下几个方面: 1. 档案管理意识淡薄 首先,对档案工作的重要性认识不足。档案工作虽然在高校的教育、评估及其他各项工作中发挥着重要的原始凭证作用,但利用档案的过程一结束,档案往往就被束之高阁。其次,工作进程中档案的形成意识不强。高校档案部门保存档案并提供利用,但档案部门只是档案的管理服务部门,其管理的档案是由各部门在日常工作中形成的文件材料转化而来的,但一些部门没有把档案工作作为一项重要工作来抓,导致出现档案材料积压、收集不全、流失在各部门或个人手中等问题,因此在接到参加评估的通知后,不得不再次投入大量的人力、物力和财力重新整理补充材料,造成被动局面和浪费,给工作带来很大的阻力和损失。 2.馆藏档案结构不合理 高校档案馆馆藏档案大都存在着档案载体较为单一,特色不够鲜明的问题,不能适应日益多样化的档案利用需要,具体可概括为“一多四少”。“一多”是纸质档案多,特别是文书、教学、研究、基建、财会等档案占据了“大半江山”,体现了传统档案工作的特点。“四少”一是实物档案少,尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少;二是历史档案少;三是人物档案少;四是馆藏珍贵文献备份少。这是长期以来重单位文件归档、轻个人文献实物收集归档,重年度归档、轻即时归档,重校内归档、轻校外收集等做法所致。由于档案材料不齐全,无法满足教学评估的需要,于是出现了伪造档案的做法――专家检查什么就准备什么,临时编造材料或对原始档案做技术处理。这种行为严重影响了档案的真实性,使部分档案不能客观反映现实,致使评估不实。 3.档案材料收集不齐全、不规范 由于评估所需的材料和高校档案管理所要求归档的范围不相一致,导致档案管理中所收集的材料对评估所需往往不尽如人意,加之平时对一些有价值的档案材料管理不规范,使材料的质量与评估标准的要求相差甚远。主要表现在:一是必要的教学档案材料缺项严