重点工程档案管理工作探讨.docVIP

重点工程档案管理工作探讨重点工程项目档案既是重点工程建设项目的历史记录，也是项目建成投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。近年来，福建省三钢(集团)有限责任公司(以下简称“三钢”)坚持科学发展观，以打造“效益好、风气正、环境美、收入高”的国企精品为企业愿景，着力技改，增加产品品种和提高产品质量。XX年2月投产的中厚板工程(投资10亿元)结束了福建省没有自产钢板的历史。XX年11月投产的5号高炉工程(投资4.4亿元)、XX年2月投产的180m2烧结机改造工程(投资1.2亿元)和XX年1月投产的干熄焦工程(投资1.8亿元)等重点工程的建成投产为三钢实现循环经济、提高产品质量和绿色化生产打下坚实的基础。经过几年来的探索与实践，我们总结出了一套重点工程档案管理的一些做法，主要有以下几方面。 一、签订重点工程档案归档责任书 重点工程档案归档不及时不仅影响了重点工程形象，而且也影响了重点工程建成投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作。通过以往的重点工程档案工作实践，我们认为造成重点工程档案归档不及时的主要原因是大多数参建单位的领导、工程技术人员和管理人员把主要精力放在抓工程的进度和工程的质量上，对工程档案工作不够重视，档案管理不到位，档案工作不落实，把档案工作看成“软任务”，造成重点工程档案归档难。由于重点工程参建单位多，如果没有一种强制的手段管理各参建单位的档案归档工作，工程档案的归档工作一定会出现很多问题，而且扯皮现象肯定时有发生，最后必将影响重点工程档案的归档时间和档案质量。我们认为以重点工程档案归档责任书的形式加强参建单位领导的档案工作意识是―项行之有效的办法。因此，我们采取了与参建单位签订《重点工程档案归档责任书》的办法。《责任书》明确规定了对参建单位的档案工作要求，工程档案的归档时间、归档档案的质量、违约的处罚等，使有关参建单位领导真正地从思想上重视重点工程档案的归档工作。实施《重点工程档案归档责任书》管理办法后。重点工程档案的完整率、准确率、归档率、合格率基本达到了国家规定的要求 二、改进重点工程设备开箱随机资料的管理工作 重点工程设备开箱随机资料是指设备的出厂证、合格证、质保书、安装图、使用说明书、保修卡、质检报告等资料。重点工程设备开箱随机资料的归档管理工作长期以来―直是重点工程档案管理工作中的难题。以往，三钢重点工程档案的设备开箱随机资料有的是施工单位收，有的是项目部技术人员收，有的是工程项目部档案员收，比较混乱，造成设备开箱随机资料的归档不完整。为确保重点工程设备开箱随机资料完整归档，我们改进重点工程设备开箱随机资料的管理方法。一是在明确设备开箱责任人方面，要求供应公司在设备开箱时应通知项目部技术人员参加，并做好设备开箱资料的验收签字工作，并在开箱后的两天内向项目部档案员移交，确保及时归档。二是在保证设备开箱随机资料归档的完整性方面，对不将开箱资料及时归档或将开箱资料据为已有者，采取了严格的处罚制度，要求供应公司应将每周的重点工程设备开箱资料清单通知综合档案室，综合档案室不定期对项目部资料室进行检查，若发现重点工程设备开箱资料没有按时移交项目部档案员，由公司企管处从项目部所在分厂月奖中扣罚。通过从制度管理上严格要求，确保了重点工程设备开箱随机资料得以完整归档。三是施工单位做竣工资料用的设备合格证一律到项目部资料室复印，用复印件代替，原件一律保存在项目部资料室，等工程竣工验收后再移交项目所在分厂档案室，由此避免了以往开箱资料遗失责任不清的问题，保证了设备开箱随机资料的完整性。重点工程设备开箱随机资料管理采取新的管理办法后，归档的开箱资料的原件率达到了95％ 三、实施重点工程档案专项检查工作制 重点工程建设的特点是任务重，工作量大，建设周期长，参建单位多，作业线长(包括调研、论证、决策、立项、勘测、设计、施工、调试、试生产、竣工、验收等)，文字材料、图纸、图表、声像材料等档案数量多。任何一个参建单位、一个部门、一个工程技术人员(或管理人员)，在某一个工作环节、某一项具体工作、某一个工作时段没有做好重点工程档案的形成、积累、整理工作，都有可能给重点工程档案管理工作带来困难，甚至造成损失。为使施工和监理单位能在工程竣工验收后的3个月内向综合档案室移交完整、准确、合格的竣工档案资料，我们对重点工程档案的归档工作实施工程档案专项检查工作制，一是指定一位档案员负责工程档案的检查、指导工作，每月检查一次，及时跟踪施工单位工程档案的收集、整理工作。二是档案部门定期参加工程监理例会，一方面了解整个工程进展的情况，另一方面向参加会议的有关单位汇报工程档案专项检查中出现的问题，及时协调、解决档案归档工作中出现的问题。通过实施重点工程档案专项检查工作制后，施工单位的领导、工程技术人员开