新时期机关档案管理工作实践和思考.docVIP

新时期机关档案管理工作实践和思考1995年10月1日起正式实施的《上海市档案条例》(以下简称《条例》)是全国第一部档案方面的地方性法规，该条例的实施为加强上海市档案事业的建设、有效保护和利用档案提供了有力的法制保障，使上海市的档案事业进入了全新的“依法治档”时代。上海市人大常委会分别于1997年和XX年对《条例》进行了修正，使内容更加符合档案工作实际，更具有科学性和时代特征。上海市黄浦区人大机关在长期的工作实践中，始终坚持《条例》规定，科学管理和利用档案，在提升档案工作质量的同时，也有力推进了人大各项业务工作。 新时期档案工作的管理要求 XX年国家档案局印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出全国档案信息化建设的目标和主要任务。黄浦区档案局在XX年12月下发了实行文书立卷改革的文件，要求从XX年1月1日起形成的文件材料，要以“件”为单位整理归档，并同步实行电子文件归档管理――文档一体化管理。文档一体化管理在很大程度上促进了区人大档案管理工作中电子文档的归档范围，实现了“双轨制”运行模式(即同时归档、流转电子文件与纸质文件的工作制度)，对文书档案全面覆盖。由此可见，法制化和信息化构成了新时期档案工作最鲜明的两个时代特征 黄浦区人大档案工作的实践经验 黄浦区人大常委会机关的档案工作多年来一直认真贯彻执行《条例》的规定，不断推进档案工作的规范化和制度化，有力地促进了档案工作效益的提高，取得了良好的效果 1.加强对《条例》的学习、宣传和培训 区人大常委会机关始终把加强档案法制宣传教育、提高档案意识作为依法治理档案工作的主要任务。具体措施如下：一是结合青年理论小组活动进行学习宣传。通过深入街道基层设立宣传点，采取悬挂横幅、摆放展板、发放材料等形式进行宣传。二是积极参与档案法律法规的学习。每年选派人员参加区档案局组织的档案知识继续教育，不断提高档案工作业务能力。三是结合机关演讲比赛、青年理论小组知识技能竞赛和创建学习型机关等各类活动，向全体人大工作人员宣传《条例》和档案工作重要性。通过宣传提高了《条例》的影响力，使全体干部的档案意识增强。现在，工作中“有问题查档案”已经成为大家的共识，并且形成了“无依据不妄动，无规则不擅为”的良好工作作风 2.严格执行新的归档范围和保管期限表 XX年，上海市档案局下发了《关于贯彻实施国家档案局》机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的意见。区人大常委会机关按照《意见》的要求，重新拟定了本单位的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，获批后即在XX年全面实施。新的归档范围和保管期限表具有能够正确界定文件材料的归档范围、准确划分保管期限的特点，具有较强的科学性，有利于我们进一步拓宽档案信息资源收集工作的思路。《意见》还要求进一步推动机关电子公文归档工作，建立“双轨制”归档制度。我们在实践中把“双轨制”运行模式先在“永久”部分试行，并逐步推广到“30年”部分，使档案利用效果进一步增强。黄浦人大档案室采取纸质档案和电子档案并存的“双轨制”运行管理模式，在日常档案查询中，电子档案体现出使用方便、易于制作副本等优点，提高了人大工作的效率 3.加强档案管理工作的制度规范 为了更好地贯彻落实《条例》的各项规定，规范人大机关档案工作，XX年新修订了《档案管理制度》，有效保障了人大机关档案工作在《条例》框架内的有序进行。例如，在“档案的管理”章节第一条规定，人大机关档案管理工作应在档案业务部门指导下，按照国家档案局有关规定，由秘书科负责日常管理工作。这一条认真贯彻了《条例》中关于档案工作中应当遵循统一领导、分级管理的原则。又如，在“档案的收集”章节第一条规定，办公室全体干部要严格按照区人大常委会(办公室)机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表所规定的内容，及时做好相关文件材料的归档工作。这条规定重申了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的法律地位，有利于本部门按照规定保质保量广泛征集相关的文件材料，按保管期限的分类，对号入座归人文书档案。实践中，对本部门各科室提交的待归档文件材料进行登记，防止遗漏。还要求在提交归档的纸质文件同时，一并提交电子文档。这一做法进一步完善了本部门文书档案的“双轨制”模式运行 4.加强现代化管理和信息化建设 实施档案的“双轨制”管理，全面提高了档案事业的现代化管理和信息化建设水平，黄浦区人大机关将档案信息化系统纳入本单位办公自动化总体布局，档案室专门配置了较为先进的档案信息管理专用电脑、打印机、大容量档案工作专用保密移动硬盘，使档案计算机辅助管理从单机管理发展到网络管理，从案卷、文件目录管理发展到全文信息管理，从单一的档案管理发展到文档一体化管理，不仅方便查询利用，而且有助于保护档案原件。此外，档案室库房还配备