浅析档案信息电子化管理.pdfVIP

档案论坛．数据建设．本栏责编 谢海先 T／ANJZN DANG AN 在电子信息技术突飞猛进的今天，办公自动化 献信息”时间长，容易造成信息失效，影响档案信息的应用价 公、信息网络化几乎成为大多数企业快速融入现代 值。档案信息电子化，编者可直接利用计算机的功能完成数 获取各种信息的必备途径。档案信息的生成方式t 字化档案的信息加工工作。目前在单机上形成的电子文件的 社会的发展发生了很大变化。作为企业档案管理 收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质 重要的使命就是利用现代化的电子技术和计算机 档案收集有很大差异的是，电子文件的归挡通过网络传输就 提高档案信息管理水平，开发和利用档案信息资源 可以完成。因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上 档案管理模式，促进 建立电子文件自动 档案管理现代化。 上传的工作窗口。在 第一时间将其收集 子化及其发展趋势 ， ．．r：=jl：嗣鳎 子化管番 到。并在档案馆(室) 所谓档案信息电 的服务器上归档。社 子化，就是以档案信 会的全面信息化改 李娜 宋鹏 息(纸质或机读形式) 变了人们工作、学习 为主要对象，用计算 和生活的环境。使人 机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工， 们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准 为数字形式的二次文献信息供人们利用的过程。 确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案利用方式必 当前。档案信息的生成方式随着电子信息技7 然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档 (三)降低管理成本，拓宽服务范围。 都可以在计算机和通讯网络中进行。档案的前身 档案信息电子化，可一次投入，多次产出，有效降低档案 管理成本。可以改变信息加工工作受经费限制的局面。档案 的利用方式与纸质档案的利用方式有很大差异。信息利用者 信息电子化，信息成果可多份拷贝，并送至领导及各个部门， 关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的数字形式的 扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就 档案中，把这些分散的档案信息综合系统地提供出来是档案 得到了提高。 工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息， (四)档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术 必须有一个。去粗取精，去伪存真 的过程，保证数字形式的档 接轨。 案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完 虽然 信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业 善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案管理工作发展 要注意这方面的发展动向，提前拿出对策，使档案工作适应这 的必然趋势。 一 客观形势的变化