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沟通规定
沟通规定一、邮件签名:1、原则:为树立公司形象,并在电子邮件的签名中更全面、准确地标注个人及公司信息,公司将邮件签名统一格式标准。2、字体、字号及字色要求:邮件签名使用黑色宋体五号字。3、签名内容及要求:签名内容包含个性化区域、个人信息和公司信息三部分,签名内容具体要求:3.1个性化区域:所填内容须经部门主管同意,最多四行;3.2个人信息包括员工中文姓名、英文姓名(若无英文姓名可用拼音代替)、职位名称、职位英文翻译名称及员工的公司邮箱,没有职位名称的员工,则不需填写职位名称和职位英文翻译名称;3.3公司信息包括公司名称、公司英文名称、公司电话及分机号码、公司传真、网址(包括公司网址和产品网址)、公司地址及邮编等,没有分机的员工则不需填写分机号码。4、样例示范:以市场部资深总监钟以山的邮件签名举例如下:由我世界就让我们在一起注释:(此处为个性化区域,所填写之内容须经部门主管同意,最多四行)钟以山 Nathan Zhong注释:若没有英文名,可以用拼音代替,如:Yishan Zhong优万科技(北京)有限公司 UOneNet (Beijing)Corporation注释:属于网络公司的员工,请将公司名称写为“优万网络技术(北京)有限公司”;属于科技公司的员工,请将公司名称写为“优万科技(北京)有限公司”,公司英文名称统一为“UOneNet (Beijing) Corporation”市场部资深总监 Senior Director of Marketing注释:请将此处修改为自己的职位名称,若没有职位名称的员工,请删除此行电话: (0108110注释:若没有分机号码,只需填写(010真: (010箱: nathanzhong@注释:请将此处更改为自己的邮箱地址网址: ????? 地址: 北京市海淀区海淀大街3号鼎好电子大厦A座1121-1126室邮编: 100080设置签名方法:Outlook —工具—选项—邮件格式—签名—编辑签名(新邮件及答复邮件均需使用签名)— 确定以上规定自总裁批准之日生效,公司每位员工都须依此规定设置邮件签名格式,人事行政部享有不定期检查员工邮件签名格式权利。二、邮件标题:1、原则:为了使邮件明确内容信息,也为了查找方便,因此邮件一定要有标题。2、标题要求:2、1 会议:前面是会议名称,后面为日期如:第二期沟通管理培训×月×日2、2 日志:前面是工作日志,后面为日期如:工作日志×月×日三、邮件格式:1、会议:以正文形式发送,格式为Word文档,在24小时之内发出会议纪要。2、日志:以正文形式发送,先写工作汇报,再写当天工作总结。四、附件: 小于10M的附件可以以邮件形式发送,大于10M的邮件放在服务器上,发邮件时只发链接不发附件。五、邮件抄送要求:1、跨部门邮件抄送本部门负责人,同时抄送接收邮件者部门负责人。2、跨中心邮件抄送本部门、本中心负责人,同时抄送接受邮件者部门及中心负责人,同时抄送叶总。六、邮件接收要求:1、员工邮件的客户端(windows下)统一使用outlook 2003,每天上班后的第一时间必须检查工作邮件;2、工作时间必须开启邮件客户端,同时设置邮件自动发送与接收,时间间隔设置为5分钟(由系统部设置并抽查);3、如果接到有关工作请求、工作安排、询问事宜的邮件,必须当日(下班前接到)或24小时(其它情况)内回复,如出差,周末或请假,酌情处理;4、紧急事件除发送电子邮件时标明紧急度外,要求发送人通过电话或其它手段找到接受人以确认邮件的到达;5、若发现此类问题发生,扣除当月绩效考核。七、IM使用规定:1、员工需将Pandion上的昵称更改为自己的中文姓名,昵称名后面可增加个性签名。2、确因工作需求,要在公司的机器上安装使用除了Pandion之外的任何IM相关软件,须向部门总监申请并抄送系统部负责人。申请应包括使用软件的名称、用途、使用期限。得到同意安装的回复后方可安装使用。3、通过IM软件沟通的一切沟通成果,最终必须形成沟通纪要并通过邮件发送所有相关同事。只有形成沟通纪要并得到各方确认的沟通方式为有效沟通,形成的决议和意见等沟通成果对沟通各方有约束力;没有沟通纪要的IM沟通视为无效沟通,效果仅相当于日常的口头沟通,沟通成果对于沟通各方无约束力。八、会议室使用规定:1、中心/部门当周有使用会议室的确定时间,需在上一周的周五中午前以邮件形式告知人事行政部。2、除预订外剩余时间将按照先填表者先使用的原则。3、如需临时变动会议室时间及地点,须事先在《会议室使用登记表》上更正并注明修改时间。4、如需使用设备或茶水等,应事先发邮件向人事行政部提出申请。5、会议须按预定时间结束,如需延长须经下面会议主持(预订)人同意,否则应按预定时间离开会议室。
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