ZHG-IT-ZD-019-2013视频会议运行维护工作指导书.docxVIP

中国中化股份有限公司质量管理体系文件文件编号ZHG-IT-ZD-019-2013《信息化客服工作指导书》发布日期2013年8月30日文件类型操作规范视频会议运行维护工作指导书一、工作目标为了规范中化股份有限公司（以下简称“股份公司”）视频会议系统管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保视频会议质量和效果，特制定本工作指导书。本管理程序适用于使用股份公司总部视频会议系统（以下简称视频会议系统）的各类会议。二、工作要点股份公司视频会议系统管理程序关联部门及职责：会议主办单位：以中化IT客户服务平台热线申请方式提交视频会议技术支持；同时致电凯晨世贸物管中心申请进行总部现场会议设备支持；股份公司信息技术部 （简称信息技术部）：负责视频会议系统联合调试、会议期间网络和设备运行情况监控及日常维护；凯晨世贸物管中心（简称物管中心）：负责总部会议室相关影音设备的测试、现场支持和故障处理；视频参会单位技术支持部门（简称视频参会单位）：负责本单位视频会议系统日常维护；负责指派视频管理员，保障本单位视频会议的技术支持；负责本单位与股份公司总部视频设备及线路的联调；负责会议期间本单位现场技术支持；负责上报股份公司信息技术部本单位视频管理员或终端设备配置的变更信息。三、流程图及流程说明股份公司视频会议流程图及流程说明1.视频会议技术支持申请流程及说明流程步骤工作任务简述工作标准责任部门/责任岗位工作记录1. 会议技术支持申请和协调向信息技术部协调技术支持资源在会议通知发出之前进行协调沟通会议主办单位2.会议资源是否满足协调会议支持资源会议场地等资源由主办单位协调。技术支持资源由信息技术部协调信息技术部/会议主办单位3.会议室预定会议主办单位预定会议室负责预定测试和会议的场地会议主办单位4.提交IT服务热线在中化it客户服务平台（8666.客服平台）中提交视频会议it服务热线多点会议提前1天申请；非中化股份系统单位的视频会议提前3天申请会议主办单位5.受理信息技术部受理8666客服平台视频会议申请与会议主办单位确认申请单信息，按照技术支持流程安排会议支持信息技术部6.致电物管中心申请技术支持联系凯晨世贸物管中心申请视频会议现场支持(电话010会议及测试时间需通知凯晨世贸物管中心会议主办单位7.受理凯晨世贸物管中心受理会议申请与会议主办单位确认会议信息凯晨世贸物管中心视频会议技术支持申请流程的补充说明：公司领导参加的会议为高层会议，其他为一般会议，总裁参加的高层会议由信息技术部客服部和基础设施部同时进行现场支持，会议期间后台网络设备的调整须经部门主管领导的同意。2.视频会议测试支持流程及说明流程步骤工作任务简述工作标准责任部门/责任岗位工作记录1.信息技术部发布测试通知信息技术部向参加会议的单位发送测试通知邮件会议前1-3天发布会议测试通知邮件信息技术部2.联调测试是否正常判断测试是否正常（信息技术部组织联调测试、物管中心测试主会场音、视频设备运行情况、视频参会单位测试本单位链路和设备运行情况）是：继续测试过程否：故障处理测试（视频会议系统的链路和设备，主会场及各分会场图像、声音是否正常；主会场音、视频设备正常使用；接收主会场的图像、声音正常）信息技术部、物管中心、视频参会单位3.故障处理是否解决判断问题是否解决（信息技术部对故障进行处理；物管中心解决主会场音、视频设备故障；视频参会单位解决本单位设备、链路故障）是：测试结束否：行政升级（主会场视频系统设备、链路故障升级至信息技术部基础设施部处理；解决时限：会议前4小时）信息技术部、物管中心、视频参会单位4.行政升级1）信息技术部测试人员向会议主办方和信息技术部领导报告故障情况2）物管中心向本单位领导信息技术部报告故障情况3）视频参会单位向本单位领导和信息技术部报告故障情况会议前4小时故障无法解决，进行行政升级信息技术部、物管中心、视频参会单位5.测试完毕填写《中化股份视频会议支持情况记录单》测试当日填写记录单（文本或电子）信息技术部《中化股份视频会议支持情况记录单》3.视频会议故障处理流程及说明流程步骤工作任务简述工作标准责任部门/责任岗位工作记录1.故障处理会议期间突发故障处理突发故障处理时限15分钟信息技术部、物管中心、视频参会单位2.是否为主会场故障判断故障是否发生在主会场主会场设备、链路运行情况是否正常信息技术部3.是否视频系统故障判断视频系统是否出现故障视频设备、链路运行情况是否正常信息技术部4.应急处理是否解决判断应急处理是否解决，处理方法见附件一应急处理工作指导书。是：故障处理结束否：技术升级（主会场应急处理时限5分钟减少因设备、链路故障对主会场和分会场影响）信息技术部5.技术升级是否解决判断问题是否解决，主会场视频系统设备、链路故障升级至信息技术部基础设施部处