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行政管理中心（行政事务部）管理制度及规范 二、会议管理制度 （一）会议管理制度 制度名称 会议管理制度 编 号 02-1 执行部门（人员） 会务管理专员 监督部门 行政事务部 考证部门 被服务部门、董事办 第1章 总则 第1条 目的 为了建立科学规范的会议制度，提高会议质量，降低会议成本，加强信息沟通，确保会议内容及议定事项得到有效落实，以便有效地提升集团运营水平，特制定本办法。 第2条 适用范围 集团召开的各种会议均应参照本制度进行管理。 第3条 管理原则 一、精简原则：大力压缩会议，尽量缩短会期，减少与会人员，同类会议合并召开； 二、高效原则：召开会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分； 三、务实原则：会议应集中精力研究和解决实际问题，务求实效； 四、节约原则：会议要厉行节约，尽量降低成本，严禁铺张浪费。 第2章 会议组织 第3条 集团级会议，是指集团全体员工大会、全集团管理人员大会及各种代表大会，应由董事会批准，各相关部门组织召开，集团领导参加。 第4条 专业会议，是指集团的各职能管理中心、各部门综合会议，由分管集团领导批准，主管部门负责组织召开。 第5条 各部门召开的工作会议由各部门领导决定并负责组织。 第6条 上级或外单位在集团召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或集团之间的业务会(如联营洽谈会、关系户座谈会等)一律由集团组织安排，相关部门协助做好会务工作。 第3章 会议安排 第7条 为避免会议过多或重复，集团一律将正常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。（注：以文件或OA方式另行通知） 第8条 凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前1日经部门或分管领导批准后，报行政事务部汇总，并由行政事务部统一安排召开。 第9条 行政事务部统一编制会议计划并装订，分发到集团相关部门。（会议计划应注明时间、地点、参加人、会议内容、提醒与会人员做好会议准备） 第10条 对于已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前1天报请行政事务部，并经集团相关领导同意。 第11条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，集团有权安排合并召开。 第12条 对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，行政事务部有权拒绝安排。 第13条 各部门会期必须服从集团统一安排，各部门会议不应安排在与集团例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。 第4章 会场纪律 第14条 开会前10分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭。会议期间严禁接打手机。 第15条 会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。 第16条 与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假)，得到组织部门批准后才能请假。 第17条 与会人员在会议中途因有急事需离开，要向会议主持人或直接领导提出申请，得到批准后方可离开。 第5章 会议室管理 第18条 会议室由行政事务部指定专人负责管理，各管理中心及部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政事务部提出申请，进行统筹安排。 第20条 会议室的卫生由行政部事务安排人员维护，在每次会议召开前后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。 第21条 会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则如造成设备损坏应按价赔偿。 第6章 附则 第22条 行政事务部负责本制度的起草工作。 第23条 董事办负责本制度的核准工作。 第24条 本制度自发布之日起实行。 修订记录 修订标记 修订处数 修订日期 修订执行人 审批签字 （二）会议室使用制度 制度名称 会议室使用制度 编 号 执行部门监督部门 考证部门 第1条 为加强会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。 第2条 集团会议室的使用与管理均应参照本制度执行。 第3条 会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则。如遇会议室被占用，行政事务部将负责协调。 第4条 会议室由行政事务部派专人管理。各部门若需使用，需提前向行政事务部提交申请，由行政事务部统一安排。 第5条 一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。 第6条 如部门或个人临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请。 第7条 参会人员应在所预约的时间到达会议室，如超过10分钟未达到会议室，行政事务部有权对会议室的使用另作安排。 第8条 参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生，禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。 第9条 参会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏公物由使