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谈办公自动化管理系统的应用 安婧 董忠级 中国有色金属工业西安勘察设计研究院 710054 【摘要】办公自动化管理系统是通过对办公流程的分析和规划来实现人与人之间的协同 管理，协作办公，以达到提高生产率、办公效率和和企业经济效益、方便管理和决策的目标。 【关键词】 办公自动化 日常事务 项目管理 1．前言 随着现代科学技术日益信息化，以计算机为中心的网络技术对企业的发展起 着越来越重要的作用。为顺应时代的发展，适应市场经济的需求，改变企业的生 产方式和提高企业管理水平和效率，我院建立了企业级网站，引进“办公自动化 (OA)服务技术，实现办公的无纸化、自动化、网络化、智能化。本文以“日 常办公事务”和“工程项目管理”两系统为例说明其功能。 2．日常事务办公系统 “日常事务办公系统”整体上分为公文管理、日常事务、行政办公、工程项 目、部门业务、企业动态、信息之窗、电子邮件、修改密码9个模块，各个模块 又包含多个子模块，它们具体功能如下： 1)公文管理包含发文管理、收文管理、档案管理、工程报告的传输流程和 会议的管理。实现发文、收文全过程流程，完成对单位文件从拟稿到文件下发的 一个完整流程的控制；通过档案管理这一子系统可以与系统中的其他子系统衔 接，完成各类型准备归档的公文或者企业各类合同、协议、文件、指示、资料等 的自动归档。实现合理存取和管理的基本功能。 我院是以岩土工程勘察为主的勘察设计单位，工程报告书的编写、审核传递 是进行勘察设计所不可缺少的重要部分。该系统从报告书的编写、审核、审定、 到签发的完整详细流程过程。在传输过程中报告书可以回退，也可以继续向下流 转，还可以根据本单位的具体情况对流程环节做出修改，使其更适合企业业务需 求。同时它还能对报告书实现在线留痕功能，也就是在每个环节的工作人员可以 对所传送的报告书全文进行编辑，所做的修改均被在线留痕。通过这种网络化的 办公模式来实现业务的运转，既大大提高了办公人员的工作效率，加快了报告书 193 的传输速度，又能让领导对工程进展一目了然。 2)日常事务模块功能包含请假、订票、出差、采购等R常管理。完成单位内部 对材料申购、出差申请、请假申请及订票申请的审批管理。可以简化工作流程， 提高工作效率。 3)行政办公模块功能包含接待、图书、车辆、办公用品和固定资产的管理。 4)工程项目模块功能包括项目管理、合同管理和客户管理。可以帮助企业实现 工程项目系统、规范的科学管理和规划。该系统主要是对工程项目中招投标情况， 项目进展情况有效管理。发布最新项目通报消息；包括对合同的登记、审批、传 阅、归档的统一的流程管理以及对产品信息、销售人员、客户列表、联系人员、 联系记录的管理。 5)部门业务共分成部门报表、党政工作管理、团组织管理、工会管理四个办公 子系统。其功能主要是用于管理处室办公室业务产生的各类文件和特定处室员工 日常办公上报及下发的文件流程全过程的管理。 6)企业动态包括电子公告、企业大事、制度规范和企业文化。是实现企业内部 信息发布和文档共享的重要组成部分。用以在内部发布各种通知、公告、单位的 各项大事；提供对各种政策法规、制度文件等的登记发布和查询功能；提供来往 企业、单位通讯录其他信息记录，便于员工查阅和浏览；同时宣传企业的理念和 企业文化，达到宣传和互助互进的效果。 7)信息之窗包括热点话题、技术论坛、生活提示、娱乐天地、网络学说、下载 中心和意见箱七个子系统。该系统提供了企业内部员工通过计算网络发表见解和 共同学习的场所：通过它可以直接向企业有关部门反映情况，实现员工之间的信 息交流和资源共享；也可以对于日常生活中的各种信息进行查阅。此外还提供 mp3、电影等休闲环境，为用户缓解工作压力创造了轻松愉快的娱乐空间。 8)电子邮件是发送与接受内部邮件，实现企业内部员工和单位部门之间的数据 资料的传递和信息交流。也方便日后的浏览和查询。 9)修改密码是为了用户数据资料的安全性设定的。 此外，在办公系统中每个子系统都包含待办事务环节，它是人们在处理公文、 文件的流转过程中所保留的一些待办、待阅信息。每个用户在此模块内能看到与 自己工作有关的文件。包括用户需要处理的公文，文件；需要浏览、查阅的文件： 由用户起草的文件和用户已经办理完毕的文件。从而实现了日常办公的自动