项目文件管理修行手册.pdfVIP

开始云课堂 ｜项目文件管理修行手册 文件管理是项目管理中非常重要而基础的一环 ，存在于项目的整个生命周期。如果一个 项目缺乏文件管理 ，那么它也就不是一个规范、标准的项目。此外 ，它还将占据相当大的工 作量 ，高质量、高效率的收集、归纳、分享、管理和保护项目文件 ，对于提高项目管理水平 和质量有极其重要的意义。 项目文件管理涉及的范围非常广泛 ，其具体内容也会根据项目的不同而发生变化。但是 ， 项目管理中会遇到的文件管理问题却是相似的 ，从开始云十年的项目文件管理经验来看 ，其 问题主要分为六大类 ： 文件存储分散 ，管理者成 “灯下黑” 大量的项目文件 ，要么存储在不同人员的不同电脑里 ，要么存储在服务器中各个 “任性” 创建的文件夹里 ，缺乏统一的存储和分类。管理者想要自己找一份具体的项目成果文件 ？对 不起 ，我也不记得存在哪里去了。 文件格式千奇百怪 ，看内容像看小说 一千个人的眼中会有一千个哈姆雷特。面对不同命名特点、不同书写格式的项目文件 ， 难道也要像看 《哈姆雷特》一样去寻找文件中的价值点么 ？ 重要文件被修改 ，责任却追不到人 一个事故 ，却带来两个不同的问题。为什么文件会被不知名的人员修改 ？为什么被改之 后却找不到责任人 ？缺乏文件权限管理 ，让文件失去安全保护 ；而没有文件操作记录 ，又无 法追究到责任人。怎么办 ？ 文件审批流程复杂 ，别说你已经有 OA 了 使用 OA 审批流程已经不再新鲜。但是 ，面对动辄几十兆上百兆的项目文件、图纸等 ， 传统 OA 的劣势就凸显了出来。附件大小的限制加大了审批的复杂性 ，难道你要一边用 OA 走流程 ，一边再用邮箱、QQ来发附件 ？ N个邮件群发 ，只因设计文稿中改了一行字 项目进行中 ，最怕的就是信息传递不到位。设计改了新版本 ，而生产却沿用了老版本。 要么是信息传达中出现了问题 ，要么是生产人员用错了版本。不论是哪种问题 ，其结果都是 给项目带来不可挽回的损失。 项目结束人就散了 ，文件跟着也散了 当项目结束 ，项目组解散了 ，项目中的许多文件也就跟着 “散了”。没有统一的归纳和 管理 ，让项目的许多宝贵经验白白流失。当下次遇到同样的问题和情况时 ，会因无具体的经 验参考又要花费不必要的时间和精力去研究解决。 如同项目本身一样 ，项目文件也具有详细的生命周期 ，一般包括 ：创建、审批、发布、 修改、分发、签收、归档、废止、恢复等环节。而存储分散、使用混乱、安全性低、审批复 杂、无法积累 ，是项目文件管理整个生命周期中最普遍的问题。 开始云深耕企业文件管理领域十余年 ，对于项目文件管理有着深刻而又独到的见解。其 中 ，KASS企业内容管理系统作为开始云的核心产品之一 ，其针对性的文件管理解决方案已 得到了超 50000家客户的验证和认可。而管理项目文件 ，重点就是管理其完整的生命周期。 创建 ：模板、命名、分类、权限 创建一份新的项目文件 ，绝不仅仅是新建一个文件或文件夹就完成了。 首先 ，任何项目文件的创建都需要遵循固定的文件模板 ，满足其对内容、格式的基本要 求 ，以便更好的体现出文件所要展现的内容。例如 ，设置文件的页眉页脚格式、文件的目录 样式以及文件的字体等。不同类别的文件应具有不同的模板 ，以便操作者能够更好地明白 ， 在建立不同文件时所需要采用哪种类型的模板。如果文件模板发生变更 ，必须及时知会使用 者 ，做好文件的模版管理。 其次 ，需要注意文件的命名与分类。管理者必须规定项目文件命名与分类的依据和要求 ， 以便使用者能够快速准确的定位自己所需的文件。 最后 ，为新建的文件设置权限。由于一个项目中 ，同一项工作有可能需要不同任务组的 多个人员同时协作完成 ，因此 ，权限设置必须类型广、组合多。针对特殊情况具有特殊的方 法来应对。这里应当注意 ，权限管理是为了让项目人员在许可的权限下 ，更加可靠、准确的 使用文件 ，绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。 审批 ：以文件为核心建立流程 值得强调的是 ，文件管理审批的出发点和传统项目管理软件不同。文件管理的审批应该 以文件为核心建立流程 ，不论是文件的权限申请还是文件会签 ，一切操作始终围绕着文件本 身。因此 ，放弃用 OA 走流程 ，用邮件传附件的文件审批方式 ，采用一套以文件为核心的在 线流程 ，可以让审批变得简单。 发布 ：统一、快速、准确的发布渠道 如何将项目文件