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企业上市前后档案工作应该注意问题中国交通建设集团有限公司在国资委的大力支持下，于XX年12月在香港H股整体上市。整个上市过程就是企业档案利用、积累与形成的过程，其中有些问题应引起档案人员的特别关注。 上市筹备阶段应保证文件的 收集整理与提供利用同步进行 上市公司在筹备阶段的首要工作是由投资银行、中介机构对企业进行全方位尽职调查。尽职调查是投资银行遵循勤勉尽责、诚实信用的原则,通过实地考察等方法,对拟进入代办股份转让系统的公司进行全面调查,以充分理由确信推荐挂牌备案文件真实性的过程。尽职调查文件自开始报送的那一刻起就成为律师查证的主要依据，并贯穿整个上市过程，所以档案的收集整理与提供利用应同步进行 1. 提前做好文件接收整理的准备工作 上市筹备阶段的各项工作时间表是根据既定的上市计划安排的。各项工作必须在规定时间内完成。尽职调查更是从接收第一份文件起便开始了，这就需要档案人员凭借丰富的实践经验提前做好文件接收整理的准备工作 我们在接收所属单位上报的第一批尽职调查文件时，整整装满30个档案柜，这些文件不仅数量多，而且各单位之间存在着错综复杂的投资关系。如集团面向二、三级单位收集资料，即使文件报得准确及时，总部档案人员也难理清他们的隶属关系，不利于文件资料管理与查阅，无形中增加了工作难度。为使文件资料接收管理工作顺利进行，我们要求上市文件资料按隶属关系逐级汇总集中统一上报，这样不仅使集团总部乃至二、三级单位的文件管理人员都能掌握其所属单位文件报送情况，而且集团总部文件的接收也是脉络清晰 为使上报文件资料符合归档要求，我们还对上报资料从纸张大小、排版格式均做统一要求，以便有利于文件资料整理时保持其原有的逻辑关系，也不影响分类排列上架，方便调卷利用 2. 在文件形成伊始，就需按档案管理工作要求使其制度化、规范化 上市筹备期间形成的文件资料，因其特定的历史价值和经济价值，在文件形成伊始，就需按档案管理工作要求使其制度化、规范化，文件资料整理应一步到位，避免归档时重复整理 首先，要在文件资料接收前拟出分类方案。由于上市工作的时限性，文件材料要求随报随查，档案人员无暇顾及文件的系统整理，为适应这一情况，我们就在文件资料接收前拟出分类方案，在接收上报材料时直接进行分类整理，避免了反复查阅后出现的排列混乱，分类不清的情况 其次，要对接收的文件资料直接进行分类整理。对上市文件资料进行分类前，档案人员要与中介机构勤于沟通，了解他们对文件资料整理保管的需求，并运用已有的工作经验来判定如何进行分类。鉴于单位多、问题多，投资银行通常在汇总各个中介机构的需求后，拟出所需提供资料的清单，档案人员可遵循其需求进行分类整理，即：按项目―单位―问题组卷/件，利用此方法查找文件方便快捷。同时，上市文件报送是分批次进行，有的资料是对上批资料同一问题的补充，如未进行有条理的分类，就必然将文件次序打乱。所以在接收文件时，必须按批次按内容及时进行分类整理 整理上市文件资料时，要考虑多家中介机构文件利用的需求，由于文件资料报送的格式统一、内容相近，很难区分彼此，这就需对文件资料进行统一编号、排列，每份文件还需再编排页码，以减少因反复借阅造成的混乱，也解决了因查阅人员对文件爱惜程度的差异，给文件资料造成的损失。档案人员应按照档案管理规定对文件资料进行收集分类整理，为最终上市文件归档工作做好充分准备 最后，要做好电子文件的收集整理工作。上市筹备期间，为缩短文件传递的周期，投资银行、中介机构与企业间，企业与所属单位间的沟通多是以电子邮件进行的。上市筹备期间每天都要产生许多电子邮件，档案人员需对每份邮件进行接收、分类后再传递给相关人员。由于这类文件在上市文件中占了很大的比重，也需进行分类整理。电子邮件的分类也要结合文件归档要求，按来文机构――专题――重要程度进行分类。先按邮件的来源进行分类，例如：投资银行要细分到每一家公司，中介机构要细分到各律师事务所等，以次类推。再将邮件按会议文件、会议纪要、上报文件等专题进行分类，最后区分重要程度按时间顺序进行排列，编流水号造册登记。在文件接收的同时做好分类工作。文件归档时，还可将此登记表作为文件移交清单同时归档。笔者认为只有档案人员在接收电子邮件时，按文件归档要求提前做好分类才能保证通过电子邮件接收的文件无一遗漏，因为这类文件资料中有可追溯历史的数据库，是企业的宝贵财富，是企业进入资本市场的重要依据，必须作为电子文件进行归档 3. 要结合实际采用灵活的借阅方式，确保上市筹备期间文件查证工作的顺利进行 中介机构工作的开展始终依赖于企业档案，上市工作以查阅档案为主。从文书档案、科技档案、财务档案到荣誉奖项档案几乎覆盖了企业发展的全过程。提供档案的利用是档案人员的职责，他们的