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黑龙江档案 2014年第4期 总第205期 工作指导 扎实开展基础工作是实现档案管理现代化的重要保证 ◇赵 妍 总体来讲 ，目前我 国的综合性档案馆数量众多、馆 类过程 中，要根据 《中国档案分类法》进行分类 ，同时还 藏 内容庞杂 、案卷形式不一 、时间跨度较长 。且 由于多 应 因事制宜制定 出一些具体细则 。另外在分类 的过程 年来一直处于封 闭半封 闭管理状态 ，每个历史 时期档 中还应加 强校 审力度 以便及 时校正分类人 员 的错误 ， 案甚至不 同全宗档案 的整理形式及规格都不尽相 同， 要经常组织大家统一认识 ，统一标准 ，尽量做 到前后标 特别是一些基层档案馆基础建设滞后 ，工作水平较差 ， 引一致 ，同一类文件标 引一致 ，从而达 到标准化和规范 基础管理不规范 问题 比较突 出。 化管理 。 据初步统计 ，在案卷管理上有 以下突出问题存在 ： 二 、加快数据准备 ，推进档案现代化管理进程 一 是档号构成不合理 、不系统 。档号缺失在基层档案馆 在档案管理基础工作 的各个环节 中 ，计算机数据 或多或少的存在 ，有的缺失 目录号甚至页号 ，一卷多册 的准备工作是一个大工程 ，尤其是对那些建馆时间较 编号的现象也很普遍 。二是案卷标题不够准确 、不够标 长的综合性档案馆来讲 ，由于馆藏案卷多 ，著录工作不 准 。许多案卷标题不能反映主题 内容或标题缺少基本 仅量大而且 复杂 ，如果没有一整套规范化和科学化 的 要素 ，甚至无案卷标题 。三是组卷不规整 ，案卷厚薄不 工作程序与方法 ，会使计算机 因数据准备不足而无法 一 。 在 20世 纪 80年代 以前形成 的案卷 中常有卷 内 目 使用 ，甚至直接影响档案管理工作现代化 的进展速度 。 录与备考表缺失 的现象 ，以至于无法准确检索到具体 笔者认为在著录工作 中只要掌握 了以下几点 ，便基本 内容 。案卷厚 薄程度 也不规整 ，有 的一两页纸 、一文一 可 以取得著录工作 “多”“快 ”“好 ”的效果 。 卷 ，有 的五六 百页纸 、一类一卷 。四是存在着全宗 内档 (一 )分清轻重缓急 ，循序渐进 。综合性档案馆在推 案分类方法不一致现象 。个别档案馆全宗 内档案分类 进计算机管理 的过程 中，应先根据全宗 的重要程度 ，价 方法运用不合理 ，分卷方法混用不科学 。 值大小 、利用率高低和是否开放 的情况对所有全宗进 为此 ，笔者认 为 当务之急要认真从 以下两个方面 行排 队，将那些可 以开放 的核心档案和社会利用率较 扎实做好基础工作 。 高的档案进行优先加工整理 。这样就可 以加快档案管 一 、 加 速档 案基 础 工作 科学化 、规 范化 建 设力度 理信息化 的进程和提高社会利用的效率。 要提高档案基础管理水平 ，就必须实现档案基础 (二 )分级次著录 ，力求省时省力 。在著录过程 中可 建设 的科学化 、规范化 ，档案收集 、整理、鉴定 、著 录 、保 以将案卷分为三个层次进行著录 ，即将那些反映问题单 管等各个环节都要统一到规范的程序和科学 的方法上 一 或查考价值不高的档案进行案卷级著录 ，对那些一卷 来 。 内几个文件涉及 同一个 内容且又排在一起 的档案进行 (一 )要全面清查馆藏案卷 ，去糟取精根 除隐患 。许 文件组合级著录 ，而对那些重要文件或反映 问题庞杂 的 多综合性档案馆 由于多年未做全面 的清查 ，加之移交 文件则进 行文件级著录。这样 处理不仅 能将揭示档案 的 单位档案保管期 限划分不够准确 ，不可避免地存在许 主题 、内容和特征 ，而且也可 以减少著录条 目和录入条 多重复或无查考价值 的文件 ，只有全面清查 ，去糟取 目，既节 约 了时 间、人力与财力 ，又提高 了效率 。 精 ，才能剔除无用文件 ，确保档案文件质量 ，避免 4／-后 (三)分 门别类 ，充分利用档案 目录 的原有基础 。对 计算机管理时出现重复与低效率的情况 。