社会保险档案管理规范化几点思考.docVIP

社会保险档案管理规范化几点思考作为劳动就业和社会保障体系专业档案的一个重要组成部分，社会保险档案正受到越来越多的重视。国家劳动保障主管部门和档案行政管理部门正在酝酿出台社会保险档案管理规定。笔者认为，在社会保险档案管理规范化过程中，应当在若干关键环节认真把握。 一、概念选择 笔者收集的部分地方管理规定中，对社会保险档案概念有三种解读，即社会保险机构档案、社会保险专业档案和社会保险档案。这三种概念正好由大到小兼容。社会保险机构档案是指社会保险机构形成的所有档案，包括文书、会计、业务、声像、电子等门类。例如《山东省社会保险档案管理暂行办法》。社会保险专业档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的基金会计和专业性文件材料，例如《天津市社会保险业务档案立卷归档暂行规定》。社会保险档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的、除基金会计材料之外的专业性文件材料。如《广东省社会保险业务档案管理暂行办法》 对于上述概念的选择，都是地方社会保险部门和档案行政管理部门基于对本地区实际工作情况的考虑而做出的。第一种概念固然有全局观，但与XX年年底刚刚颁布的国家档案局第八号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》相抵触。第二种概念专业档案特点突出，但管理难度较大。虽然基金会计材料在社会保险部门产生的专业性文件材料中所占比例极大，理应进行重点管理。但这部分材料明显属于会计档案范畴，其管理方式和归属流向理应由国家财政主管部门提出规范要求。仅由劳动保障部门和档案行政管理部门提出规范要求就不甚合适。因此笔者认为，从国家劳动保障主管部门和档案行政管理部门宏观管理的角度出发，应当选择第三种概念为社会保险档案概念。这样，既能够突出专业档案管理特色，也能掌握社会保险机构发挥职能产生的特色档案 二、归档范围 养老、医疗、失业、工伤和生育是覆盖面最大的五个社会保险险种。部分地区亦开展了农村养老保险和农村医疗保险。社会保险档案的归档范围亦应将上述险种业务经办过程形成的专业性文件材料容纳其中。由于地方社会保险机构设置不同，既有“五险分设”的，也有“多险合一”的和“五险合一”的，这就造成各地社会保险机构的归档范围也各不相同。从国家劳动保障主管部门制定政策和地方社会保险机构工作实际来看，各个保险险种经办程序虽然各不相同，但也有共同的管理环节。例如：五大险种均要求进行社会保险登记，对参保单位的相关情况材料进行留存；而且，五大险种都要进行针对性稽核，对骗取保险金案件按既定程序进行查处。但是，养老、医疗和工伤等险种还要进行个人账户管理，医疗和工伤保险还要进行定点医疗机构或个人的管理。所以说，经办过程形成的专业文件材料既有不同，也有共性。因此笔者认为，社会保险档案的归档范围既要按不同的社会保险险种详列形式一致的文件材料，也要指出不同保险险种的特殊内容文件材料 三、分类整理 从上述归档范围来看，笔者认为应将社会保险分为单位管理类、个人账户类、定点监管类和社保稽核类。不同类别的专业性文件材料不宜混合在一起整理。由于各地参保单位和参保者数量各不相同，产生的专业性文件材料数量差别较大，国家劳动保险主管部门和档案行政管理部门不宜对单位管理类和个人账户类文件材料提出统一的整理要求，而应当让各地根据本地区实际情况做出整理方式规定。相对而言，定点医疗机构、零售药店定点医师的数量不多，社会稽核案件数量亦不是很大，这两类文件材料倒是可以采取规定划一的整理方法 四、保管期限 笔者认为，社会保险档案的保管期限划定应根据维权需要、保护隐私、便于操作等多种因素进行综合考虑 对于参保者个人而言，社会保险待遇事关个人的切身利益。社会保险部门也提出了对参保者跟踪一生、记录一生、保障一生、服务一生的理念。因此，社会保险档案个人账户类就必须以账户注销作为计算保管期限的起始点。账户注销既有可能是参保人死亡，也有可能是参保人停保。同理，参保单位类也必须从其账户注销后开始计算保管期限。依照这个模式，定点监管类从定点资格撤销起开始计算，社保稽核类从案件结案时开始计算。这样，可以使档案人员很方便地掌握鉴定时机 至于社会保险档案的保管期限，笔者认为应当使用标识制，而且不必设多个档次。笔者建议，社会保险档案的保管期限分为“永久”和“三年”两种。单位管理类中，在本地区经济发展过程中有代表性的民营企业的账户为“永久”，其余单位账户为“三年”。个人账户类中，对本地经济文化发展做出突出贡献的参保者账户为“永久”，其余个人账户为“三年”。定点监管类中，发生过重大医疗事故、重大意外事故、恶意骗保案件的机构或人为“永久”，其余机构或人为“三年”。社保稽核类中，涉案金额巨大的案件为“永久”，其余案件为“三年” 对于部分社会保险档案只需要保存三年，笔者这样考虑：从为参保者维