电子文件的归档与管理方法探究.pdfVIP

电 子 文 件 的 归 档 与 管 理 方 法 探 究 李淑娟 （安达市青少年业余体育学校 黑龙江 安达 ������） [摘 要]结合工作实际，对加强电子文件归档管理谈些 自己的看法。 [关键词] 电子文件；归档；管理方法 前言 （二）电子文件 归档管理人员职责不明确，对 电子文件管理存 电子文件具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性：一是 在畏难情绪。在实践中我们发现，有些单位 电子文件归档管理 由计 它的快捷性与可塑性。利用计算机进行文件管理，可以达到一次 算机人员操作，有的由档案管理人员管理。相当一部分人对文件的 录入，多次、多种形式地输出，文件查找利用方便，同时也为档案现 管理，仍停留在对纸质文件的传统管理水平上。纸质文件管理、归 代化管理奠定了基础。电子文件的起草、修改、定稿、收发、传递都 档只要避开天灾人祸 ，遵守管理和保护的要求，就能长期保存，虽 在网上进行，尤其是文件的修改、复制、移动更加便捷，进一步提高 经百年，仍完好无损。而 电子文件则不然，当信息记 录于存储载体 了工作效率。电子文件改变了过去文件处理和运转方式，尤其对普 后，就永远离不开技术和设备。由于电子文件归档及 电子档案管理 发文件和传阅文件，可以提高几十倍的工作效率；二是电子文件 占 都要靠技术条件实现，电子档案的保管期限是由电子档案的内容 据的空间很小。各种硬盘、软盘等存储要比传统的纸质材料容纳更 来决定的，而 电子档案保管期限的最终实现，取决于载体 的寿命、 多的信息，有助于解决当前库房、装具有限性和档案信息无限性之 保存载体的环境、电子计算机的软硬件生存周期和 载体与电子计 间的矛盾。三是电子文件传输速度极快，几乎不受时间和空间限 算机软硬件平台的兼容性等，是一项复杂的技术工程。对这些技术 制；在计算机网络上，只要用 鼠标一点，就可方便地查阅你 所要用 知识的学习掌握，需要一个过程，造成一些人对 电子 文件归档管理 的电子文件，同样还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。 产生畏难情绪。 这样，电子文件快速传 递，能够提供更多用户检索 ，比纸质 文件更 （三）归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏 有利于实现信息资源共享。但是，在进行电子文件归档时，电子文 可读性。有些单位还处于坐等 电子文件归档阶段，归档的电子文件 件的另外一些特点我们也要考虑在 内。一是电子文件具有对设备 仅从形式上进行鉴 别，对其 内容的真实性、可读性未把 关，草率 整 的依赖性及肉眼不可识别性。它不能直接阅读，必须依赖于计算机 理归档，致使归档的电子文件不齐全，不完整，内容不真实，形成 电 才能识别和利用，特定电子文件是依赖特定设备和待定软件而存 子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。 在的。任何电子文件，都不能离开具体的生成环境和设备而单独 二、加强电子文件管理应采取的措施 存在，人们只有采用相 关设备，进行逆处理还原和输出，才 能识别 （一）提高思想认识。加强电子文件归档管理工作，是新形势下 它的信息内容。二是电子文件有易更改性。电子文件为我们编辑 档案工作适应现实需要和社会发展的必然选择。因此，在当前有利 文件提供了便利条件，但同时又难 以保证 文件的原始性、真实性、 时机下，各部门档案工作人 员要提高认识，加强宣传，争取部门领 凭据性。主要表现在两个方面；一是人为的修改。由于电子文件与 导对 电子文件管理工作的重视和支持。同时，加大社会宣传力度， 信息载体的可分离性，电子文件可以在不同的计算机中间传递，于 为开展工作营造 良好的舆论氛围。 是很难像纸质文件那样确定哪个是原件，哪个是被修改过的文件。 （二）强化制度建设。改变 目前电子文件管理薄弱的现状，必须 这些特点决定了电子文件的原始性不易被认可。另一方面是电子