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网络环境下基于海事档案信息化管理摘要：海事档案信息电子化、数字化建设是现代化海事管理的必然要求,也是档案管理技术进步的追求目标,目前海事档案信息电子化工作中还存在标准不统一、应用软件少、数据结构兼容性差、电子文件原始性和真实性的保护不足、管理技术有待提高等突出问题，需要在提高认识、明确目标、规范标准、加大投入、解决技术与人才问题等方面采取相应措施，使海事档案管理在电子数据化、信息网络化方面产生飞跃，更好地开发海事档案的战略资源为提升海事管理工作提供全面、便捷的服务。 关键词：海事 电子档案 网络环境 信息化 随着办公自动化(OA)和管理信息系统(MIS)在海事管理中的广泛应用，海事档案也必须实现数字化和网络化，为档案资源共享提供便捷服务。电子档案以机读形式存在，与纸质载体档案的利用方式有很大差异，如何将电子技术与网络系统有效地应用到海事档案的归档和管理中，是新时期海事档案管理工作人员的一项重要主要课题。 海事档案信息电子化的特点 所谓海事档案信息电子化，利用计算机及其它设备对海事工作中所产生的纸质档案、缩微胶片影像、录音、录像资料等档案文献进行收集、发掘、筛选、整合和数字化加工处理，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息，通过网络传输实现资源共享，并对电子文件档案进行安全、高效、快捷的管理，以提高海事档案信息的利用效率，为行业管理和社会发展提供档案信息服务。其特点有： 1、提高档案信息的时效性和有效利用率 首先是在档案信息收集、整理上或直接应用现存的电子文件，或借助于语音识别、文字扫描识别、超文本和超媒体信息处理等技术，提高工作效率、加快收集、整理速度；其次是借助于网络，运转、传递及时，电子发布可多人同时阅览，不受空间和时间限制并可在不同地点和不同时间进行复制、打印，为利用者提供极大的便利；再次是借助于检索工具，可以提高查阅档案的快速性和准确性。 2、扩展了档案的种类、加大信息容量。 档案信息电子化可以使档案类型扩展到一切形式，文字、图片、声音、影像，一切动态的、静态的档案都可以及时而逼真地呈现，基本不受档案本身的规格、样式和馆藏条件的限制，信息容量非常大。 3、节约物力和财力资源，降低档案管理经费 首先是在档案信息的收集、整理、编排、查阅方面，借助于转用软件和自动生成系统，在实现办公自动化环境下，不少档案可由计算机形成并辅助归档，文书部门文件整理与归档可一次完成并进行一体化管理，避免了大量重复劳动，提高了工作效率；其次，在档案的保管上，运用电子化数字化技术可缩小占用储存面积，解决馆舍库房不够用的问题，重要成果可多份拷贝，并能长效保存，极大减少了档案维护与消防安全方面的费用；第三，对使用者来说，网络的快速传输，减少人员往来，极大地节约了时间和交通费用。 4、档案管理更加灵活、方便 电子档案管理的自动化和一体化，可以极其方便地实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况，档案管理部门也可以通过办公自动化系统对档案收集、传递工作及时进行指导和动态管理，从而实现档案的超前性、预见性管理。密码的设置也有利于确保了电子公文及时高效、安全保密地运行。对一些纸质、实物形式的原始档案管理，在档案统计、鉴定、销毁、借阅、催还及参考资料编写工作，标准化的档案软件，可以随时随地进行各种数据的统计、设计、打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等，使管理工作自动化和规范化。档案数据库的建立和链接，档案管理更具灵活性、扩展性和控制性，才能充分挖掘出档案信息资源的潜力，实现最大化的档案信息数据聚集，满足不同档案类型的管理需要。 当前海事档案信息化建设中存在的问题 从整体上说，相对其它行业管理机构，海事档案信息化建设比较滞后，最突出的问题在以下两个方面： 1、基础条件薄弱，技术、资金不足,人才缺乏 由于管理体制的不断调整，海事档案管理工作本身都存在起步较晚，人员不足，绝大多数单位都是由办公室人员兼任，多数档案工作人员都没有接受专业培训，不要说缺少计算机操作技术，就是档案收集、整理、保管和查阅的专业知识也比较欠缺，而档案信息化建设需要的是集档案、信息处理为一体的复合型人才，因此，以目前从事海事档案管理人员的现有素质很难全面实现档案信息电子化。在设备方面，地方海事部门组建时间短，单位规模小，投入有限，不要说缺少专用服务器，就是计算机、扫描仪、刻录机、摄像机、照相机这些实现海事档案信息化建设的基础设备也未能全部配齐，而电子文件的生成环境是相当复杂的，且电子文件对设备依赖性极强，一些进行海事档案信息化建设的试点单位受计算机病毒感染，造成数据损失的现象都时有发生。此外，海事部门的其它机构也没有完全实现自动化办公，这就更不能实现档案信息与其他信