物料管理之文书作业管理制度一.PPT

第四章 物料管理之文書作業管理制度(一) 第一節 請購作業 第二節 採　購 第三節 請、採購作業權限表範例 第四節 物料驗收與付款 第一節 請購作業 一、請購之意義、功用與程序 請購作業之主要功用如下: 建立完善內部牽制制度，請購作業需經一特定人員之核示。 劃分各部門之採購權責，依各部門之特性，授予其對某類物料之請購權責。 一般企業界採用之請購程序原則方法不外下列數點： 依據金額大小，決定各階層人員之核批權責 依物料之類別，決定各單位之請購與核批權責 依單價之變化率，決定各階層人員之核批權責 綜合法 二、請購管理規章(內控規章) (一)程序 1.原料 2.機物料及雜用品 3.緊急請購 (二)控制重點 第二節 採　購 一、採購之意義與功用 主要活動內容可歸納成下列三項： 1.尋找供應商，建立供應商之資料 2.分析供應市場之趨勢 3.辦理取得物品之所有手續，如詢價、招標、合約…等作業 採購之功用可歸納出下列五點： 維護物料之連續供應，以確保企業營業之繼續 在不違背安全與經濟效益下，對物料存貨作最低之投資 避免物料之重複浪費與報廢 以最低成本取得物料，且獲得需要之品質和服務 維護公司在企業中之競爭地位，並儘可能降低物料採購成本，以增加企業之利潤 二、採購方法 國內、外採購 三、採購之基本問題 採購什麼(what) 何種價格採購(at what price to buy) 何時採購(when) 採購多少(how much) 如何採購(how) 向誰採購(from whom) 採購什麼？——決定適當品質 何種價格採購？——決定適當價格 何時採購與採購多少？ 如何採購與向誰採購？ 四、採購程序與交易條件 1.決定採購方法 2.方法之辦理 3.決定供應商 4.開出訂購單 5.催料作業 五、管理規章 (一)原料採購作業規章(ISO-9001規章) 目的：確保採購業務之順利進行，且能適時 、適質、適量、適價供應生產所需之原料 範圍：應用於生產產品品質有關之原料採購 權責 採購單位 業務課 作業內容 原材料之樣品確認 採購作業程序 採購管理 具特殊要求之採購作業 採購資料管理 (二)進口作業之採購管理規章(內控規章) 作業程序 控制重點 第四節 物料驗收與付款 一、驗收之工作內容 1.驗明承購廠商，有時同一物料分向兩家訂購，因此驗收工作之 第一步驟須先驗明承購廠商 2.驗證到貨日期與約定日期是否一致 3.驗明物料之名稱與品質 4.清點數量與檢驗品質 5.將驗收結果通知有關部門 6.處理破損物料，宜立即依約處理 7.退還或處理不合格物料 8.將物料歸庫(未驗收完畢之物料應先置於待驗區) 9.作成有關之物料記錄 驗收之程序 : 收貨 確定點收數量與檢驗品質 判定允收與拒收 物料歸庫(位)與建立資料 二、品質檢驗 進料之品質檢驗甚為麻煩，但為了確保進料品質沒有問題，適當之抽樣或其他方式之檢驗是不可避免的。 但更好之方式，宜於設法提升供應商之品質水準，使其所供給之貨品之品質能隱定且符合公司之要求 三、進料驗收作業規章—(ISO-9001範例) 目的 制定原物料進廠時之驗收方式，以確保其品質，並防止不合格品流入製程。 範圍 向協力廠商購買之原物料 發外包廠加工之加工品 客戶供應之物料使用於客戶所需之產品者 權責 物管收料人員 品保部進料檢驗組 生管組 採購部 流程圖 作業內容 收料 執行檢驗 免驗 進料品質狀況之識別與處理 庫存品之品質管制 品質記錄 附件 相關文件 附則 四、進料驗收規章二(內控制度範例) 作業程序 原料 機物料及雜用品 特採作業 控制重點 檢核原物料之規格及品質是否與採購單相符 未有採購單之交貨應查明，如確未採購應不予點交 屬一般性之物品可由目測判定其規格、品質者，可由倉儲人員於收料檢驗之，而不必送品保課檢驗 屬分批送貨者，倉儲人員應於採購單上註明分批收料日期、數量，以影本送採購人員加以控制 廠商交貨時，應查明交貨資料，發票是否齊全，數量是否相符 五、驗收不合格之作業規章 (一)作業程序 1.採購人員應經常核對已發出之採購單(一式三聯)或訂購合約，對供應商執行跟催交貨作業，如發現有逾期未能交貨情事時，應促其儘速履約交貨。 2.採購人員依據驗收單(一式三聯)實收數量核對相關資料，若發現逾期未交貨或已交貨而逾期之購置，按合約規定罰款。 3.採購人員須將處理程序及罰款金額簽報權責主管核准後，可在外來原始憑證粘存單上註明直接扣除。 4.所交貨品之品質、品名、規格不盡符合但可使用，亦屬違約之一，如因急需，不能等候更換，改以扣減貨款者，採購人員應簽報予使用部門主管核准後，再通知倉庫人員收貨。 5.將與合約不符情形及處理過程，以及對公司之損