网络时代档案工作变化及应对策略.docVIP

网络时代档案工作变化及应对策略摘要:随着计算机技术的快速发展,网络信息技术的普遍应用,办公自动化、标准化、网络化日趋完善,档案生成方式发生了很大的变化,从而使档案工作管理内容、管理模式及提供档案利用的方式也随之发生巨大的变化。文章从档案工作的内容、模式、利用方式和管理者知识结构等方面进行了阐述,并就这些变化提出了一定的应对策略。 关键字:网络时代;档案工作;变化分析;策略 随着计算机和网络多媒体技术的普及和网络信息技术的普遍应用,档案数字化程度不断提高,国家信息化建设及电子政务建设的进程逐步深入,办公自动化的步伐进一步加快。在这种形势下,如何真实完整、安全有效地记录电子文件的生成过程,实现电子文件在网上实时归档并保证在归档传输过程中的安全,对电子文件、电子档案进行科学管理和有效地利用,实现档案信息资源的共享等问题越来越迫切地摆在我们面前。笔者认为:面对网络环境下的档案工作管理的内容、模式及利用方式的深刻变化,必须采取针对性的应对策略。 一、档案工作管理内容的变化及应对策略 随着网络技术的普遍运用,办公自动化、标准化、网络化日趋完善,档案的生成方式也发生了很大的变化。这种以计算机技术为基础的信息化管理技术给档案工作管理开拓了一种与传统手工管理手段完全不同的视野,使档案管理的内容发生了变化,由原来单一的纸质档案管理,变为以多种载体形式出现的电子档案为主的档案管理。与之相适应,就必需实行电子文件与电子档案一体化管理。 要实行电子文件与电子档案一体化管理,就要对工作中所产生的电子文件和电子档案进行全盘考虑和控制,进行网上实时归档、链接,也就是从电子文件和电子档案的全局出发实现从电子文件生成到电子文件归档管理的全过程控制。具体做法是将电子档案处理方面的要求和标准贯穿到电子文件的生成和处理过程之中,关键是要改变过去传统狭隘的职业观念――认为文件的生成只是文件管理者和形成部门的事,档案管理是档案部门和档案管理者所要关心的事,两者互不干涉、独立发展。而应当是瞻前顾后、统筹考虑,做到超前控制,从根本上解决问题,实现电子文件及电子档案的生成、处理、传递、存储、查阅、收集、利用、归档一体化,使两者平滑结合并保证其安全,使文档工作流程科学化、合理化。一体化管理工作还应扩展到各种职能部门所产生的各种不同门类的、不同载体的档案,从而使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口紧密衔接,充分发挥一体化的数据共享优势,为电子文件、电子档案的管理和归档打下良好的基础。 二、档案工作管理模式的变化及应对策略 随着社会信息化程度的不断提高,档案馆(室)接收保管的档案内容、种类、数量、载体等也会越来越多,越来越复杂。现代档案工作的发展和网络技术的应用,使档案信息不仅以数据库、信息库的形式出现,而且更多地是以集图形、图像、声音、视频信息于一体的多媒体信息档案出现。长期单调而枯燥的手工工作方式、传统而落后的管理方法,已不再适合管理如此繁杂的档案。面对如此繁杂的档案,档案工作者大部分的时间是直接运用电脑网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输,传统的按部就班的工作环节被“超前机制”的方式所取代,即将信息的收集、整理、鉴定等工作一并预先设计在程序里,通过系统来完成。诸如纸质档案中的立卷、装订以及装裱、杀虫等环节在电子档案管理中消失,而被新的管理措施――防磁、防有害气体、防变形等取代。 如何适应这种管理模式上的转变,除了在平时的工作过程中认真观察,具有创新的观念和意识,适应时代变化的速度和节奏,适应变化的对象和内容,促进档案管理工作的改革与创新,形成变被动为主动的档案工作理念外,面对品种如此繁多的档案,更要根据档案本身的具体特点而为其选择适合其管理的模式,如房产档案可用条码来代替档号,这样才既安全可靠,录入速度快,又便于管理。同时,还要充分利用计算机网络知识和一些数字设备,把传统的纸质档案信息通过扫描等方式变为电子文件信息,使档案信息资源服务整体化、网络化,并实现资源共享,最终实现完整的档案现代化管理模式。 三、档案利用方式的变化及应对策略 传统的档案利用方式,是到档案部门利用档案原件,或是提供复印件的方式。在信息化时代里,这种被动的、手工的档案提供利用方式已逐步被主动的、现代化的档案利用方式所取代。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案工作中的日常查考、借阅工作是通过系统来完成的,提供利用的档案信息不再是档案实体,而是借助电脑通过系统可直接拷贝到或在屏幕上看到所需的电子档案信息,满足单位设计、生产和管理的日常工作查考需要。目前,国内许多单位的档案部门充分利用本单位的网站,制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,在互联网上提供档案利用业务,实现了档案信息的网上检索,使利用者不受时间和空间的约束可随时通过网络查阅所需的