现代企业电子档案管理相关问题的思考.pdfVIP

现 代 企 业 电 子 档 案 管 理 相 关 问 题 的 思 考 魏 艳 （哈尔滨松辽房地产综合开发公司 黑龙江 哈尔滨 ������ ） 随着现代科技的高速发展以及计算机技术在各行各业的广泛 多，有档 案载体的保管人员 、网络 系统的管理人员、数据维护操作 应用，电子档案应运而生。它是现代科技发展与档案工作相结合的 人员等，因其工作职责不同，对 电子档案的使用权 限也应有所不 产物。它的出现打破了档案载体单一的格局，满足了人们对档案利 同，因此 ，要根据 电子档案的密级确定利用范围，并进行不同的加 用的需求和实现档案工作现代化管理的需要，是档案事业中的新 密处理，所用密码要定期更换，对所利用的电子档案要进行全程 监 生事物。如何加强电子档案管理，规避其管理风险是我们每一位 控并 自动记录，防止 电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。 档案工作者义不容辞的职责和使命。 4、确保支持电子档案形成与利用的计算机软硬 件设备的准确 一、电子档案管理面临的主要风险 对应存放。不同的软硬件环境形成的电子档案有时难以互换，这就 1、技术风险。由于电子档案对计算机系统具有极强的依赖性， 要求我们不但要保存当时的系统软件，还要保存相 关的计算机或 所 以当计算机系统存在 问题时，将可能导致一系列严重后果，如软 采用其他方法和技术加 以转换，以确保 电子档案在 任意系统环境 硬件等基础设施不能满足电子档案工作的需要或达不到预期的使 下都能读取和利用。 用 目的；载体稳定性差、物理寿命短、容易损坏；与本单位其他软件 三、建立现代企业 电子档案管理运行机制的思考 不兼容，影响档案工作效率；所选择的技术方案落后，容易被淘汰； 1、建立与现代企业制度相适应的现代企业档案 管理制度。现 系统有缺陷，给病毒、蠕虫、木马等恶 意程序的传播和入 侵提供机 代企业档案管理制度既是一种档案管理制度，又是 一种管理思想 会；在文件传输时出现错码、乱码、无 法识别等现象。这 些都会给 与方式的体现。它不是指一种固定的管理模式，而是指与现代企业 电子档案的交换、共享、长期保存带来难度。 相适应的、个性化的档案管理模式的总称。管理科学要求企业档案 2、自然环境风险。产生这一风险的主要因素有三：一是保管场 部门要按档案形成规律建立一套符合本企业需要和 企业档案工作 所因素，包括温度、湿度、光线、电磁场等，不适宜的保管条件会导 一般规律的档案管理制度，其含义一是指具体档案管理规章制度； 致 电子档案质量缺损，如高温、高湿会缩短信息载体的寿命，强磁 二是指档案工作管理制度，在企业 内部 自上而下建立一套档案管 场则可能导致磁带消磁等；二是 自然灾害，如地震、洪水、冰雹等不 理责任保障体系和管理网络，把本企业档案工作有效组织起来；三 可抵抗的自然环境灾难；自然灾害带有一定的地域特征，如雷电多 是指企业内部档案工作管理体制，各企业在确立档 案工作管理机 发区可能发生雷电击毁电脑芯片的现象；三是不可抵抗的人为灾 制时要符合本企业的实际。 难，如恐怖袭击、纵火等。上述情况给 电子档案带来的损失往往是 2、人员素质对现代企业档案管理运行机制影响 。在现代经济 毁灭性的。 条件下，大力开发利用 电子档案信息资源，关键是提 高电子档案人 3、管理风险。电子档案管理是一种新的档案形式，目前，电子 员的素质。受传统管理体制影响，以往我国档案部门对档案管理人 档案的管理还有许多不尽如人意的地方，如资金投入不足、机构领 员的调配多注重政 治素质，而忽略了综合素质，特别是专业素质， 导不重视、人员配备 不到位、没有明确主管部门、沿用或 照搬纸质 而且档案管理队伍年龄偏大、知识结构不合理 、业务素质偏低，直 档案的管理方法、缺乏科学适用的管理制度化管理标