OA系统在办公室管理中应用.pdfVIP

翟鼙搿 型竺型竺!墨篁当篁篁墅型坐堕尘竺 。咖k，2呲 of58 OA系 统在办公室管理中的应用 王红庆 (山西潞安矿业(集团)有限责任公司，山西长治046204) 【摘要】文章针对办公室的职能，提出了办公室管理存在的问题，在此基础上分析了oA系统的构成。 【关键词】办公室；管理；科学化；OA；信息化 【中图分类号】C931．4 【文献标识码】A 0—0068—03 【文章编号】2095—0748(2013)1 引言 有序开展。 社会发展日新月异，信息技术广泛应用于各行各业中。 4)协调职能。作为单位的“桥梁”部门，办公室人员 办公室作为整个单位的枢纽部门，不同部门之间联系的中心 不仅应协调好不同部门之间的工作关系，还应搞好单位同外 环节，随着企业的不断壮大，办公室涉及的业务也逐渐增 部单位的关系。 多。传统办公室管理模式已经不能完全满足现代化发展需 5)安全职能。安全是开展一切工作的前提，对涉及办 求，这就要求在原来工作的基础上加以改进创新，使办公室 公室的人员、设施、信息、资料等方面，应确保其安全，以 管理工作更加科学化和精细化。 防发生意外和泄密事件。 将计算机网络同办公系统结合起来，通过建立实施 2 办公室管理存在的问题 OA(Office Automation，简称OA)系统，使办公室管理 办公室管理中存在的问题主要体现在三个方面：管理 工作制度化、规范化、标准化、科学化、精细化和现代 观念缺乏创新”1、办事效率有待提高、管理制度不够完善。 化。实践汪明，在满足办公的前提下，可极大地提高办事 针对上述问题，进一步加强完善办公室管理工作，可通过 效率。 建立实施OA(Office 1 办公室管理职能 机网络同办公系统结合起来，使办公室管理工作制度化、 十一届三中全会以来明确了办公室管理的指导思想”1， 规范化、标准化、科学化、精细化和现代化，极大地提高 即为中央服务、各级部门和领导服务、人民服务的“三个服 办事效率。 务”。也就是说，上情下达和下情上达是办公室管理最基本 3 OA系统的构成 的职能，具体来说，办公室还包括以下管理职能。 OA系统的优越性主要体现在工作流程的自动化和知识 1)参谋咨询职能。参谋作为办公室的首要职能，主要 管理的自动化。一是OA可实现公文在流转过程中的实时监 表现在通过调查研究获取第一手资料，为领导决策提供真实 控和跟踪，规范各项工作，提高单位协同工作效率。二是传 可靠的依据，做到以文辅政，服务领导决策。 统办公模式下，文档的共享、使用、检索和再利用难度较 2)指导职能。办公室是整个单位的“发动机”，要确 大，OA使文档电子化，用户可以按权限进行使用和共享， 保全部工作正常有序运转，就要求办公室必须提前谋划．精 尤其对于新员工，在网上就能看到身份权限内企业积累的各 心安排，及时做到上情下达和下情上达。