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关于档案保管期限划分和进馆范围思考《广东档案》２００２年第５期刊登了广东省社会科学院崔小娟、简小欢同志《关于”北水史料”保存的几点思考---写在我院发现”北水史料”之后》一文，介绍了”北水史料”的主要内容、特点和价值，提出了保存北水史料的对策。读后感慨良多，也引发出笔者的几点思考。 一、”北水史料”是如何被”发现”的 所谓”北水史料”，就是顺德市杏坛镇北水村１９５６年至１９８４年间形成的会计档案和文书档案，共３２麻袋。据悉，”北水史料”被”发现”纯属偶然。１９９６年１月，广东省社科院的研究人员在顺德杏坛镇调研期间，到北水村档案室查档案。当他们看过档案柜里保存的档案之后，觉得他们所需要的东西太少，于是就顺便问还有没有其他材料。档案人员说，还有一些清理出来准备销毁的材料装在麻袋里。研究人员打开麻袋一看，正是他们所需要的材料。于是，被档案人员清理出来准备进行销毁的３２麻袋”北水史料”，就这样被省社科院的研究人员”发现”了 二、”北水史料”的发现说明了什么 据介绍，”北水史料”“是现今发现的广东省惟一完整保存的农业集体化和人民公社时期的基层史料，其完好程度全国罕见”，史学界专家对其价值”评价极高”。①《南方日报》、《羊城晚报》、《广州日报》和《顺德报》都曾作过报道。但是，这么有价值的档案史料，为什么档案室不仅没有整理归档，而且准备销毁呢？为什么以往档案工作者花了大量人力、物力整理的档案，研究人员却不感兴趣呢？为什么同样的档案史料，在档案人员眼中是一堆等待销毁的”废纸”，而在研究人员眼中却成了”珍藏”呢？笔者认为，”北水史料”的发现，至少说明了以下几点： １．目前我国有关档案保管期限的规定还不够科学和完善。首先看文书档案，目前还在执行的是１９８７年国家档案局印发的《关于机关档案保管期限的规定》。按照该规定，列入”永久”的都是一些”大事”、”要事”中的主要文件材料、综合性材料，而”一般工作活动”形成的文件材料和”大事”、”要事”中形成的一般文件则划归”长期”或”短期”保存。按照这一规定，没有一个单位的档案能够”完整”地保存下来，也没有任何一项活动形成的文件材料，能够完整地”永久”保存下来。而对一件事情或一项活动的”完整”了解，正是研究人员所需要的。这也许是在某些情况下研究人员对档案馆或档案室保存的档案不感兴趣的原因之一吧。其次，从会计档案来看，１９９８年财政部和国家档案局联合印发的《会计档案管理办法》，将所有单位（包括企业、事业单位，行政机关和其他组织）的会计原始凭证的保管期限都定在１５年以下（虽然没有规定满１５年就必须销毁）。如果每个单位都严格按照这一规定执行，三四十年后（相当于”北水史料”形成至今的时间），研究人员要对当时社会的经济情况进行研究，将再也没有”原始凭证”可用，只能用那些经过综合加工的”财务报告”②来进行研究 上述有关档案保管期限的规定，就一般单位而言，是基本合理的，但有一个明显的缺陷：没有从一个地区的角度考虑，更没有规定有典型意义的档案的保管期限可以由地方档案行政管理部门特别规定 ２．目前我国档案馆接收档案进馆的范围划分还不够科学和完善。我国各级综合档案馆接收档案的范围仍然执行１９８３年４月２６日国家档案局印发的《档案馆工作通则》的规定，其中第六条专门规定了”档案馆接收档案的范围”：”省以上档案馆接收本级机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案”，同时，还接收”属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案”和”属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案”。很明显，按照这一规定，村级档案是不在档案馆接收范围之内的。也就是说，上述”北水史料”本来就不属于进馆范围，虽然在某些研究者看来这些档案非常有研究价值，但以前档案馆没有将其接收，进馆也是没有错的 ３．档案人员的素质有待进一步提高。”北水史料”形成的年代是我国农村体制变革的重要时期，按理说，几十年后再来审视这些档案的历史研究价值，应该是比较容易的，况且这批档案还保存得那么完整。但是，不知何种原因，负责鉴定这批”北水史料”的档案人员却没能”发现”这批档案的特殊价值，只是按照常规的档案保管期限进行鉴定，将其划入待销毁范围（好在没有马上销毁），最后只能由省社科院的研究人员来”发现”它们的价值。在这一事件中，无论是出于何种原因，都说明档案人员的素质有待进一步提高 三、档案部门从”北水史料”被”发现”的事件中，应当得到什么启示 １．现行档案保管期限划分的规定应当进行修改和完善。如现行档案保管期限划分的方法是以单份文件为对象来进行的，同一事件的不同文件材料被划分成不同的保管期限，在进行档案保管期限鉴定时，往往考虑的是每一份档案在整个”事件”中的重要性，而对整个”事件”的档案在历