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计算机光盘软件与应用 信息技术应用研究 ComputerCDSoftwareandApplications 2012年第 6期 档案管理工作中电子信息的开发利用 张广泽 (曲阜师范大学物理工程学院，山东曲阜 273165) 摘要：伴随电子信息技术的普及发展，档案电子信息资源开发利用的问题越来越引起人们重视。本文首先分析了档 案管理工作中电子信息的特点，并就电子信息开发和利用的必要l生以及加强档案电子信息管理的措施进行了论述。 关键词：档案管理；电子信息；开发 中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-9599(2012)06—0024—02 档案信息管理是现代档案管理工作中不可或缺的一部分， 性，成为影响档案信息资料安全的关键因素。由此，反侵入与 为适应现代信息化管理的要求，电子信息在档案管理工作中的 防破译技术的研究成为档案信息安全管理工作的重要内容。档 开发与利用，是档案管理工作走向规范化与科学化的客观需 案信息管理工作中可通过设置访问权限、随机密码，进行防侵 要。伴随电子信息技术的飞速发展，信息处理新设备、新技术 入管理等措施，保障档案信息的安全性。对于一些共享性的电 不断涌现，正极大地影响着人们的思维与行为方式，档案电子 子档案信息，可采取防火墙、多重加密及独立备份等保障措施。 信息资源的开发利用越来越引起人们重视。建立档案信息管理 同时，还应加强对防攻击技术的研究，切实保障电子信息档案 标准与方法，实现档案管理工作的信息化、网络化，不但是提 的安全性。 升档案信息管理水平的重要手段，更是社会需求发展的必然趋 2．保证档案信息的完整性 势 。 档案信息经筛选后可能会将部分有用信息资料遗漏掉，包 一 、 电子信息在档案管理工作中的特点 括许多不成熟的推论与设想以及不成功的结论等内容。但是， 档案管理工作中，电子信息的特点可简单概括为快、广、 这些被排除的信息资料将来可能促成新的突破或创造。所以， 杂、变。 “快”指的是电子信息产生与传播的速度极快，信息 在处理这类信息资料时，就存在着一个管理的难题 。当然，对 资料收集迅速快捷。 “广”是指，电子信息受网络开放性与普 所有的档案信息资料进行无 目的或无限制的保存，同样是不可 及性的影响，息的来源面广，各种类型的信息彼此共存。“杂” 取的，这必然会无谓消耗大量的工作精力，这就要在进行这类 是指由于各类信息资料都可通过相同传输渠道进行传输，电子 信息资料的筛选与归整时，采取排除法，对档案信息进行多层 信息内容较为繁杂，这在无形中增加了信息检索的工作量。 次、多专业和多学科的筛选与归整。对于一些存在争议的档案 “变”指的是电子信息灵活多变，基于这一特点，内容发生变 信息，按照宁留勿舍的规整原则，确保电子档案信息的完整性。 化的电子信息可以随时进行调整更新，工作效率明显提高。 3．保证档案信息资料真实有效 除以上特点，档案管理中的电子信息同时具有可靠性验证 在保证档案信息完整性的基础上，要确保电子信息档案的 困难，真实性不易辨别的特点，这在一定程度上方便了一些虚 真实有效性，这同样是档案管理工作的一个难点问题。因为电 假信息的传播。为确保档案管理的有效性与合理性，在管理过 子档案信息的来源不同，且可能存在许多相互矛盾与重复的内 程中要按照电子信息特点，对档案管理工作的内容与方式进行 容，经过筛选归整后，可能会有出现一些有用的真实资料被排 实时调整，以保证档案信息资料的及时性、准确性与完整性。 除在外的问题。要确保档案信息的真实性，档案信息管理人员 二、档案管理工作中电子信息开发和利用的必要性 必须有高度的责任心与专业素质，在进行档案的归整工作时， 档案工作中电子信息开发和利用的必要性主要表现在两 必须慎重，以尽可能的减少因档案筛选引起的问题。此外，还 个方面：